Hướng dẫn sử dụng Base Workflow để chấm công nhân viên trong giai đoạn làm việc từ xa (Work from home)

Mẫu báo cáo nhân viên làm việc từ xa là một trong những câu hỏi mà team Base thường xuyên nhận được trong thời gian giãn cách này. Khi làm việc từ xa, không có máy chấm công, bạn không thể sử dụng phương thức checkin thông thường như khi làm việc tại văn phòng, vậy cần quản lý nhân viên như thế nào?

Trong bài viết dưới đây, Base sẽ chia sẻ cách quản lý nhân viên từ xa của team Marketing Base để bạn tham khảo. Mục tiêu của cách làm này là giúp nhà quản lý nắm được kết quả công việc trong ngày của nhân viên, đồng thời có dữ liệu chấm công (tự động tạo ra theo ngày) để tính lương tháng cho từng nhân sự.

Dưới đây là output dữ liệu chấm công xuất ra từ phần mềm Base Workflow:

Với file excel này, đến cuối tháng, bạn chỉ cần gửi cho bộ phận C&B để sử dụng ngay lập tức. Vậy làm thế nào để ra được bảng dữ liệu trên? 

Để làm được file chấm công như trên, nguyên liệu gồm có:

  • Phần mềm Base Workflow
  • Phần mềm Zapier, bản trả phí, vì bạn cần sử dụng tính năng Webhook for Premium only
  • Google Sheet (miễn phí)
  • Và chừng 5-10 phút setup theo hướng dẫn của bài viết này.

Nguyên lý cơ bản: Tạo một Quy trình làm việc từ xa trên Base Workflow. Mỗi ngày thành viên sẽ tạo job cùng kế hoạch công việc của ngày trên workflow đó. Thời điểm kéo job sang stage check-in được tính là thời gian check-in và tương tự, thời điểm kéo job sang stage check-out được tính là thời gian check-out. Dữ liệu thời gian này được đổ qua Google Sheet bằng Zapier. 

Nếu bạn đã hình dung ra cách làm thì có thể tự bắt tay thiết lập ngay, nếu chưa hình dung ra thì bạn đọc tiếp hướng dẫn thiết lập chi tiết ở bên dưới. 

Bước 1: Vào workflow tạo Quy trình làm việc từ xa gồm 3 stage: Khởi tạo nhiệm vụ, Check-in và Check-out

Nhân viên sẽ khởi tạo công việc hàng ngày tại đây. Thời điểm kéo job sang stage check-in được tính là thời gian check-in. Tương tự, thời điểm kéo job sang stage check-out được tính là thời gian check-out.

Bước 2: Quy định các nhiệm vụ và trường tùy chỉnh trong mỗi stage. 

Đối với team Base thì mỗi đầu ngày mọi người phải upload kế hoạch làm việc trong ngày (file excel để tránh chỉnh sửa) cùng với hình ảnh check-in tại bàn làm việc. Cuối ngày, mỗi người upload công việc thực tế đã làm, hình ảnh check-out, đồng thời gửi cho quản lý trực tiếp đánh giá kết quả công việc trong ngày. Ngày nào mà quản lý đánh giá là nhân viên không hoàn thành công việc thì có thể mark fail để trừ công về sau. 

Mình gợi ý là nên có trường tùy chỉnh là Mã chấm công để tiện việc upload lên phần mềm Base Timesheet sau này

Chi tiết 1 job chấm công

File kế hoạch checkin đầu ngày bao gồm danh sách công việc và thời lượng dự kiến hoàn thành. File checkout bổ sung thêm thời lượng hoàn thành trên thực tế, trạng thái công việc, dự kiến thời gian hoàn thành với các task chưa done, và bằng chứng kết quả công việc. 

Như vậy là mình đã xong setup cơ bản trên Base Workflow. 

Bước 3: Bắn dữ liệu từ Workflow lên Google Sheet qua Zapier

Logic cơ bản là tạo 2 Zap trên Zapier để bắn dữ liệu checkin và dữ liệu checkout. 

Workflow sẽ bắn dữ liệu vào Webhook của Zapier khi JobIn stage Check-in và khi JobForwared vào stage Check-out

Dữ liệu checkin thì create new row trên Google Sheet, còn đối với dữ liệu checkout thì mình lookup row dựa trên job id rồi bắn dữ liệu thời gian checkout qua. 

Cụ thể, mình tạo zap dữ liệu checkin như sau: 

  • Create New zap -> Webhook by Zapier -> Catch hook để lấy webhook url 
  • Copy webhook url này vào Webhook JobIn của stage Check-in trên Workflow
  • Create Spreadsheet Row
  • Gán các dữ liệu của Workflow vào Spreadsheet. Trong có các trường dữ liệu tương ứng chính cần bắn bao gồm: Tên nhân viên = username, JobID, Mã chấm công, Thời gian check-in = Stage Start

Zap dữ liệu checkout setup như sau:

  • Create New zap -> Webhook by Zapier -> Catch hook để lấy webhook url 
  • Copy webhook url này vào Webhook JobForwarded của stage Check-out trên Workflow
  • Lookup Spreadsheet Row, trong đó Lookup Value là JobID
  • Update Spreadsheet Row, theo đó gán các dữ liệu còn lại gồm: Row: lấy theo kết quả custom từ stage Lookup ở trên, Thời gian check-out = Stage Start   

Bước cuối cùng, bạn chỉ cần bật zap lên, test luồng và nhìn mọi thứ chạy ro ro.

Chúc mọi người setup thành công và làm việc hiệu quả trong thời gian WFH này nhé.

Tagged: