Case study: Quản lý quy trình xuất nhập kho – ngành sản xuất

Quản lý kho là một nghiệp vụ quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, một quy trình quản lý kho tốt sẽ hạn chế các sự cố thất thoát, hư hại, chậm trễ hàng hoá… giúp các khâu từ sản xuất, lưu trữ đến bán hàng diễn ra trơn tru và đạt hiệu quả tối đa. Để giúp các doanh nghiệp sản xuất quản lý luồng công việc giữa bộ phận kho với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, trong bài viết này, Base sẽ gợi ý cho bạn cách chuẩn hoá quy trình quản lý xuất-nhập kho bằng phần mềm Base Workflow và Base Request.

1. Tổng quan quy trình quản lý kho

Hoạt động của kho hàng có thể chia thành 3 nhóm công việc cơ bản:

1. Quản lý mã hàng (tạo mới, thay đổi hoặc huỷ bỏ mã hàng): Mã hàng là một mã số được tạo ra để phân biệt các loại hàng hoá, mã hàng được tạo lập dựa trên tính chất, chủng loại của hàng hóa. Sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho hoạt động xuất, nhập kho. Thông thường các doanh nghiệp có thể quản lý mã hàng bằng excel, google spreadsheet hoặc hệ thống quản lý kho.

2. Quản lý hoạt động nhập kho

Hoạt động nhập kho chia thành 2 hoạt động chính: nhập kho trực tiếp và nhập kho gián tiếp. 

  • Nhập kho trực tiếp là hoạt động nhập kho diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp. Ví dụ như nhập kho thành phẩm từ bộ phận sản xuất.
  • Nhập kho gián tiếp là hoạt động nhập kho có liên quan đến đối tượng ngoài doanh nghiệp, yêu cầu phải có biên bản xác nhận với đối tượng ngoài doanh nghiệp. Ví dụ: Nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp yêu cầu có biên bản giao nhận hàng hóa để đối chiếu với đơn hàng đã đặt; nhập kho hàng trả lại yêu cầu có biên bản xác nhận hàng hư hỏng; nhập kho vật tư thi công còn thừa yêu cầu có biên bản nghiệm thu với khách hàng.

3. Quản lý hoạt động xuất kho

Hoạt động xuất kho được phân loại theo các mục đích khác nhau:

  • Xuất kho bán hàng
  • Xuất kho sản xuất
  • Xuất chuyển kho (Quy trình này áp dụng đối với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho hoạt động cùng lúc, mục đích chuyển kho để thuận tiện cho việc vận chuyển hoặc hoạt động kinh doanh, tối ưu hiệu quả trong quá trình lưu trữ và bán hàng).

Hoạt động xuất – nhập kho yêu cầu sự tương tác, phối hợp giữa các bộ phận khác nhau để công việc được tiến hành. Nếu sự phối hợp giữa các phòng ban không trơn tru, sẽ dẫn đến các vấn đề như thất thoát hàng hóa, sản phẩm bị hư hại hoặc bị giao chậm trễ,… Tại một số doanh nghiệp, dù ban lãnh đạo đã có văn bản hướng dẫn thực hiện, tuy nhiên quy trình trên giấy tờ hoàn toàn khác với quy trình trên thực tế, việc quản lý xuất nhập kho hàng ngày đang diễn ra thế nào là một việc rất khó kiểm soát.

Để giúp các doanh nghiệp giải quyết vấn đề này, Base sẽ mô tả một số hoạt động xuất kho phổ biến và hướng dẫn số hóa hoạt động xuất kho với các ứng dụng của Base.

2. Một số quy trình xuất kho phổ biến

2.1. Xuất kho bán hàng

Các bộ phận tham gia vào quy trình này: Bộ phận kinh doanh, bộ phận kho, Ban giám đốc.

Bước 1: Yêu cầu xuất kho – Bộ phận Kinh doanh hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi yêu cầu xuất kho kèm theo đơn hàng của khách hàng cho Giám đốc/Người được ủy quyền.

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu – Giám đốc/Người được ủy quyền kiểm tra, phê duyệt yêu cầu xuất kho với đơn hàng bán.

Bước 3: Kiểm tra tồn kho – Sau khi nhận được thông tin phê duyệt yêu cầu xuất kho, phòng kinh doanh chuyển lại Lệnh xuất kho được duyệt kèm theo đơn hàng bán cho kế toán kho. Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho các mặt hàng theo thông tin trong đơn hàng. Nếu hàng thiếu cần thông báo lại cho bộ phận yêu cầu Trong trường hợp đủ hàng sẽ tiến hành xuất kho.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng – Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất kho (hóa đơn bán hàng) và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu. Phiếu xuất kho này tùy theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà có thể in thành nhiều liên. Trong đó một liên kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng.

Bước 5: Xuất kho – Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu này phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các đối tượng liên quan (kế toán, thủ kho, đơn vị vận chuyển nhận giao hàng).

Bước 6: Cập nhật thông tin vào hệ thống – Trong khi thủ kho ghi lại thông tin thẻ kho, kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại. Hai bên phối hợp để số liệu thống nhất và chính xác.

2.2. Xuất kho sản xuất

Các bộ phận tham gia quy trình này: Bộ phận kế hoạch sản xuất, bộ phận kho, Ban giám đốc.

Bước 1: Đề nghị xuất nguyên vật liệu – Bộ phận Kế hoạch sản xuất hoặc Bộ phận có nhu cầu gửi phiếu Đề nghị xuất nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) trực tiếp đến Ban Giám đốc hoặc người được ủy quyền.

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu – Giám đốc/Người được ủy quyền kiểm tra, phê duyệt đề nghị.

Bước 3: Kiểm tra tồn kho – Sau khi nhận được thông tin phê duyệt đề nghị, bộ phận đề nghị chuyển lại Lệnh xuất kho được duyệt cho kế toán kho. Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng đáp ứng sản xuất theo nhu cầu trong đơn đề nghị. Nếu thiếu NVL, CCDC cần thông báo lại cho bộ phận yêu cầu để có điều chỉnh hoặc thông báo cho bộ phận mua hàng để mua bổ sung NVL, CCDC. Trong trường hợp đủ NVL, CCDC sẽ tiến hành xuất kho sản xuất.

Bước 4: Lập giao dịch, in phiếu xuất kho – Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, kế toán lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu. 

Bước 5: Xuất kho – Thủ kho thực hiện lệnh xuất kho NVL, CCDC theo thông tin trong phiếu xuất kho mà kế toán chuyển tới, ký nhận theo quy định.

Bước 6: Cập nhật thông tin vào hệ thống – Trong khi thủ kho ghi lại thông tin thẻ kho, kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại. Hai bên phối hợp để số liệu thống nhất và chính xác.

3. Quản lý hoạt động xuất kho với Base Request và Base Workflow

Trong 2 quy trình trên, bước phê duyệt đề xuất xuất kho (bước 1 và 2) sẽ được thiết lập trên Base Request để thực hiện phê duyệt.

Cách thiết lập trên Base Request:

Tên đề xuất Người duyệtTrường thông tin
Xuất kho bán hàngNgười duyệt: Giám đốc/ Người được uỷ quyền
Người theo dõi: Kế toán kho, thủ kho
– Tên công ty
– Họ tên người liên hệ
– SĐT
– Địa chỉ giao hàng
– Thông tin đơn hàng
– Ghi chú
Xuất kho sản xuất Người duyệt: Giám đốc/ Người được uỷ quyền
Người theo dõi: Kế toán kho, thủ kho
– Yêu cầu sản xuất/ kế hoạch sản xuất
– Bảng kê chi tiết NVL
– Ghi chú

Sau khi đề xuất được duyệt, các bước tiếp theo sẽ được tiến hành trên Base Workflow. Cách thiết lập quy trình xuất kho trên Base Workflow cụ thể như sau:

Giai đoạnNgười thực hiệnViệc cần hoàn thành (To-do)Kết quả giai đoạn
Kiểm tra tồn khoKế toán khoKiểm tra tồn kho, nếu thiếu thông báo cho các bộ phận liên quan
– Thông báo tình trạng tồn kho cho kinh doanh
– Thông báo cho bộ phận kế hoạch vật tư bổ sung (nếu thiếu)
Cập nhật tình trạng kho
Lập phiếu xuất khoKế toán kho– Lập, in phiếu xuất kho & giấy tờ khácPhiếu xuất kho và giấy tờ khác
Thực hiện xuất khoThủ khoPhiếu xuất kho đã ký xác nhận
Cập nhật thông tinKế toán kho– Ghi lại thông tin thẻ kho
– Cập nhật nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại.
Ghi chú về nhật ký xuất kho

Sau khi thiết lập, giao diện biểu mẫu trên Base Request như sau:

Để khi đề xuất được duyệt ở Request, một nhiệm vụ mới sẽ được sinh ra tương ứng trong quy trình đã thiết lập trên Workflow, thiết lập webhook của Request để tự động tạo job trên Workflow:

Từ bước 3 đến bước 6 sau khi được thiết lập trên Workflow:

Các đề xuất về quy trình trên từ Base, bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy trình doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: