Case study: Sử dụng Base Request để xác thực hồ sơ chứng từ cho bộ phận kế toán

Kế toán là bộ phận quản lý chứng từ thu chi vào ra của doanh nghiệp, chứng từ này là cơ sở để chứng minh và giải trình với cơ quan thuế về những chi phí phát sinh liên quan đến các doanh nghiệp khác. Vì thế bộ phận kế toán luôn cẩn trọng trong việc thu thập & xác thực các chứng từ liên quan đến hoạt động thu chi của doanh nghiệp. 

Trên thực tế, quá trình thu thập chứng từ thường tồn tại nhiều sai sót, gây khó khăn cho bộ phận kế toán, ví dụ như: chứng từ không đúng mẫu hoặc không hợp lệ, chứng từ đúng mẫu nhưng không đúng quy định, thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký từ những người liên quan… Trong nhiều trường hợp, bộ phận kế toán phải hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty thực hiện việc thanh toán/ xuất hoá đơn dù chưa có chứng từ, để bộ phận đó không bị chậm trễ tiến độ. Tuy nhiên, sau khi giao dịch đã diễn ra, nếu không thu thập được đủ bộ hồ sơ chứng từ, bộ phận kế toán không thể làm tròn nghĩa vụ của mình và khó bảo vệ công ty với cơ quan thuế. 

Để giúp các doanh nghiệp chuẩn hoá quy trình thanh toán, đồng thời giúp bộ phận kế toán đơn giản hoá việc thu thập hồ sơ chứng từ, trong bài viết này, Base sẽ hướng dẫn bạn thiết lập quy trình này trên phần mềm Base Request.

1. Quy trình thu thập chứng từ và thanh toán của bộ phận kế toán ra sao?

Để dễ hình dung, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thu thập hồ sơ chứng từ trong một quy trình thanh toán mua hàng hoá. Mua hàng hoá là một trong những nghiệp vụ tiềm ẩn nhiều rủi ro thất thoát tài chính, cần thu thập đầy đủ chứng từ để phục vụ cho việc kiểm toán. Quy trình mua hàng cơ bản trải qua các bước như sau: 

Bước 1: Đề xuất mua hàng 

Bộ phận có nhu cầu mua hàng hoá đề xuất yêu cầu cho các cấp quản lý.

Bước 2: Duyệt đề xuất mua hàng

Để khoản chi này được thông qua, quản lý trực tiếp cần duyệt mục đích mua, giám đốc tài chính duyệt chi phí, kế toán theo dõi đề xuất này để nắm thông tin. Việc duyệt tại bước này chỉ để việc mua hàng được tiến hành, chứ công ty chưa thực hiện việc thanh toán.

Bước 3: Tiến hành mua hàng

Khi đề xuất được duyệt, đề xuất này được chuyển sang bộ phận mua hàng tiến hành thực hiện. Bộ phận mua hàng tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp và mua hàng theo đúng thông tin ở đề xuất đã được duyệt. Tại bước này, bộ phận mua hàng cần lấy đủ chứng từ từ nhà cung cấp để bàn giao lại cho kế toán. 

Bước 4: Tổng hợp xử lý chứng từ

Để khoản chi được thanh toán, bộ phận mua hàng cần cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ cho kế toán làm căn cứ xuất phiếu chi. Tại bước này, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra lại xem chứng từ đã được bổ sung đầy đủ chưa, nội dung chi thực tế có đúng mục đích và ngân sách đã duyệt hay không. Trong trường hợp chứng từ sai thông tin, hoặc bộ chứng từ bị thiếu, kế toán sẽ yêu cầu nhân sự sửa, bổ sung thêm.

Bước 5: Xuất phiếu chi

Khi bộ hồ sơ chứng từ đã đầy đủ, kế toán sẽ viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ thanh toán cho nhân sự. Trước khi viết phiếu chi, kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại bộ hồ sơ chứng từ thêm lần nữa, để chắc chắn khoản chi có căn cứ chứng từ đầy đủ. 

Bước 6: Thanh toán

Khi có phiếu chi, thủ quỹ sẽ tiến hành thanh toán (chuyển khoản/ xuất tiền mặt) cho người chi. Thủ quỹ sẽ chỉ quan tâm tới phiếu chi, không quan tâm tới chứng từ. 

Quy trình trên được mô hình hoá bằng lưu đồ sau đây:

Trong quy trình trên, việc tiến hành mua hàng thuộc trách nhiệm của các bộ phận khác, bộ phận kế toán chỉ thực hiện các công việc ở giai đoạn cuối – thu thập chứng từ, thanh toán và định khoản. Vậy làm thế nào để bộ phận kế toán có thể chủ động hoàn thành công việc của mình khi phần lớn các nghiệp vụ mua bán phát sinh từ các bộ phận khác? Để giải quyết vấn đề này, Base sử dụng kết hợp 2 phần mềm: phần mềm quản lý phê duyệt đề xuất Base Request và phần mềm kế toán.

Tại sao chỉ dùng phần mềm kế toán là chưa đủ đối với bộ phận kế toán?

  • Phần mềm kế toán chỉ hỗ trợ kế toán ở công việc ghi chép, nhập liệu khoản thu chi, định khoản, và làm báo cáo tài chính (là những công việc phát sinh sau khi giao dịch đã diễn ra).
  • Phần mềm kế toán không giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu, xác thực hồ sơ chứng từ (những công việc phát sinh trước giao dịch).
  • Phần mềm kế toán không giúp kế toán có căn cứ để làm việc với các bộ phận thực hiện việc thu chi.

Base Request là phần mềm bổ trợ hoàn hảo cho bộ phận kế toán. Phần mềm này sẽ giúp kế toán minh bạch hoá mọi thông tin trong luồng công việc này, giúp kế toán có căn cứ để chủ động làm việc với các phòng ban khác. Base Request không thay thế phần mềm kế toán, mà hỗ trợ kế toán kết nối được khúc DUYỆT CHI và khúc HOÀN THIỆN BỘ HỒ SƠ CHỨNG TỪ trong doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn thiết lập quy trình trên Base Request

Base thiết lập 2 nhóm đề xuất: Nhóm đề xuất Duyệt để chi và Đề xuất mua hàng.

  • Nhóm đề xuất Duyệt để chi chỉ nhằm chuẩn hóa thông tin, giúp hướng dẫn người đề xuất cung cấp đủ thông tin cho người có thẩm quyền ra quyết định, thời điểm duyệt loại đề xuất này không phải thời điểm thanh toán thực. 
  • Mọi khoản chi của Base từ tiền mặt, online banking đều xuất phát từ đề xuất Duyệt chứng từ & thanh toán, thời điểm duyệt chi đề xuất này là thời điểm Base thực hiện việc thanh toán.

Với cách thiết lập này, kế toán có thể theo dõi bộ phận trực tiếp thực hiện giao dịch tại nhóm “Đề xuất Duyệt chi”, đồng thời kiểm soát các khoản thanh toán ở nhóm “Đề xuất duyệt chứng và thanh toán”.

2.1. Thiết lập nhóm đề xuất Duyệt để chi

Đối tượng sử dụng loại đề xuất này là tất cả nhân viên thuộc các bộ phận trong công ty. 

Dưới đây, Base gợi ý bạn cách thiết lập đề xuất theo một số khoản chi phổ biến:

Tên đề xuấtNgười duyệtTrường thông tin
Đề xuất duyệt mua hàng– Nhân viên tạo đề xuất
– Trưởng bộ phận duyệt
– Giám đốc tài chính duyệt
– Kế toán theo dõi
Thông tin đơn hàng
– Tên hàng hoá 
– Tên nhà cung cấp 
– Đơn vị tính 
– Số lượng 
– Đơn giá 
– Tổng số tiền
Xác nhận thanh toán 
– Hợp đồng thanh toán mấy lần (trường số)
– Ngày thanh toán lần 1
– Giá trị thanh toán lần 1
– Ngày thanh toán lần 2
– Giá trị thanh toán lần 2
Đề xuất tạm ứng– Nhân viên tạo đề xuất
– Trưởng bộ phận duyệt
– Giám đốc tài chính duyệt
– Kế toán theo dõi
– Họ tên người nhận tạm ứng 
– Bộ phận/ Địa chỉ
– Lý do tạm ứng 
– Số tiền tạm ứng 
Đề xuất hoàn ứng– Nhân viên tạo đề xuất
– Trưởng bộ phận duyệt
– Giám đốc tài chính duyệt
– Kế toán theo dõi
– Họ tên người thanh toán 
– Bộ phận 
– Mã số request đã tạm ứng 
– Số tiền tạm ứng kỳ trước chưa chi hết 
– Số tiền tạm ứng kỳ này (đính kèm phiếu chi) 
– Số tiền đã chi (đính kèm chứng từ) 
– Số tiền chênh lệch (số tạm ứng chi không hết, hoặc chi quá số tạm ứng)
Đề xuất duyệt công tác phí– Nhân viên tạo đề xuất
– Trưởng bộ phận duyệt
– Giám đốc tài chính duyệt
– Kế toán theo dõi
– Chức vụ 
– Nơi đến công tác 
– Phương tiện đi lại (Xe khách/ Taxi/ Máy bay/ Tàu hoả/ Tự túc…)
– Chi phí vé máy bay/ vé tàu/ xe khách (hoá đơn đính kèm)
– Chi phí khách sạn (hoá đơn đính kèm)
– Số tiền đã tạm ứng đi công tác 
– Số tiền còn lại cần thanh toán 

Các mẫu đề xuất sau khi thiết lập trên phần mềm sẽ có giao diện như sau:

Sử dụng mẫu in tuỳ chỉnh làm mẫu chứng từ đầu tiên

Với từng nhóm đề xuất, bạn thiết lập mẫu in tuỳ chỉnh sao cho các trường thông tin trong mẫu in tương ứng với các trường thông tin đã cài đặt phía trên. Mẫu in này là một loại chứng từ trong bộ hồ sơ chứng từ liên quan tới từng khoản chi. 

Sử dụng tính năng in với QR code để chuẩn hoá bộ hồ sơ chứng từ

Với các chứng từ còn lại cần bổ sung, kế toán có thể hướng dẫn người đề xuất thu thập các chứng từ cần thiết bằng cách tạo task trực tiếp từ Request đó. Ví dụ: Bộ chứng từ của khoản chi mua hàng, ngoài Đơn đề xuất mua hàng (đã in trực tiếp từ request), bộ phận mua hàng cần bổ sung thêm: Báo giá, đơn đặt hàng (hợp đồng mua hàng), đề nghị thanh toán, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho do bên bán cung cấp… Bạn có thể tạo task thu thập các chứng từ trên, công việc sẽ hiển thị như hình bên dưới.

Để đảm bảo các file đính kèm + mẫu văn bản in ra từ Base Request là văn bản đã duyệt và không thể chỉnh sửa, bạn sử dụng tính năng in với QR code. Các file chứng từ đính kèm trong cùng nhóm đề xuất sẽ được đính kèm cùng 1 mã QR code (chứng minh các file cùng trong 1 bộ chứng từ). QR code được hiển thị trong bản in cứng để giúp bộ phận kế toán có thể quét lại, truy tìm thông tin khoản chi đã duyệt trên phần mềm. 

2.2. Đề xuất duyệt chứng từ và thanh toán

Đề xuất này chỉ dùng cho nội bộ phòng kế toán. Khi đề xuất chi được duyệt và chứng từ đã được thu thập đủ, khoản chi sẽ được thanh toán thông qua đề xuất này. Thời điểm đề xuất này được duyệt cũng là lúc bộ phận kế toán thực hiện thanh toán. 

Cụ thể, cách thiết lập đề xuất này như sau:

Tên đề xuấtNgười duyệtTrường thông tin
Đề xuất duyệt chứng từ & thanh toán– Nhân viên phòng kế toán đề xuất
– Kế toán trưởng duyệt
– Khoản chi 
– Số tiền thanh toán 
– Link request được duyệt 
– Chi cho bộ phận nào? (VD: Chi nhánh 1, Chi nhánh 2…)
– Thời hạn cần thanh toán (VD: 19/06/2020)
– Hình thức thanh toán 
– Số tài khoản người hưởng 
– Tên người hưởng 
– Ngân hàng hưởng

2.3. Cách sử dụng 2 nhóm đề xuất trong việc duyệt chi, thu thập chứng từ & thanh toán

  • Các bộ phận trong công ty khi có nhu cầu chi, sử dụng đề xuất Duyệt để chi, kế toán theo dõi các khoản chi đã được duyệt. 
  • Sau khi nhân sự tiến hành việc chi xong, kế toán tạo task thu thập chứng từ trong Base Request 
  • Sau khi đủ chứng từ, nội bộ phòng kế toán sử dụng đề xuất “Duyệt chứng từ & thanh toán” để thực hiện thanh toán.
  • Trong trường hợp cần phải thanh toán trước khi có chứng từ, bộ phận kế toán hướng dẫn nhân sự về các chứng từ cần thu thập (tạo task trong Base Request), nhân sự cần xác nhận thu thập được đủ chứng từ, sau đó bộ phận kế toán mới thanh toán.

Hy vọng quy trình trên đã giúp bộ phận kế toán có thêm gợi ý để chuẩn hoá quy trình thu thập hồ sơ chứng từ. Các đề xuất về biểu mẫu, quy trình trên từ Base, bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy trình doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: