Case study: Chuẩn hoá quy trình bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất với Base Workflow

Khác với các doanh nghiệp thương mại, bộ phận bán hàng trong các doanh nghiệp sản xuất không chỉ làm nhiệm vụ bán hàng, mà còn làm nhiệm vụ tư vấn theo yêu cầu đặt hàng của khách, theo dõi đơn hàng từ khi được lập cho tới khi sản xuất xong, người bán hàng cần nắm được tiến độ sản xuất để giao tiếp với khách hàng. Trong bài viết này, Base sẽ gợi ý giúp bạn cách thiết lập quy trình bán hàng cho doanh nghiệp sản xuất với Base Workflow.

1. Quy trình bán hàng trên thực tế

Quy trình bán hàng tại các doanh nghiệp sản xuất bao gồm các bước như sau:

Quy trình bán hàng trên thực tế sẽ bắt đầu từ việc Nhận yêu cầu từ khách hàng

  • Khách hàng chuyển thông tin yêu cầu về sản phẩm tới phòng Kinh doanh 
  • Nhân viên Kinh doanh chuyển sang cho bộ phận Kế hoạch tính toán định mức nguyên vật liệu, sau đó tính toán chi phí ước tính của sản phẩm. 
  • Đối với những mặt hàng mới, nhân viên phòng kinh doanh phải xác nhận với bên sản xuất có làm được sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng không, nếu không, phòng kinh doanh cần báo lại cho khách hàng biết.

Duyệt giá/ duyệt mẫu 

  • Đối với những mặt hàng được công ty có thể cung cấp, sau khi tính được giá thành ước tính cho sản phẩm, phòng Kinh doanh lập báo giá trình Giám Đốc phê duyệt giá trước khi báo giá cho khách hàng. Trường hợp không được Giám Đốc phê duyệt, bộ phận Kinh doanh cần tính lại chi phí cho sản phẩm. 
  • Sau khi được Giám Đốc duyệt giá, phòng Kinh doanh gửi cho khách hàng để khách hàng phê duyệt báo giá.

Nhận đơn hàng & ký hợp đồng

  • Sau khi khách hàng phê duyệt, phòng Kinh doanh tiến hành lập đơn hàng và thương thảo hợp đồng. Đơn hàng ghi rõ các thông tin: Loại sản phẩm, số lượng, quy cách kỹ thuật, thời gian và địa điểm giao hàng, giá cả, phương thức thanh toán.
  • Phòng Kinh doanh sau khi ký hợp đồng, chuyển hợp đồng cho khách hàng và chuyển một bản cho phòng Kế toán theo dõi quá trình thanh quyết toán.

Chuyển đơn hàng cho bộ phận kế hoạch & sản xuất 

  • Nhân viên kinh doanh chuyển đơn hàng cho bộ phận kế hoạch & sản xuất để tiến hành sản xuất.

Xuất hàng

  • Nhân viên kinh doanh lập “Lệnh giao hàng” thông báo cho các bộ phận liên quan theo dõi tiến độ sản xuất đảm bảo lịch giao hàng theo yêu cầu của khách hàng 
  • Bộ phận kho lập Phiếu xuất kho kiểm tra số lượng, loại, tên hàng hoá… và chuẩn bị hàng để giao cho đơn vị vận tải. Sau đó nhân viên kho cập nhật số liệu theo dõi vào bảng quản lý.

Giao hàng

  • Nhân viên kinh doanh theo dõi lịch giao hàng theo yêu cầu của khách hàng, làm các thủ tục liên quan đến việc giao hàng, phối hợp với đơn vị vận tải để đảm bảo đúng lịch giao hàng của khách hàng.

2. Các vấn đề chính trong quy trình bán hàng

Bộ phận kinh doanh là đầu mối liên lạc với khách hàng, bộ phận này cần tương tác với các phòng ban khác trong công ty (bộ phận kế hoạch, sản xuất) để lập đơn hàng và hoàn thiện hợp đồng với khách hàng. Quy trình cần tốc độ nhanh để không chậm trễ trong việc phản hồi với khách, đồng thời cần đúng, đủ để không có sai sót, ảnh hưởng tới quy trình sản xuất của công ty. 

Đề bài đặt ra cho việc vận hành quy trình bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất: Làm thế nào Bộ phận kinh doanh có thể theo dõi được tiến độ của đơn hàng & hợp đồng để giao tiếp với khách. 

3. Chuẩn hóa quy trình bán hàng với Base Workflow

Tạo workflow quy trình bán hàng gồm các bước: 

  • Tạo đơn hàng
  • Làm báo giá 
  • BGĐ duyệt báo giá 
  • Thống nhất với khách hàng  
  • Hoàn thiện hợp đồng 
  • Triển khai sản xuất (Done) 

Mỗi giai đoạn, bạn cần thiết lập các công việc cần làm (to-do) trong từng bước, người quản trị & người thực thi giai đoạn đó, cùng với khoảng thời gian cho phép trong từng giai đoạn.

Với quy trình bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất, bạn có thể tham khảo cách thiết lập cụ thể cho từng giai đoạn như hình bên dưới:

Workflow này kết thúc ở giai đoạn Triển khai sản xuất, bạn có thể thiết lập webhook để đơn hàng tự động chuyển tiếp sang quy trình sản xuất.

Giao diện sau khi đã thiết lập trên Workflow:

Sau khi bộ phận sản xuất hoàn thành đơn hàng, bộ phận sản xuất sẽ chuyển cho bộ phận kinh doanh để tiến hành giao hàng. 

  • Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ giao hàng của bên thứ ba, bộ phận kinh doanh cần theo dõi quá trình giao hàng để giao tiếp với khách hàng
  • Nếu doanh nghiệp có bộ phận giao hàng riêng, bộ phận kinh doanh chuyển tiếp đơn hàng cho bộ phận giao hàng. Bạn có thể lập một workflow riêng cho quy trình giao hàng và thanh toán nếu quy trình này phức tạp. 

Bạn có thể tùy chỉnh các biểu mẫu trên sao cho phù hợp nhất với quy trình bán hàng của công ty. Với khả năng linh hoạt của Base Workflow, bạn sẽ theo dõi được rất nhiều khía cạnh trong vận hành của doanh nghiệp mình.

Hy vọng case study trên đã giúp khách hàng của Base có thêm gợi ý về cách chuẩn hoá và tự động hoá quy trình bằng phần mềm. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: