Case study: Kiểm soát tiến độ sản xuất với Base Workflow

Quản trị sản xuất là một công tác quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất. Một quy trình sản xuất tốt sẽ giúp doanh nghiệp có ​kế hoạch sản xuất chính xác, kiểm soát tốt nguyên vật liệu xuất kho, đảm bảo cung cấp sản phẩm cho khách hàng đúng số lượng, chất lượng, thời gian. Ngược lại, nếu quy trình không được chuẩn hoá giữa các phòng ban, hàng loạt vấn đề sẽ xảy ra: sản xuất không đúng mẫu mã, số lượng theo yêu cầu, sản xuất thừa gây lãng phí, tồn kho, tiến độ sản xuất không kịp tiến độ giao hàng, hoặc tỉ lệ phế phẩm quá cao so với định mức cho phép…

Để giúp các doanh nghiệp sản xuất có thêm gợi ý để chuẩn hóa quy trình, trong bài viết này, Base đề xuất cách kiểm soát tiến độ sản xuất trên Base Workflow. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang gặp khó khăn trong quản trị quy trình này, hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé. 

1. Quy trình sản xuất trên thực tế

Quy trình sản xuất tại các doanh nghiệp trên thực tế sẽ trải qua các bước như sau:

  Ví dụ một quy trình sản xuất đơn giản

Bước 1: Nhận đơn hàng.

Bộ phận kế hoạch nhận đơn đặt hàng của khách từ phòng Kinh doanh, bộ phận kế hoạch sẽ phân tích đơn hàng dựa trên năng lực sản xuất để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch sản xuất. 

Bước 2: Lập lệnh sản xuất.

Sau khi phân tích đơn hàng, bộ phận kế hoạch kết hợp cùng bộ phận sản xuất và kho kiểm tra vật tư, hàng hóa tồn kho để lên kế hoạch sản xuất hợp lý. Công việc cần làm:

  • Tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, dựa vào lượng tồn kho sẽ tiến hành thông báo tới bên sản xuất.
  • Lên kế hoạch định mức vật tư cho kho chuẩn bị. 

Sau khi phân tích đơn hàng và định mức vật tư nhóm kế hoạch sẽ lập “Lệnh sản xuất”  gửi tới bộ phận sản xuất đảm bảo đúng tiến độ và thời gian giao hàng.

Bước 3: Duyệt kế hoạch sản xuất.

Ban giám đốc kiểm tra việc lập lệnh sản xuất của các bộ phận kế hoạch:

  • Nếu không đồng ý kế hoạch, ban giám đốc yêu cầu nhóm kế hoạch sẽ thiết lập lại dựa trên sự tư vấn của trưởng phòng kế hoạch.
  • Nếu đồng ý kế hoạch (Ký vào lệnh sản xuất), bộ phận kế hoạch sẽ triển khai và phân phối xuống các bộ phận tiến hành sản xuất.

Bước 4: Triển khai và thực hiện sản xuất

Lệnh sản xuất sau khi được Ban giám đốc phê duyệt sẽ được bộ phận kế hoạch phân phối xuống bộ phận sản xuất để thực hiện.

Bộ phận kế hoạch cùng với bộ phận sản xuất cần xây dựng các bảng biểu báo cáo kết quả sản xuất đạt được so với kế hoạch. Việc giám sát sẽ thực hiện trên các báo cáo tiến độ sản xuất. Bộ phận sản xuất tuân thủ các yêu cầu báo cáo sản lượng sản xuất theo ngày, tuần, tháng và năm.

Bước 5: Tiến hành kiểm tra chất lượng

Việc kiểm tra chất lượng được bộ phận QC giám sát về chất lượng sản phẩm tại các công đoạn cũng như thành phẩm theo quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm. Các sản phẩm được QC kiểm tra đạt, sẽ được nhập kho thành phẩm. Các sản phẩm không đạt sẽ được bộ phận sản xuất để ở khu vực riêng và thực hiện kiểm soát theo Quy trình kiểm soát đầu ra không phù hợp.

Đọc thêm: Hướng dẫn thiết kế quy trình cho doanh nghiệp và thiết lập trên Base Workflow

2. Các vấn đề chính trong quy trình sản xuất 

Quy trình sản xuất tuy đã được hệ thống hoá rõ ràng, nhưng quy trình trên giấy và áp dụng trên thực tế hoàn toàn khác nhau. Các vấn đề nảy sinh khi áp dụng: 

  • Quy trình chỉ nằm trên giấy tờ, các bộ phận phải tự ghi nhớ để biết nên làm gì tiếp theo. 
  • Không đo lường được công việc sản xuất đang tới giai đoạn nào.
  • Khi đơn hàng bị chậm trễ, không biết được nút thắt nằm ở khâu nào trong quy trình. 
  • Không thể tối ưu được thời gian xử lý vì không kiểm soát được thực tế.

Quy trình được chuẩn hóa giúp công việc có vẻ trong bớt rối hơn nhưng thực tế là không hề tốc độ hơn. Và cũng chính việc không để đo lường được tốc độ xử lý, KPI hoặc SLA đặt ra cho các bộ phận là không thể thực thi.

Đề bài đặt ra cho việc vận hành quy trình sản xuất là:

  1. Quản lý bộ phận kế hoạch & bộ phận sản xuất muốn theo dõi được tiến độ sản xuất. Mỗi đơn hàng đang ở bước nào trong quy trình sản xuất. 
  2. Trong bộ phận sản xuất có nhiều bộ phận nhỏ, mỗi bộ phận phụ trách một hạng mục khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ sẽ có bộ phận cưa-cắt gỗ, lắp ráp, đánh ráp, sơn dầu… Quản lý sản xuất muốn biết khối lượng công việc trong ngày để phân chia cho từng bộ phận. 
  3. Nhà quản lý muốn nắm được sản lượng sản xuất theo chu kỳ thời gian cụ thể, kiểm soát được hiện tại đang sản xuất được bao nhiêu % đơn hàng. Bộ phận kiểm soát chất lượng (QC) muốn biết số lượng sản phẩm cần kiểm định một ngày là bao nhiêu. 

Để giải đề bài trên, Base sẽ thiết lập quy trình tại phần mềm Workflow và đề xuất cách ứng dụng Workflow vào giải quyết từng vấn đề. 

3. Hướng dẫn thiết lập quy trình sản xuất trên Base Workflow 

Yêu cầu thứ nhất: Kiểm soát quy trình sản xuất 

Tạo luồng công việc gồm các giai đoạn (stage): 

  • Yêu cầu sản xuất 
  • Lập kế hoạch sản xuất (Lệnh sản xuất)
  • Duyệt kế hoạch sản xuất
  • Mua hàng 
  • Sản xuất 
  • Kiểm soát chất lượng (QC)
  • Nhập kho 

Mỗi giai đoạn, bạn cần thiết lập các công việc cần làm trong từng bước, người quản trị & người thực thi giai đoạn đó, cùng với khoảng thời gian cho phép trong từng giai đoạn.

Với quy trình sản xuất, bạn có thể tham khảo cách thiết lập cụ thể cho từng giai đoạn như hình bên dưới: 

Giao diện thiết lập quy trình trên Workflow:

Giao diện sau khi đã thiết lập: 

Với workflow này, tất cả các bộ phận tham gia vào quy trình sản xuất đều theo dõi được tổng quan quy trình, khi nào sẽ tới lượt công việc của mình. Phần mềm sẽ giúp tất cả bộ phận hạn chế quên việc, kể cả nhân sự tham gia vào nhiều giai đoạn khác nhau, bởi mọi công việc cần làm đều hiển thị trên giao diện nhiệm vụ cá nhân.

Như vậy, Workflow đã giải quyết xong bài toán thứ nhất – theo dõi tiến độ sản xuất. 

Yêu cầu thứ hai: Phân chia công việc trong bộ phận sản xuất

Trong bộ phận sản xuất có nhiều bộ phận nhỏ, mỗi bộ phận phụ trách một hạng mục khác nhau. Quản lý sản xuất muốn biết khối lượng công việc trong ngày để phân chia cho từng bộ phận. Để giải quyết vấn đề này, bạn sử dụng tính năng tạo Danh sách công việc (to-do) trong từng giai đoạn (stage). 

Ví dụ, trong giai đoạn sản xuất của một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm cơ khí, khâu sản xuất bao gồm 4 công đoạn: layer, lắp ráp, CNC, kết cấu, bạn tạo 4 nhiệm vụ tương ứng trong mục danh sách công việc, kèm theo deadline và người phụ trách của từng nhiệm vụ. 

Các nhiệm vụ trong khâu sản xuất này có thể diễn ra lần lượt, hoặc diễn ra đồng thời. 

  • Nếu các nhiệm vụ diễn ra đồng thời, người quản lý có thể cùng lúc giao 4 nhiệm vụ cho nhân sự phụ trách. 
  • Nếu các nhiệm vụ diễn ra lần lượt, người hoàn thành nhiệm vụ thứ nhất sẽ là người giao việc cho người thực hiện nhiệm vụ thứ hai, và nhân sự cứ thế lần lượt giao việc cho tới khi hoàn thành xong giai đoạn sản xuất. 

Yêu cầu thứ ba: Kiểm soát sản lượng sản xuất

Quản lý sản xuất muốn nắm được sản lượng sản xuất theo chu kỳ thời gian cụ thể, muốn kiểm soát hiện tại đang sản xuất được bao nhiêu phần trăm đơn hàng. Bộ phận kiểm soát chất lượng (QC) muốn biết số lượng sản phẩm cần kiểm định một ngày là bao nhiêu.

Ví dụ: Một đơn hàng gồm 100 thùng nhôm, bộ phận sản xuất chỉ sản xuất được 30 thùng trong ngày hôm nay, sau đó chuyển thành phẩm làm được sang cho bộ phận QC. Để theo dõi được sản lượng sản phẩm làm xong và số lượng sản phẩm cần kiểm định, người quản lý sản xuất vào cuối ngày có thể cập nhật số lượng vào tên đơn hàng, hoặc cập nhật vào phần mô tả đơn hàng trước khi chuyển cho bộ phận QC. 

Hy vọng case study trên đã giúp khách hàng của Base có thêm gợi ý về cách chuẩn hoá và tự động hoá quy trình bằng phần mềm. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: