Hướng dẫn thiết kế quy trình cho doanh nghiệp và thiết lập trên Base Workflow

Mọi doanh nghiệp đều làm việc theo quy trình mỗi ngày, nhưng quy trình đó có thể chưa được văn bản hoá, mô hình hoá để cả công ty dễ dàng theo dõi. Với khách hàng sử dụng Workflow, để áp dụng phần mềm hiệu quả vào việc vận hành doanh nghiệp, điều kiện tiên quyết là có một quy trình rõ ràng, sau đó mới số hoá quy trình để theo dõi luồng công việc real-time. Trong bài viết này, Base mong muốn giúp khách hàng hiểu cách thiết kế một quy trình cho doanh nghiệp, từ đó hiểu cách số hoá quy trình trên phần mềm Base Workflow. 

1. Các yếu tố cấu thành nên một quy trình

Để thiết kế một quy trình, bạn cần xác định những yếu tố sau đây: 

  • Mục đích của quy trình: Vì sao chúng ta cần quy trình này? Quy trình này sinh ra để giải quyết bài toán nào của doanh nghiệp? 
  • Đầu vào – đầu ra của quy trình: Quy trình sẽ bắt đầu từ đâu, cần những thông tin hoặc những đối tượng nào? Ở đầu ra, quy trình kết thúc khi nào, ở đâu, cho ra những thông tin gì hoặc sản phẩm gì? Xác định yếu tố này giúp bạn tập trung và bám sát mục đích của quy trình. Ví dụ với quy trình bán hàng, đầu vào là khách hàng quan tâm tới sản phẩm dịch vụ, đầu ra là đơn hàng đã được chốt. Với quy trình tuyển dụng, đầu vào là ứng viên quan tâm công việc, đầu ra là một ứng viên đã được tuyển. 
  • Con người: Phạm vi áp dụng quy trình này là ai, ai/ bộ phận nào sẽ thực hiện các công việc ở các giai đoạn của quy trình? 
  • Thời gian (Duration): Thời gian cam kết để hoàn thành công việc ở mỗi giai đoạn là bao lâu, thời gian cam kết để hoàn thành đầu mục công việc trong từng giai đoạn là bao lâu? 
  • Công việc: Trong quy trình có bao nhiêu giai đoạn? Mỗi giai đoạn có bao nhiêu đầu mục công việc cần phải hoàn thành, mô tả chi tiết của từng công việc đó? 
  • Tài liệu/ Biểu mẫu: Để hoàn thành các bước trong quy trình này cần những thông tin và tài liệu gì? Sau khi hoàn thành các bước trong quy trình thì sẽ cho ra những thông tin và tài liệu gì?

Sau khi hiểu các yếu tố cấu thành nên quy trình, chúng ta sẽ thực hành thiết kế một quy trình theo mẫu như sau: 

Ví dụ: Quy trình mua hàng được bắt đầu từ “đề xuất mua hàng”, sau khi đi qua các bước lần lượt như ảnh bên dưới, đầu ra của quy trình là “hàng hoá được mua”.

Bạn có thể mô hình hóa quy trình trên bằng lưu đồ như sau: 

Nếu quy trình của bạn chưa được văn bản hoá/ mô hình hoá, hãy dừng lại một phút để hệ thống lại quy trình của doanh nghiệp mình nhé.  

2. Đưa quy trình giấy lên phần mềm Base Workflow

Sau khi thiết kế xong quy trình, tại phần này, Base sẽ hướng dẫn bạn đưa quy trình lên phần mềm. Nếu quy trình rõ ràng, việc thiết lập này rất đơn giản, bởi Base Workflow có những tính năng tương đương các yếu tố cấu thành nên quy trình trong thực tế.

Một số thuật ngữ trong phần mềm

  • Workflow (Luồng/Quy trình làm việc): Là một luồng làm việc cố định lặp đi lặp lại theo thứ tự các bước được định nghĩa trong công ty. Ví dụ: Quy trình onboarding nhân viên, Quy trình xử lý hợp đồng… 
  • Stage (Bước/ giai đoạn): Giai đoạn là từng bước có trong một quy trình. Ví dụ: Trong quy trình mua hàng có 7 bước: Tạo đề xuất mua hàng – Duyệt đề xuất – Tìm nhà cung cấp, báo giá – Đề xuất phương án – Duyệt phương án mua hàng – Mua hàng – Thanh toán.
  • To-do (Công việc): Là các công việc cần hoàn thành trong một giai đoạn. Ví dụ: Ở bước Thanh toán có 2 to-do là “Kiểm tra chứng từ” và “Thanh toán”. 
  • Job (Nhiệm vụ): Là đối tượng cần phải xử lý trong một quy trình. Một nhiệm vụ sẽ đi qua từng bước trong một quy trình làm việc. Ví dụ: trong quy trình mua hàng, tên nhiệm vụ sẽ là Mua cơ sở vật chất, mua nguyên vật liệu… Mỗi nhiệm vụ này sẽ phải đi qua từng bước trong quy trình, từ bước “Tạo đề xuất mua hàng” – đến bước “Thanh toán.”

Bạn hãy theo dõi lại quy trình mua hàng ở phần 1 để hiểu các ví dụ cho thuật ngữ nhé.

Cách phân quyền trong Workflow 

1. Workflow Owners (Thành viên quản trị Workflow): Là người có quyền cao nhất trong một luồng làm việc, có toàn quyền chỉnh sửa/ xóa/ thêm bớt bất kì thông tin nào trong luồng công việc. 

Trong quy trình mua hàng phía trên, người quản trị workflow có thể là Giám đốc kinh doanh, người có quyền thiết lập quy trình mua hàng và chỉnh sửa thông tin trong luồng công việc. 

2. Workflow reviewers (Followers): Là người theo dõi mặc định của một luồng công việc, có quyền xem mọi nhiệm vụ trong luồng làm việc đó.

Trong quy trình mua hàng phía trên, người theo dõi workflow có thể là trưởng các bộ phận liên quan trong quy trình, có quyền xem mọi nhiệm vụ của nhân viên mình nhưng sẽ không có quyền chỉnh sửa thông tin trong luồng công việc. 

3. Stage Owners (Người quản trị giai đoạn): Là người phụ trách chính của một bước (giai đoạn), chịu trách nhiệm về các phần nhiệm vụ được xảy ra tại bước (giai đoạn) mình đang phụ trách. Stage Owners có quyền phân phối người làm việc khi công việc đi qua giai đoạn do mình phụ trách chính. 

Ví dụ trong quy trình mua hàng phía trên, người quản trị giai đoạn là trưởng các bộ phận phụ trách thực thi từng bước trong quy trình. Giám đốc là người quản trị giai đoạn 2 (duyệt đề xuất), trưởng bộ phận hành chính là người quản trị giai đoạn 3 (tìm nhà cung cấp, lập báo giá). Trưởng bộ phận sẽ có quyền giao việc cho nhân viên khi công việc được chuyển tiếp tới bộ phận mình. 

4. Stage Workers (Người thực thi giai đoạn): Là người nhận nhiệm vụ tại một giai đoạn, người trực tiếp hoàn thành nhiệm vụ tại giai đoạn của mình.

Ví dụ, người thực thi giai đoạn là nhân viên các bộ phận. Giám đốc là người thực thi giai đoạn 2 (duyệt đề xuất), nhân viên bộ phận hành chính là người thực thi giai đoạn 3 (tìm nhà cung cấp, lập báo giá). 

5. Job Followers (Người theo dõi nhiệm vụ): Là những người có quyền xem một nhiệm vụ.

Ví dụ, trong quy trình mua hàng có các nhiệm vụ là “mua nguyên vật liệu”, “mua cơ sở vật chất”. Những người tham gia vào việc mua nguyên vật liệu có thể theo dõi nhiệm vụ “mua NVL”, nhưng không được theo dõi nhiệm vụ “mua cơ sở vật chất” nếu họ không có trách nhiệm gì tại đây. 

6. To-do assignee (Người phụ trách công việc):  Là người làm một đầu việc nhỏ trong một nhiệm vụ lớn.

Ví dụ, trong nhiệm vụ “Mua nguyên liệu”, khi công việc chuyển tới bước “Tìm nhà cung cấp & báo giá”, có 2 công việc cần hoàn thành, người được giao cho công việc “tìm nhà cung cấp” được gọi là to-do assignee. 

7. To-do followers (Người theo dõi công việc): Là người theo dõi đầu việc nhỏ.

Tiếp tục ví dụ trên, to-do followers là người theo dõi đầu việc “tìm nhà cung cấp” 

Khi đã hiểu các thuật ngữ cơ bản, hãy xem chi tiết cách thiết lập quy trình trên Base Workflow tại video dưới đây: 

Bạn có thể tham khảo cách thiết lập một vài quy trình cụ thể trên Base Workflow theo các bài viết dưới đây:

Case study 1: Quy trình duyệt bản thảo ngành xuất bản

Case study 2: Quy trình kiểm soát tiến độ sản xuất

3. Tối ưu quy trình cho doanh nghiệp

Tối ưu về quy trình – giảm ma sát nội bộ bằng cách thiết lập quy tắc cho quy trình

Quy trình do con người thiết kế luôn có những điểm chưa tối ưu, quy trình sẽ thay đổi theo quá trình phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ, một quy trình đánh giá nhân sự khi công ty có 20 người sẽ khác với công ty có 200 người. Khi công ty có 20 người, CEO có thể đánh giá từng nhân sự mới, nhưng khi công ty có 200 người, việc đánh giá đó được trao quyền cho các cấp quản lý bên dưới. Nhưng làm thế nào để cấp quản lý hiểu được các tiêu chí mà CEO mong muốn, để chọn lựa đúng ứng viên phù hợp với công ty? 

Đó là lúc các tiêu chuẩn, quy tắc mới được hình thành. Với to-do list và trường tuỳ chỉnh tại Base Workflow, CEO có thể thiết lập quy tắc, tối ưu từng giai đoạn đánh giá nhân sự, để cấp quản lý thay CEO làm được việc này. 

Khi đưa quy trình lên Base Workflow, nếu ma sát nội bộ xuất hiện, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát hiện ra và điều chỉnh việc vận hành ngay lập tức. Đó là giá trị của công nghệ khi tốc độ điều chỉnh nhanh hơn việc ban hành luật lệ bằng giấy tờ truyền thống. Khi công nghệ đi sâu vào việc vận hành, tốc độ tối ưu, cải thiện luồng làm việc trong công ty càng nhanh gấp nhiều lần. 

Tối ưu về thời gian – thiết lập SLA cho từng giai đoạn trong quy trình 

SLA là thời lượng tối đa được phép để xử lý nhiệm vụ ở một giai đoạn. Trên thực tế, thời gian xử lý có thể nhiều hơn thời gian mà doanh nghiệp cam kết, những công việc tốn nhiều thời gian hơn thời lượng quy định, công việc đó trở thành điểm tắc nghẽn trong quy trình. Việc thiết lập SLA trên Base Workflow sẽ giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát được quy trình thực tế và tối ưu thời gian xử lý. 

Ví dụ, trong quy trình mua hàng phía trên, bước Tìm nhà cung cấp và báo giá chỉ được phép hoàn thành trong vòng 72h. Tuy nhiên thực tế nhân viên mất tới 90h để hoàn thành công việc này. So sánh giữa thời gian xử lý thực tế với thời gian xử lý mặc định sẽ giúp chủ doanh nghiệp có “cảm giác” về điểm tắc ở thời gian, từ đó tìm hiểu thêm nguyên nhân ở các quy trình này và đưa ra cách giải quyết hợp lý. 

Hy vọng hướng dẫn trên đã giúp khách hàng của Base hiểu cách thiết kế quy trình và số hoá quy trình trên phần mềm. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: