Mệt mỏi với việc phải nhắc nhở nhân viên đính kèm tài liệu, bàn giao đủ thông tin…? Với tính năng “danh sách công việc” và “trường tuỳ chỉnh” trong Base workflow, bạn sẽ tiết kiệm được hàng chục giờ nhắc nhở những thiếu sót trong quy trình. Cả hai tính năng này đều giúp bạn tạo ra quy tắc cho quy trình làm việc, vậy điểm khác nhau giữa 2 tính năng này là gì?
1. Danh sách công việc (to-do list) là nhiệm vụ cần làm của giai đoạn
“Danh sách công việc” (to-do list) là việc cần làm trong một giai đoạn (stage), người phụ trách giai đoạn cần hoàn thành những nhiệm vụ này trước khi chuyển tiếp công việc sang giai đoạn sau. Từng nhiệm vụ này có deadline cụ thể và có người phụ trách cụ thể.
Ví dụ: Trong bước hoàn thiện hợp đồng trong quy trình bán hàng của bộ phận kinh doanh gồm có những công việc sau:
- Bộ phận pháp chế/ kế toán check hợp đồng & điều khoản thanh toán
- Khách hàng nhận & ký hợp đồng
- Bộ phận hành chính nhận lại hợp đồng
- Khách hàng đặt cọc/ thanh toán
- Kế toán xuất hoá đơn
Bạn có thể thiết lập các nhiệm vụ này trong phần “danh sách công việc” thuộc giai đoạn “Hoàn thiện hợp đồng”, mỗi nhiệm vụ giao cho người thuộc bộ phận liên quan (bộ phận pháp chế/ kế toán/ hành chính/ kinh doanh).
Giao diện danh sách công việc (to-do list)
Như vậy, danh sách công việc đã giúp bạn quy định những công việc cần làm ở bước “hoàn thiện hợp đồng”, trước khi công việc chuyển sang giai đoạn tiếp theo, giúp hạn chế thiếu sót trong quy trình.
2. Trường tuỳ chỉnh là kết quả của giai đoạn trước, và là kết quả đầu vào của giai đoạn sau
“Trường tùy chỉnh” quy định các thông tin cần bàn giao từ giai đoạn trước đến giai đoạn sau. Các thông tin nằm trong “trường tuỳ chỉnh” có thể xuất ra excel được bằng tính năng Export.
Ví dụ, trong quy trình thanh toán, bộ phận kinh doanh cần bàn giao lại thông tin về các điều khoản thanh toán cho bộ phận kế toán, để kế toán theo dõi quá trình thanh quyết toán của khách hàng. Tại bước này, bộ phận kế toán muốn lưu giữ lại ngày & giá trị thanh toán để làm báo cáo dòng tiền vào cuối tháng. Để đảm bảo được điều này, bạn thiết lập các trường tùy chỉnh sau, với quy định người điền thông tin là bộ phận kinh doanh:
- Hợp đồng thanh toán mấy lần (trường số)
- Ngày thanh toán lần 1
- Giá trị thanh toán lần 1
- Ngày thanh toán lần 2
- Giá trị thanh toán lần 2
Sau khi thiết lập xong, giao diện chuyển tiếp công việc sẽ như ảnh dưới. Bộ phận kinh doanh cần điền đủ thông tin vào trường tuỳ chỉnh cho bộ phận kế toán được biết.
Sau khi điền xong thông tin vào biểu mẫu, thông tin công việc hiện ra như sau:
Giao diện trường tuỳ chỉnh
Như vậy, trường tuỳ chỉnh đã giúp bộ phận kế toán nhận đủ thông tin để tiếp tục thực hiện công việc của mình.
3. Những nhầm lẫn thường gặp khi thiết lập trường tuỳ chỉnh và danh sách công việc
Trường tuỳ chỉnh là kết quả công việc (đầu ra) của giai đoạn trước, và là thông tin đầu vào của giai đoạn sau. Ví dụ: Một quy trình gồm các bước: A – B – C – D. Kết quả công việc của bước A là A1, tương tự kết quả của bước B-C-D là B1 – C1 – D1. Muốn công việc chuyển tiếp được từ A sang B, thì A phải tạo ra kết quả A1. Như vậy, thông tin A1 sẽ gắn với trường tuỳ chỉnh của bước B (chứ không phải bước A), điều này được hiểu là: A đưa cho B thông tin A1 để B tiếp tục thực hiện công việc tại bước của mình.
Để A tạo ra kết quả A1, A cần thực hiện các nhiệm vụ a1, a2, a3, những nhiệm vụ này bạn thiết lập tại to-do list (danh sách công việc).
Hy vọng việc hiểu rõ 2 tính năng này sẽ giúp bạn thiết lập quy trình của doanh nghiệp mình hiệu quả hơn. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!
