Case study: Quy trình khai giảng lớp mới – ngành giáo dục

Đặc thù vận hành của một doanh nghiệp giáo dục là mọi công việc đều xoay quanh lịch khai giảng lớp học. Khi kế hoạch tuyển sinh được duyệt, các bộ phận sẽ cần vận hành theo đúng lịch đó, bộ phận kinh doanh cần theo dõi lịch để đảm bảo doanh thu cho công ty, bộ phận chăm sóc học viên cần theo dõi lịch để chủ động trong việc chuẩn bị tổ chức lớp học, đảm bảo chất lượng dịch vụ cho từng học viên. Để làm được điều đó, các quy trình vận hành trong doanh nghiệp cần được chuẩn hoá. Trong bài viết này, Base sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cách chuẩn hoá quy trình bằng cách sử dụng 2 phần mềm Base Request và Base Workflow.

1. Tổng quan về ngành giáo dục

Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp trong ngành giáo dục sẽ bao gồm các bộ phận chức năng cơ bản như sau:

  • Bộ phận kinh doanh: Là bộ phận chịu trách nhiệm việc lên kế hoạch mở lớp, tuyển sinh, đảm bảo doanh thu cho công ty.
  • Bộ phận học thuật: Chịu trách nhiệm về thiết kế giáo trình, nội dung giảng dạy, tìm kiếm giảng viên phù hợp với từng nội dung.
  • Bộ phận giảng viên: Thực hiện việc giảng dạy trực tiếp ở trên lớp theo nội dung mà bộ phận học thuật đã thiết kế.
  • Trợ giảng: Hỗ trợ giảng viên trong việc chuẩn bị tài liệu giảng dạy, theo dõi bài tập về nhà của học sinh, hỗ trợ giảng viên chính dạy phụ đạo cho học sinh… 
  • Giáo vụ: Thực hiện các công việc tổ chức lớp học (sắp xếp phòng học, lịch học, thông báo cho học viên hoặc PHHS các công việc phát sinh suốt quá trình tham gia học tập…) 

2. Các quy trình phổ biến trong ngành giáo dục

Thông thường, một doanh nghiệp ngành giáo dục sẽ cần quản trị các quy trình sau:

  • Quy trình khai giảng lớp mới 
  • Quy trình làm việc với giảng viên: Thay đổi giảng viên, Giảng viên nghỉ việc…
  • Quy trình tổ chức lớp học
  • Quy trình làm việc với học viên: Học bù, học thử…

Quy trình khai giảng lớp mới

Quy trình này được trực quan hoá theo lưu đồ dưới đây:

Cụ thể quy trình gồm có các bước như sau:

  • Lên kế hoạch tuyển sinh: Quy trình bắt đầu khi bộ phận kinh doanh lên kế hoạch khai giảng và tuyển sinh, sau đó đề xuất cho giám đốc duyệt. 
  • Tiến hành tuyển sinh: Khi kế hoạch được duyệt, bộ phận kinh doanh tiến hành tuyển sinh cho đủ chỉ tiêu số học viên một lớp.
  • Sắp xếp giảng viên: Bộ phận học thuật sẽ theo dõi kế hoạch tuyển sinh, nếu đủ số học sinh để mở lớp, bộ phận học thuật sẽ tiến hành sắp xếp lịch học & giảng viên nhận lớp. 
  • Tổ chức lớp: Bộ phận giáo vụ chuẩn bị các công tác tổ chức lớp (thông báo cho học viên ngày giờ học, địa điểm, lập group cho lớp, gửi tài liệu học…)

Thiết lập quy trình trên Request & Workflow

Với quy trình này, bước đề xuất & phê duyệt kế hoạch sẽ được thực hiện trên phần mềm Base Request. Thiết lập nhóm đề xuất “Kế hoạch khai giảng lớp mới” với các trường thông tin như sau: 

  • Tên lớp 
  • Ngày khai giảng 
  • Lịch học
  • Sĩ số dự kiến 

Trong nhóm đề xuất này, người duyệt là Giám đốc, người theo dõi là trưởng bộ phận kinh doanh, trưởng bộ phận giáo vụ và trưởng bộ phận học thuật. Mẫu form đề xuất sau khi thiết lập trên Base Request có giao diện như sau:

Sau khi kế hoạch được duyệt, các bước tiếp theo được thiết lập trên Base Workflow, cụ thể như sau: 

Giai đoạnNgười thực hiệnViệc cần hoàn thànhKết quả giai đoạn
Tiến hành tuyển sinhBộ phận kinh doanh– Tên lớp
– Ngày khai giảng
– Lịch học 
– Sĩ số lớp 
– Danh sách học viên
Sắp xếp giảng viên nhận lớpBộ phận học thuật– Gửi lịch học cho giảng viên 
– Sắp xếp giảng viên  cho từng buổi học
– Danh sách giảng viên tương ứng từng buổi học
Tổ chức lớpBộ phận giáo vụ– Gửi thông tin cho học viên
– Lập group lớp
 – Gửi tài liệu học tập
– Link group lớp 

Trong Workflow này, mỗi nhiệm vụ tương ứng với một lớp. 

Sau khi thiết lập quy trình trên Base Workflow, giao diện của quy trình như sau:

Với quy trình trên, nhà quản lý có thể thấy tổng quan tất cả các lớp đang được tuyển sinh. Đối với từng bộ phận, nhân sự thuộc bộ phận có thể nhanh chóng thấy rõ công việc nào tới giai đoạn của mình xử lý.

Các đề xuất về quy trình trên từ Base, bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy trình doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: