Case study: Theo dõi dữ liệu doanh thu real-time từ Base Workflow và Zapier

Trong bài viết “Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán”, Base đã hướng dẫn bạn setup các giai đoạn cơ bản trong quy trình. Sau khi thiết lập xong, quy trình này sẽ là nơi sinh ra các dữ liệu về thông tin khách hàng & doanh thu từ mỗi khách hàng đó.

Output dữ liệu xuất ra từ Base Workflow có dạng như sau:

Với dữ liệu này, bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế các dashboard theo dõi doanh thu theo thời gian thực để dự báo doanh thu, chủ động các kế hoạch về dòng tiền cho doanh nghiệp mình. Để ra được bảng dữ liệu trên, các bước thiết lập như sau:

Bước 1: Thiết lập quy trinh xử lý hợp đồng và thanh toán trên Base Workflow

Quy trình xử lý hợp đồng bao gồm các bước như lưu đồ dưới đây:

Chi tiết về cách thiết lập, bạn có thể tham khảo lại case study Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán

Bước 2: Quy định các trường tùy chỉnh trong stage “Xác nhận thanh toán” 

Tại bước xác nhận thanh toán của bộ phận kế toán, thiết lập trường tùy chỉnh:

  • Giá trị hợp đồng
  • Ngày thanh toán

Sau khi thiết lập, mỗi khi quy trình chạy, những thông tin trên sẽ được yêu cầu bắt buộc điền khi quy trình chạy tới bước “xác nhận thanh toán”. Những thông tin đó sẽ hiển thị như sau trong Workflow:

Bước 3: Xuất dữ liệu từ workflow về Google Sheet sử dụng Zapier

Đăng nhập vào phần mềm Zapier (https://zapier.com/app/dashboard), tạo zap như sau:

  • Create New zap -> Webhook by Zapier -> Catch hook để lấy webhook url 
  • Quay lại Base Workflow, copy webhook url này vào Webhook JobIn của stage “Xác nhận thanh toán” trên Workflow
  • Chọn hành động khi Zap nhận được dữ liệu là Create Spreadsheet Row
  • Gán các dữ liệu của Workflow vào Spreadsheet. Trong có các trường dữ liệu tương ứng chính cần bắn bao gồm: Tên khách hàng, giá trị thanh toán, ngày thanh toán.

Kết quả sau khi hoàn thành, bạn sẽ có 1 file raw data doanh thu, được cập nhật mỗi khi kế toán xác nhận thanh toán. Từ raw data đó, bạn có thể tiếp tục tạo báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.

Bạn xem hướng dẫn Setup webhook by Zapier tại video sau:

Chúc các bạn thiết lập thành công.

Tagged: