Case study: Quy trình xử lý hợp đồng & thanh toán – bộ phận Back-office

Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán là một quy trình phổ biến đối với các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ có giá trị đơn hàng lớn, hoặc đặc thù sản phẩm dịch vụ phức tạp, cần thương lượng các điều khoản sử dụng giữa 2 bên. Đây là một quy trình cần sự phối hợp giữa nhiều phòng ban trong doanh nghiệp. Trong bài viết này, Base sẽ gợi ý quy trình xử lý hợp đồng & theo dõi thanh toán mẫu để khách hàng của Base tham khảo. Quy trình được thiết lập trên phần mềm Base Workflow, nhằm theo dõi tiến trình của việc xử lý hợp đồng, đồng thời giúp nhà quản lý nắm rõ thời lượng xử lý công việc của mỗi giai đoạn.

Các bộ phận tham gia vào quy trình này:

  • Bộ phận kinh doanh (bộ phận liên lạc với khách hàng)
  • Bộ phận pháp chế
  • Bộ phận hành chính
  • Bộ phận kế toán

Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán

Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán sẽ bắt đầu sau khi khách hàng đã thống nhất sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của công ty, quy trình này theo dõi quá trình thương lượng các điều khoản hợp đồng và quá trình thanh toán.

Cụ thể, quy trình này gồm các bước như sau:

  • Khởi tạo hợp đồng: Bộ phận kinh doanh khởi tạo hợp đồng với đầy đủ thông tin theo yêu cầu của công ty.
  • Kiểm tra điều khoản thanh toán: Bộ phận kế toán tiếp nhận thông tin, kiểm tra điều khoản thanh toán theo thông tin đã được phê duyệt bởi trưởng phòng kinh doanh. Sau khi xác nhận điều khoản thanh toán, kế toán chuyển tiếp hợp đồng cho bộ phận pháp chế để xử lý điều khoản.
  • Xử lý điều khoản: Bộ phận pháp chế tiếp nhận thông tin, trao đổi xử lý điều khoản, trong trường hợp bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin không đầy đủ, pháp chế có thể từ chối xử lý hoặc yêu cầu bổ sung lại.
  • In và trình ký: Sau khi điều khoản hợp đồng được thống nhất, pháp chế chuyển hợp đồng in và trình ký, sau khi có đầy đủ bản cứng, chuyển hợp đồng cho bộ phận hành chính (admin) hoặc kinh doanh.
  • Chuyển hợp đồng cho khách hàng: Sau khi có hợp đồng bản cứng, bộ phận admin chuyển cho khách hàng, điền thông tin chuyển phát trên hệ thống để bộ phận kinh doanh theo dõi.
  • Theo dõi và nhận lại HĐ: Bộ phận kinh doanh theo dõi tình trạng hợp đồng, xác nhận thông tin khách hàng nhận. Khi khách hàng gửi lại hợp đồng, bộ phận kinh doanh chuyển cho bộ phận kế toán lưu trữ.
  • Xác nhận thanh toán lần 1: Bộ phận kế toán lưu trữ hợp đồng, xác nhận khách hàng thanh toán lần 1, sau đó chuyển thông tin tới bộ phận kinh doanh để bàn giao triển khai.
  • Bàn giao triển khai: Bộ phận kinh doanh chuyển thông tin khách hàng tới Thiết kế – kỹ thuật để bắt đầu triển khai dự án.
  • Xác nhận thanh toán lần 2: Bộ phận kế toán theo dõi tình trạng thanh toán lần 2 của khách hàng, thông báo đến bộ phận kinh doanh nếu khách hàng quá hạn thanh toán. Tùy hợp đồng sẽ có số lần thanh toán quy định khác nhau, bộ phận kinh doanh và kế toán phối hợp với nhau để hoàn tất quy trình này. Sau khi khách hàng hoàn tất việc thanh toán, bộ phận kế toán xuất hoá đơn cho khách hàng.

Thiết lập quy trình xử lý hợp đồng và theo dõi thanh toán trên Workflow:

Giai đoạnNgười thực hiệnNhiệm vụ cần làm (To-do)Kết quả giai đoạn
Khởi tạo hợp đồngKinh doanh– Toàn bộ trường thông tin fwd từ quy trình tư vấn
Kiểm tra điều khoản thanh toánKế toán– Kế toán kiểm tra điều khoản thanh toán
Xử lý điều khoản HĐPháp chế– Pháp chế kiểm tra điều khoản– Hợp đồng đã được duyệt
In và trình ký HĐPháp chế – Pháp chế in và trình ký– Hợp đồng bản cứng
Chuyển HĐ cho khách hàngAdmin– Chuyển phát cho KH và lấy mã vận đơn
– Điền mã vận đơn trên hệ thống
– Mã vận đơn
Theo dõi HĐKinh doanh
Nhận lại HĐAdmin– Admin nhận lại hợp đồng
– Kế toán lưu trữ
– Hợp đồng khách hàng đã ký
Xác nhận thanh toán lần 1Kế toán– Kế toán xác nhận thanh toán– Biên bản xác nhận thanh toán (uỷ nhiệm chi, biên lai thanh toán)
Bàn giao triển khaiKinh doanh– Bàn giao thông tin triển khai HĐ cho bộ phận kiến trúc
Xác nhận thanh toán lần 2Kế toán– Theo dõi thời hạn thanh toán
– Bộ phận kinh doanh nhắc nhở khi quá hạn
– Biên bản xác nhận thanh toán

Sau khi thiết lập trên Workflow, quy trình sẽ có giao diện như sau:

Với quy trình trên, nhà quản lý có thể thấy tổng quan tất cả hợp đồng đang trong quá trình xử lý, hợp đồng nào đang bị chậm trễ, chậm trễ ở giai đoạn nào, thuộc trách nhiệm của bộ phận nào. Đối với từng bộ phận, nhân sự thuộc bộ phận có thể nhanh chóng thấy rõ công việc nào tới giai đoạn của mình xử lý.

Các đề xuất về quy trình trên từ Base, bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy trình doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: