Case study: Quy trình đặt mua vật tư và thanh toán vật tư ngành xây dựng

Quản lý vật tư luôn là một trong những vấn đề nhức nhối với các doanh nghiệp làm việc trong lĩnh vực xây dựng. Trong suốt quá trình hoạt động, các doanh nghiệp xây dựng có thể đã từng trải qua thực trạng bị thất thoát vật tư, vật tư bị hỏng hóc và phải đặt mua lại, hay lượng vật tư đặt mua dư thừa so với thực tế,… Để quản lý vật tư khoa học hơn, trong bài viết, Base sẽ gợi ý cho bạn cách số hoá quy trình quản lý vật tư, từ đó có thêm insight để tối ưu hoá 2 quy trình: Quy trình đặt vật tư và quy trình thanh toán vật tư.

1. Quy trình đặt vật tư

Cụ thể, quy trình đặt mua vật tư sẽ gồm các bước như sau:

1. Đề xuất cấp vật tư: Phòng thi công trong quá trình triển khai dự án, cần dự trù trước các vật tư cần thiết, đối soát với lượng vật tư tồn kho và tạo lập Phiếu đề nghị cấp vật tư. Một số thông tin cơ bản cần có như: Chủng loại, kích thước, NSX, thông số kỹ thuật, số lượng, ngày đề nghị cấp hàng, địa điểm giao hàng.

2. Tiếp nhận đề xuất: Phòng vật tư tiếp nhận đề xuất và tiến hành kiểm tra nhu cầu vật tư của bộ phận thi công. Nếu đề xuất mua vật tư của bộ phận thi công phù hợp, phòng vật tư sẽ liên hệ nhà cung cấp để lấy báo giá. Nếu tổng giá trị hợp đồng trên 200 triệu thì sẽ cần xin ý kiến của TGĐ. Sau đó phòng vật tư tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng.

3. Thanh toán/ tạm ứng: Phòng kế toán là đơn vị tiếp theo tiếp nhận thông tin. Dựa trên giá trị hợp đồng, quan hệ giữa công ty và nhà cung cấp (NCC), phòng kế toán lên kế hoạch thanh toán/ tạm ứng với NCC.

4. Nhận vật tư: Phòng thi công và đại diện tại công trường theo dõi tiến độ giao hàng của NCC. Khi tiếp nhận vật tư cần kiểm tra chất lượng và đảm bảo đúng yêu cầu. Nếu phát hiện sai sót, cần bàn giao lại NCC và báo cáo về phòng vật tư.

5. Hoàn tất nhận hàng: Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, đại diện tại công trường gửi báo cáo, phản hồi về phòng kế toán, phòng vật tư và phòng thi công.

6. Kết thúc quy trình: Phòng vật tư tiếp nhận phản hồi, lưu trữ lại thông tin và đánh giá về nhà cung cấp để phục vụ cho các lần đặt hàng sau.

Thiết lập quy trình trên Base Workflow

Dựa vào các bước trên, bạn có thể thiết lập quy trình trên phần Base Workflow với hướng dẫn thiết lập cụ thể như sau:

Giai đoạn Người thực hiện Nhiệm vụ cần làm (To-do)Kết quả giai đoạn
1. Đề xuất cấp vật tưP. Thi công– Phiếu đề xuất cấp vật tư (chủng loại, kích thước, NSX, thông số kỹ thuật, số lượng, ngày đề nghị cấp hàng, địa điểm giao hàng)
2. Phòng vật tư tiếp nhậnP. Vật tư– Kiểm tra đề xuất
– Liên hệ NCC lấy báo giá
– File báo giá vật tư
– Tổng giá trị đơn hàng
– Ý kiến phòng Vật tư
3. GĐ/TP duyệtP. Vật tư– Trình ký giám đốc/ trưởng phòng Vật tư– Ý kiến giám đốc/ trưởng phòng Vật tư
4. Đặt vật tư P. Kế toán– Đàm phán với NCC
– Đặt hàng
– Báo cáo kế hoạch thanh toán/ tạm ứng
5. Nhận vật tư P. Thi công, công trường– Kiểm tra chất lượng
– Kiểm tra khối lượng
– Nhận đủ vật tư như theo HĐ
– Cập nhật tình hình nhận hàng
– Đánh giá tiến độ giao hàng
6. Đánh giá NCCP. Vật tư– Đánh giá nhà cung cấp

Sau khi thiết lập trên Workflow, giao diện quy trình trên phần mềm như sau:

*Lưu ý: Tại bước nhận hàng, trong thực tế, nhà cung cấp sẽ trả hàng nhiều lần, thay vì trả hết một lần toàn bộ số lượng đặt. Trong trường hợp này, cách theo dõi quá trình nhận hàng trên phần mềm như sau:

  • Đề xuất cấp vật tư được giữ tại bước “Nhận vật tư” cho tới khi bộ phận tại công trường đã nhận đủ hàng.
  • Tiến trình nhận hàng được cập nhật từng lần trong trường tuỳ chỉnh “Cập nhật tình hình nhận hàng”.
  • Sau khi nhận đủ hàng, đánh dấu hoàn thành to-do “Nhận đủ vật tư như theo HĐ” và chuyển nhiệm vụ sang bước tiếp theo “Đánh giá nhà cung cấp”.

Sau khi nhận vật tư, doanh nghiệp có thể quản lý vật tư bằng các phần mềm quản lý xuất – nhập kho chuyên biệt, hoặc bộ phận kế toán có thể quản lý riêng trên hệ thống file dữ liệu nội bộ.

2. Quy trình thanh toán vật tư

Tại các doanh nghiệp xây dựng, giá trị hợp đồng mua vật tư ít khi được thanh toán hết trong 1 lần, mà chia ra thành nhiều đợt thanh toán. Do đó quy trình lập báo cáo công nợ và thanh toán vật tư của bộ phận kế toán là công việc diễn ra khá thường xuyên. Lưu đồ bên dưới mô tả cụ thể quy trình thanh toán vật tư của một doanh nghiệp xây dựng:

Cụ thể, các bước của quy trình thanh toán như sau:

1. Lập báo cáo vật tư: Định kỳ hàng tuần, các công trường lập phiếu báo cáo vật tư đã tiếp nhận và đạt tiêu chuẩn từ NCC và gửi về phòng vật tư.

2. Kiểm tra và tổng hợp báo cáo vật tư: Phòng vật tư tiếp nhận báo cáo từ các công trường, kiểm tra độ chính xác của báo cáo, sau đó tổng hợp thành file báo cáo vật tư, gửi cho phòng kế toán.

3. Lập báo cáo công nợ & kế hoạch thanh toán: Phòng kế toán tiếp nhận thông tin tổng hợp từ phòng vật tư, lập báo cáo công nợ và đối soát qua các hoá đơn, chứng từ liên quan. Sau đó, dựa trên các yếu tố nội tại và hạn thanh toán, phòng kế toán lập kế hoạch thanh toán công nợ, tạm ứng đặt hàng.

4. Tổng giám đốc duyệt: TGĐ xem xét báo cáo của phòng kế toán và phê duyệt.

5. Thanh toán: Phòng kế toán tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp, đồng thời báo thông tin cho phòng vật tư và đại diện công trường.

Thiết lập quy trình trên Base Workflow

Dựa vào các bước trên, bạn có thể thiết lập quy trình trên phần Base Workflow với hướng dẫn thiết lập cụ thể như sau:

Giai đoạnNgười thực hiệnNhiệm vụ cần làmKết quả giai đoạn
1. Báo cáo vật tư tại công trườngĐại diện công trường– Phiếu báo cáo vật tư
2. Tổng hợp báo cáo vật tưP. Vật tư– Tiếp nhận đủ phiếu báo cáo vật tư từ các công trường
– Làm báo cáo vật tư
– File báo cáo vật tư
3. Làm báo cáo công nợ P. Kế toán– Đối soát hoá đơn, chứng từ
– Lập báo cáo công nợ và kế hoạch thanh toán
– Báo cáo công nợ
– Kế hoạch thanh toán công nợ
4. Tổng giám đốc duyệtTổng giám đốc – Ý kiến TGĐ
5. Thanh toánP. Kế toán– Thanh toán với NCC theo kế hoạch 

Nếu doanh nghiệp bạn đang hoặc dự định sẽ áp dụng quy trình này, bạn có thể tham khảo quy trình trong case study này và tuỳ chỉnh sao cho phù hợp. Và đừng quên sau khi thiết lập xong, hãy lắng nghe ý kiến đóng góp từ các bộ phận, phòng ban tham gia luồng làm việc để tối ưu quy trình của mình trên Base Workflow nhé.

Tagged: