Case study: Theo dõi dữ liệu doanh thu real-time từ Base Workflow và Zapier

Trong bài viết “Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán”, Base đã hướng dẫn bạn setup các giai đoạn cơ bản trong quy trình. Sau khi thiết lập xong, quy trình này sẽ là nơi sinh ra các dữ liệu về thông tin khách hàng & doanh thu từ mỗi khách hàng đó.

Để thu thập dữ liệu về doanh thu trong quy trình này, bạn cần:

  • Bước 1: Thiết lập trường tùy chỉnh về “giá trị thanh toán” và “ngày thanh toán” trong quy trình xử lý hợp đồng & thanh toán
  • Bước 2: Xuất dữ liệu đó về Google Sheet – sử dụng Zapier, để dữ liệu được xuất theo thời gian thực.

Sơ đồ dữ liệu được minh họa cơ bản như hình dưới đây:

Bước 1: Thiết lập trường tùy chỉnh trong workflow

Quy trình xử lý hợp đồng bao gồm các bước như lưu đồ dưới đây:

Tại bước xác nhận thanh toán của bộ phận kế toán, thiết lập trường tùy chỉnh:

  • Giá trị hợp đồng
  • Ngày thanh toán

Sau khi thiết lập, mỗi khi quy trình chạy, những thông tin trên sẽ được yêu cầu bắt buộc điền khi quy trình chạy tới bước “xác nhận thanh toán”. Những thông tin đó sẽ hiển thị như sau trong Workflow:

Những trường dữ liệu trên là cơ sở để xuất được báo cáo doanh thu theo thời gian thực. Để thiết lập báo cáo này, chúng ta thực hiện bước tiếp theo – Xuất dữ liệu ra Google Sheet với Zapier.

Bước 2: Xuất dữ liệu từ Workflow về Google Sheet với Zapier

Chuẩn bị:

  • File Google Sheet đã điền thông tin các cột dữ liệu cần trích xuất (thông tin khách hàng – giá trị thanh toán – ngày thanh toán)
  • Sử dụng công cụ kết nối Zapier: https://zapier.com/app/dashboard

Setup webhook by Zapier. Bạn xem hướng dẫn tại video sau:

Kết quả sau khi hoàn thành, bạn sẽ có 1 file raw data doanh thu, được cập nhật mỗi khi kế toán xác nhận thanh toán. Từ raw data đó, bạn có thể tiếp tục tạo báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.