Case study: Quản trị dòng tiền, phải thu, phải chi với Base Request

“Thiếu tiền” hoặc “Hết tiền” là một trong những lí do thất bại hàng đầu của SME hay Startups. Bạn không thể trả tiền cho đối tác bằng lợi nhuận, bạn không thể trả tiền cho nhân viên bằng lợi nhuận, bạn không thể trả tiền nhà cung cấp bằng lợi nhuận, bạn cũng không thể có vị thế tốt trước nhà đầu tư khi hết tiền. Chỉ có tiền giúp bạn vận hành doanh nghiệp của mình. Còn tiền là còn cơ hội để sống và phát triển. 

Việc quản trị dòng tiền càng trở nên quan trọng trong những tình hình kinh tế/kinh doanh gặp khó khăn, chu kỳ quản trị dòng tiền càng tốt thì bạn càng phản ứng nhanh chóng với mọi thay đổi của thị trường và tiết kiệm được các khoản tiền lãng phí không cần thiết. Khi tình hình kinh tế khó khăn, sự sống còn của doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào doanh thu, mà còn phụ thuộc vào khả năng quản trị dòng chi phí. Hãy tưởng tượng, nếu một ngày doanh thu của bạn bằng 0, bạn có tính toán được doanh nghiệp của bạn sẽ “cầm cự” được trong bao lâu nữa?

Trước đây một năm, cash flow statement (bảng lưu chuyển tiền tệ/ bảng quản trị dòng tiền) của Base chỉ được vận hành theo chu kỳ tháng – tức cuối tháng CEO Base mới nắm được dòng tiền inflow và outflow của mình. Hiện tại, chu kỳ quản trị dòng tiền của Base là theo thời gian thực. Cụ thể vào bất kỳ thời điểm nào, CEO luôn nắm giữ được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp – mọi dòng vào và ra của luồng tiền theo thời gian thực.

Ngày 7/3, thông tin về bệnh nhân Covid số 17 lan truyền trên tất cả các phương tiện, mọi kế hoạch đi lệch quỹ đạo. Nhờ hệ thống báo cáo quản trị tài chính, Base có thể ngay lập tức tra soát lại tất cả các projection của mình nhằm đảm bảo kế hoạch kéo dài runway ít nhất 06 tháng so với mức cũ (runway là số tháng hoạt động còn lại của doanh nghiệp), soát lại toàn bộ dòng doanh thu, các khoản chi phí biến đổi và chi phí cố định để chuẩn bị cho “những điều tồi tệ nhất”. Toàn bộ việc dự báo doanh thu chỉ để trả lời một câu hỏi:

  • Mức doanh thu/tuần với Base bao nhiêu là mức báo động, và các cấp báo động sẽ như thế nào và với từng cấp báo động, mình cần làm gì?

Sau 01 tuần xem xét tất cả lát dữ liệu nhân sự, hiệu quả, revenue stream, CPL, CPS, sales activities, conversion rate, về cơ bản mọi kịch bản tài chính được xây dựng để trả lời các câu hỏi:

  • Kịch bản A về doanh thu thì làm gì?
  • Kịch bản B về doanh thu thì làm gì?
  • Đâu là thời điểm phải ra quyết định? Trước thời điểm đó phải tracking tất cả các chỉ số gì? 

Base có sử dụng Fast là phần mềm kế toán, nhưng mọi báo cáo quản trị về tài chính của Base đều không được xây dựng trên đó. Do yêu cầu về tính linh hoạt, chủ động và “thời gian thực” cả trên các báo cáo dòng tiền thực/dự đoán dòng tiền, phải thu, phải trả; cộng thêm đặc thù có rất nhiều metrics ngành không cho phép tự động tính toán trên Fast, nên Base lựa chọn xây dựng các báo cáo quản trị tài chính dựa trên dữ liệu thu từ chính các ứng dụng của Base cộng thêm công cụ Zapier và Google Sheets. Mọi dữ liệu và báo cáo đều được thực hiện tự động và có chu kì kiểm tra/rà soát sai số hàng tuần để đảm bảo tính tối ưu theo thời gian.

Bài viết dưới đây, Base sẽ chia sẻ cho bạn cách thiết lập bộ máy quản lý dòng tiền tại Base, hy vọng với gợi ý này bạn có thể tự thiết lập công cụ quản trị dòng tiền cho chính doanh nghiệp mình.

Phần I. Quản trị dòng chi phí

Dưới đây là dữ liệu chi phí được xuất ra từ phần mềm Base:

Từ dữ liệu thô phía trên, Base thiết kế một dashboard quản trị dòng chi theo khoản chi và theo thời điểm chi như sau:

Bảng dòng tiền này hoàn toàn cập nhật tự động mỗi dữ liệu chi phí được sync từ phần mềm Base.

Vậy làm thế nào để thiết lập được bảng trên? Bạn sẽ cần chuẩn bị các nguyên liệu như sau:

  • Phần mềm Base Request
  • Phần mềm Zapier (phiên bản trả phí) để sử dụng tính năng Webhook by Zapier
  • 5 – 10 phút setup theo hướng dẫn của bài viết dưới đây.

Nguyên lý cơ bản là: Tạo một request Duyệt chứng từ và thanh toán trên Base Request, thời điểm duyệt chi đề xuất này là thời điểm Base thực hiện việc thanh toán các khoản chi phí của công ty. Dữ liệu chi phí này sẽ được đổ về Google Sheet thông qua Zapier.

Cụ thể, bạn hãy đọc tiếp hướng dẫn thiết lập tại theo các bước dưới đây.

Bước 1: Thiết lập các loại đề xuất duyệt chi trên Base Request

Base sử dụng Request để theo dõi & quản lý mọi khoản chi phí hiện tại. Việc quản trị dòng chi gồm 2 khâu chính, thứ nhất là ra quyết định duyệt chi, thứ hai là thanh toán. Để một khoản chi được xét duyệt, nhân viên cần đề xuất khoản chi, đính kèm đầy đủ thông tin cụ thể để người quản lý ra quyết định, sau khi khoản chi được duyệt, bộ phận kế toán mới thực hiện thanh toán và thu thập chứng từ. Theo quy trình đó, Base thiết lập quy trình duyệt chi thành 2 nhóm request, thứ nhất là Nhóm đề xuất Duyệt chi (VD: đề xuất mua hàng, tạm ứng, hoàn ứng…) và thứ hai là Đề xuất duyệt chứng từ – thanh toán

Nhóm đề xuất Duyệt để chi chỉ nhằm chuẩn hóa quá trình phê duyệt giữa người đề xuất và người có thẩm quyền duyệt đề xuất, thời điểm duyệt loại đề xuất này không phải thời điểm thanh toán thực. 

Mọi khoản chi của Base từ tiền mặt, online banking đều xuất phát từ đề xuất Duyệt chứng từ & thanh toán, thời điểm duyệt chi đề xuất này thời điểm Base thực hiện việc thanh toán.

Dưới đây, Base sẽ hướng dẫn bạn thiết lập các biểu mẫu duyệt chi cho một số khoản chi phổ biến.

Setup Đề xuất duyệt mua hàng 

Khoản chi phổ biến đầu tiên trong các doanh nghiệp là khoản chi cho việc mua hàng. Quy trình mua hàng thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng (đề xuất mua hàng) từ bộ phận cần hàng hóa/ dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa/ dịch vụ mà mình nhận được. Dựa theo quy trình này, Base bước đầu thiết lập một mẫu form đề xuất Duyệt mua hàng trên Base Request với các trường thông tin như sau: 

Thông tin đơn hàng

  • Tên hàng hoá 
  • Tên nhà cung cấp 
  • Đơn vị tính 
  • Số lượng 
  • Đơn giá 
  • Tổng số tiền

Xác nhận thanh toán 

  • Hợp đồng thanh toán mấy lần (trường số)
  • Ngày thanh toán lần 1
  • Giá trị thanh toán lần 1
  • Ngày thanh toán lần 2
  • Giá trị thanh toán lần 2
  • Ngày thanh toán lần 3
  • Giá trị thanh toán lần 3

Trong đó, ngày và giá trị thanh toán được pháp chế điền theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng ký với nhà cung cấp, đây là cơ sở của bảng phải trả nhà cung cấp (Account Payables) để công ty chủ động thanh toán cho đối tác đúng hạn. 

Biểu mẫu sau khi setup xong sẽ có giao diện như sau

Ảnh 2: Giao diện mẫu Đề xuất Duyệt mua hàng trên Base Request

Setup Đề xuất tạm ứng

Bên cạnh dòng chi mua hàng, tạm ứng – hoàn ứng cũng là một dòng chi phổ biến trong doanh nghiệp. Thông thường, khi nhân viên nhận nhiệm vụ đi công tác hay có nhu cầu mua sắm vật tư, nguyên vật liệu… công ty sẽ phải ứng trước một khoản tiền theo nhu cầu dự tính ban đầu, rồi sau đó sẽ về quyết toán lại theo đúng thực tế. Việc ứng trước này được gọi là tạm ứng. Để tạm ứng, nhân viên cần làm một giấy “Đề nghị tạm ứng”, nội dung phải thể hiện rõ số tiền tạm ứng, lý do tạm ứng, thời gian hoàn ứng, có đủ chữ ký người ứng, trưởng bộ phận, kế toán trưởng, giám đốc. Sau đó chuyển phiếu tạm ứng này cho kế toán lập phiếu chi và nhận tiền tạm ứng.

Dựa theo quy trình trên thực tế, Base thiết lập mẫu form đề xuất Tạm ứng với các trường thông tin như sau: 

  • Họ tên người nhận tạm ứng 
  • Bộ phận/ Địa chỉ
  • Lý do tạm ứng 
  • Số tiền tạm ứng 

Setup Đề xuất Hoàn ứng 

Sau khi nhận tạm ứng và thực hiện xong nhiệm vụ, người nhận tạm ứng phải liệt kê tất cả các khoản tiền liên quan đến quá trình công tác hoặc mua sắm vật tư, quyết toán tiền thừa hoặc thiếu để báo cáo lại với bộ phận kế toán. Tất cả những việc này được gọi chung là thủ tục Hoàn ứng. Hoàn ứng là quy trình tiếp nối sau quy trình tạm ứng, là việc tất toán những khoản chi liên quan đến khoản tiền đã ứng trước đó, báo cáo chi tiết cho lãnh đạo và quyết toán công nợ của cá nhân với công ty. 

Khi hoàn ứng nhân viên cần làm mẫu giấy “Thanh toán tạm ứng” trong đó ghi rõ số tiền tạm ứng theo phiếu chi số….ngày…, số tiền đã chi (kèm theo chứng từ chi), dòng chênh lệch giữa số tiền đã ứng với số thực tế chi, có chữ ký đầy đủ của người ứng, trưởng bộ phận, kế toán trưởng, giám đốc. Nếu số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền thực tế chi thì kế toán sẽ chi bổ sung tiền chênh lệch. Ngược lại, nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền thực tế chi thì kế toán sẽ thu lại tiền chênh lệch.

Dựa theo quy trình đó, Base thiết lập mẫu form đề xuất Hoàn ứng với các trường thông tin như sau: 

  • Họ tên người thanh toán 
  • Bộ phận 
  • Mã số request đã tạm ứng 
  • Số tiền tạm ứng kỳ trước chưa chi hết 
  • Số tiền tạm ứng kỳ này (đính kèm phiếu chi) 
  • Số tiền đã chi (đính kèm chứng từ) 
  • Số tiền chênh lệch (số tạm ứng chi không hết, hoặc chi quá số tạm ứng)

Setup Đề xuất duyệt chi phí công tác

Tương tự, để quản lý dòng chi liên quan tới chi phí công tác của nhân viên, Base thiết lập mẫu form duyệt chi với các trường thông tin như sau: 

  • Chức vụ 
  • Nơi đến công tác 
  • Phương tiện đi lại (Xe khách/ Taxi/ Máy bay/ Tàu hoả/ Tự túc…)
  • Chi phí vé máy bay/ vé tàu/ xe khách (hoá đơn đính kèm)
  • Chi phí khách sạn (hoá đơn đính kèm)
  • Số tiền đã tạm ứng đi công tác 
  • Số tiền còn lại cần thanh toán 

Phía trên là một số biểu mẫu cho nhóm đề xuất thứ nhất “Duyệt để chi”. Bạn có thể tự tạo thêm các mẫu đề xuất cho các khoản chi phát sinh khác phù hợp với đặc thù doanh nghiệp mình. Tiếp theo là cách thiết lập loại đề xuất thứ hai – “Duyệt chứng từ & thanh toán”.

Setup Đề xuất duyệt chứng từ – thanh toán

Sau khi các đề xuất chi được duyệt, nhân viên cần cung cấp đủ chứng từ cho bộ phận kế toán để nhận lại khoản tiền đã thanh toán. Theo đó, mỗi khi đề xuất Duyệt chứng từ và thanh toán được duyệt (là thời điểm Base thực hiện việc thanh toán qua online banking) thì dữ liệu chi phí của Base trên Google Sheet cũng được cập nhật tự động tương ứng.

Chúng ta thiết lập mẫu form đề xuất Duyệt chứng từ với các trường thông tin như sau: 

  • Khoản chi 
  • Mô tả khoản chi
  • Số tiền thanh toán 
  • Link request được duyệt 
  • Chi cho bộ phận nào? (VD: Chi nhánh 1, Chi nhánh 2…)
  • Thời hạn cần thanh toán (VD: 19/06/2020)
  • Ghi nhận khoản chi vào tháng mấy (VD: tháng 2, tháng 3…)

Lưu ý: Base Request không thay thế phần mềm kế toán, Base Request bản chất là ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp định nghĩa lại cách tổ chức và xử lý mọi luồng yêu cầu phát sinh trong nội bộ khách hàng (cả quy trình xử lý các giao dịch trước khi nó phát sinh cho đến lúc nó phát sinh xong). Nên về cơ bản, hệ thống Request là hệ thống quản trị trước hệ thống kế toán, nó không thay thế hệ thống kế toán của doanh nghiệp, mà nó thêm view quản trị cho CEO và tất nhiên nó hỗ trợ thêm cho bộ phận hành chính – kế toán ở khâu minh bạch mọi thông tin trong doanh nghiệp, giúp nhắc nhở lại bộ phận kế toán kết nối khúc ĐƯỢC DUYỆT CHI (request) và khúc HOÀN THIỆN BỘ HỒ SƠ CHỨNG TỪ trong kế toán. 

Bước 2. Bắn dữ liệu chi phí từ Request ra Google Sheet bằng Zapier

Trên phần mềm Zapier, tạo Zap bắn dữ liệu chi phí như sau:

  • Create New zap -> Webhook by Zapier -> Catch hook để lấy webhook url 
  • Copy webhook url này vào Webhook requestApproved trên Base Request
  • Test trigger
  • Chọn Action tiếp theo là Create Spreadsheet Row
  • Gán các dữ liệu của Request vào Spreadsheet. Trong đó, các trường dữ liệu tương ứng chính cần bắn bao gồm: Người request, khoản chi, mô tả khoản chi, bộ phận chi, số tiền, thời hạn thanh toán, ghi nhận khoản chi vào tháng mấy.

Sau khi thiết lập xong, mỗi khi bạn duyệt thanh toán ở Base Request, dữ liệu ngay lập tức đổ về Google Sheet như ảnh dưới đây.

Với dữ liệu thô này, bạn có thể tự thiết lập các dashboard quản trị dòng chi theo ý mình muốn.

Có 2 loại dòng chi bạn có thể theo dõi được thông qua báo cáo này, thứ nhất là dòng chi mua hàng, thứ hai là dòng chi các khoản định kỳ. Đối với dòng chi mua hàng, bạn có thể nhìn thấy khoản đã chi hiện tại và sẽ chi trong tương lai cho nhà cung cấp, từ đó dự báo được các khoản phải trả. Đối với dòng chi định kỳ, bạn có thể ước lượng dòng chi phí cố định hàng tháng của doanh nghiệp.

Ảnh 3: Lập các bảng báo cáo khoản phái trả từ Raw data xuất từ Base Request

Nếu không sử dụng Zapier, bạn vẫn có thể quản trị dòng chi phí theo tần suất 1 tuần/ lần hoặc bất kỳ thời điểm nào cần theo dõi dòng tiền, bằng cách sử dụng tính năng export ra Excel từ Base Request. 

Ảnh 4: Tính năng Export dữ liệu trên Base Request

Phần II. Quản trị doanh thu

Tương tự cách quản lý khoản phải chi, Base sử dụng phần mềm Base Workflow để theo dõi các khoản phải thu. Với mỗi khách hàng, Base quản trị tất cả các thông tin chi tiết về thời gian như: bao nhiêu thời gian để làm hợp đồng, gửi hợp đồng, thanh toán, ngày xuất hóa đơn,… trên Base Workflow.

Base theo dõi thông tin các khoản phải thu trong Workflow “Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán“. Workflow này gồm các đầu việc: Khởi tạo hợp đồng – Team lead review hợp đồng – Phê duyệt gói Hợp đồng – Xử lý điều khoản – Xác nhận thanh toán. 

Tại bước xác nhận thanh toán, Base thiết lập các trường thông tin tùy chỉnh:

  • Hợp đồng thanh toán mấy lần (trường số)
  • Ngày thanh toán lần 1
  • Giá trị thanh toán lần 1
  • Ngày thanh toán lần 2
  • Giá trị thanh toán lần 2
  • Ngày thanh toán lần 3
  • Giá trị thanh toán lần 3

Trong đó, ngày và giá trị thanh toán được pháp chế điền theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng, đây là cơ sở của bảng phải thu khách hàng (Aging Schedule) để nhân viên phụ trách nhắc nhở đối tác thanh toán đúng hạn. 

Ảnh 5: Lập bảng báo cáo khoản phái thu từ Raw data xuất từ Base Request

Các thông tin khoản phải thu từ Base Workflow hoặc Base Request sẽ bắn ra webhook thông qua Zapier để nối về Google Sheet, như vậy chúng ta sẽ có một file quản trị doanh thu, kết hợp file này với file quản trị chi phí, ta xuất ra được file quản trị dòng tiền.

Phần III. Bảng quản trị dòng tiền

Như vậy, sau khi setup công cụ theo dõi các khoản thu chi, kết quả thu được là các file quản trị dành cho CEO, gồm có:

  • Aging Schedule (bảng phải thu khách hàng)
  • Account Payables (bảng phải trả nhà cung cấp)
  • Cashflow Management (bảng quản trị dòng tiền)

Bạn có thể tham khảo file Quản trị dòng tiền mẫu, được cập nhật tự động từ raw data xuất từ Base Request/ Base Workflow.

Ảnh 6: Tóm tắt cách setup bảng quản trị dòng tiền với phần mềm Base

Hy vọng case study trên đã giúp khách hàng của Base có thêm gợi ý để quản trị dòng tiền hiệu quả hơn, với sự trợ giúp từ công nghệ.

Các đề xuất về biểu mẫu, quy trình trên từ Base, bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy trình doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: