Hướng dẫn tạo quy tắc sử dụng Wework – Giúp team làm quen với phần mềm

Làm thế nào để tạo cho team một thói quen mới – làm việc trên phần mềm, thay vì sử dụng Gmail và Excel để quản lý công việc như trước? Đó có lẽ là trăn trở của hầu hết khách hàng của Base khi bước đầu sử dụng Wework. Hành trình chuyển đổi từ công cụ quản lý công việc truyền thống sang phần mềm không phải là một hành trình dễ dàng, trong bài viết này, Base sẽ giúp bạn có thêm ý tưởng để các thành viên dễ dàng thích nghi với Wework.

Để áp dụng Wework hiệu quả, bạn cần thiết lập những quy tắc cơ bản ban đầu về cách sử dụng Wework, sau đó theo dõi sự chuyển đổi của team trong quá trình sử dụng, lắng nghe và trả lời những thắc mắc của team để điều chỉnh, tối ưu dần phương thức quản lý công việc. Mỗi công ty khác nhau sẽ có những ưu tiên riêng, tuy nhiên những hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn có thêm gợi ý để định nghĩa những quy ước riêng cho team mình. 

1. Quy tắc về nhiệm vụ (task)

Tạo nhiệm vụ

Base gợi ý bạn hãy khuyến khích tất cả mọi người trong công ty đều tạo nhiệm vụ và giao việc trên Wework. Wework sẽ trở thành thói quen khi tất cả mọi người đều làm việc trên phần mềm và trao đổi thông tin qua lại trên đó, tránh để thông tin phân mảnh qua Gmail hay Excel. 

Đặt tên nhiệm vụ

Khi tạo nhiệm vụ, bạn nên đặt tên nhiệm vụ cụ thể, hướng tới hành động cụ thể. Ví dụ, thay vì đặt tên là “Viết bài quảng cáo” hay “thiết kế ấn phẩm”, bạn nên đặt tên cụ thể là “Viết bài [tên nội dung]”, “Thiết kế mẫu banner [tên chủ đề]”, như vậy người nhận việc sẽ không bị bối rối về công việc được giao. Bạn có thể suy nghĩ thêm về việc thiết lập quy tắc đặt tên cho một vài dự án cụ thể, nếu công việc trong dự án có tính chất tương tự nhau. 

Ví dụ: Bạn tạo một dự án “Content Marketing – Sản phẩm A” với mục đích cập nhật việc sản xuất nội dung cho sản phẩm A. Bạn có thể thống nhất với team: Các nhiệm vụ trong dự án này sẽ được đặt theo “Tên bài viết”. 

Tương tự, dự án “Thiết kế – Sản phẩm A” là dự án để cập nhật việc thiết kế ấn phẩm cho sản phẩm A. Bạn có thể quy ước tên nhiệm vụ là [Loại ấn phẩm] – [Nội dung thiết kế]. Như vậy, một nhiệm vụ trong dự án này có thể là Banner website – Khuyến mãi hè 2020, hoặc Poster – Ra mắt sản phẩm mới. 

Giao việc thế nào cho đúng? 

Một nhiệm vụ được giao đúng cách là nhiệm vụ có đầy đủ mô tả nhiệm vụ, ngày tới hạn (deadline), người nhận việc (assignee), người theo dõi (follower), các nhiệm vụ con (subtask) cần hoàn thành. Base gợi ý rằng người giao việc nên mô tả cụ thể bối cảnh và tầm quan trọng của nhiệm vụ, để đảm bảo người nhận việc hiểu yêu cầu của nhiệm vụ. Một vài lưu ý để giao việc đúng cách:

  • Mỗi công việc chỉ giao cho một người – đó là người duy nhất chịu trách nhiệm thực hiện công việc. 
  • Bạn có thể thêm người theo dõi cho công việc đó, đó có thể là người có chuyên môn cao, tham gia tư vấn và hỗ trợ thực hiện công việc cho người nhận việc, hoặc là những người cần nắm bắt được thông tin về tiến độ công việc (quản lý trực tiếp, đồng nghiệp cùng dự án…)
  • Nhiệm vụ cần được thiết lập deadline hợp lý. Bạn có thể thêm cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc, để người nhận việc nắm được họ nên bắt đầu từ thời điểm nào mới kịp hoàn thành công việc.
  • Đính kèm file liên quan (nếu có) để người nhận việc nắm rõ mọi thông tin cần thiết. 

Giao tiếp, cập nhật về nhiệm vụ được giao

Khi ai đó giao việc cho bạn, điều đó có nghĩa là bạn có trách nhiệm thực hiện và hoàn thành công việc đó. Dưới đây là một vài gợi ý để đồng nghiệp/ quản lý của bạn nắm bắt được tiến độ công việc của bạn. 

  • Phản hồi lại công việc được giao, để người giao việc biết rằng bạn đã nhận nhiệm vụ.
  • Nếu bạn có câu hỏi hoặc cập nhật về nhiệm vụ, bình luận trực tiếp vào nhiệm vụ đó.  
  • Nếu bạn muốn đổi/ gia hạn deadline, hãy giải thích lý do tại phần bình luận của công việc.
  • Nếu bạn không thể ưu tiên công việc và hoàn thành đúng hạn, hãy trao đổi với người giao việc và @tag tên đồng nghiệp để hỏi họ có thể giúp bạn không. 
  • Nếu nhiệm vụ có trường tuỳ chỉnh, hãy điền đủ các thông tin được yêu cầu.

Sử dụng subtask 

Khi sử dụng subtask (công việc con), hãy đảm bảo người thực hiện công việc con hiểu rõ bối cảnh của công việc lớn (công việc mẹ). Tránh lạm dụng quá nhiều công việc con, thay vào đó, hãy xác định mức độ cụ thể của các nhiệm vụ để phân loại công việc mẹ – công việc con cho phù hợp. 

2. Quy tắc về dự án (project)

Cách tạo một dự án hiệu quả trên Wework. 

  • Xem xét đặc thù công việc của dự án nên sử dụng dạng danh sách (list) hay dạng bảng (boards).
  • Viết mô tả dự án với mục đích và mục tiêu rõ ràng, để giúp đồng nghiệp và nhân viên hiểu được dự án này để làm gì. 
  • Phân loại công việc thành các nhóm (group task) để phác hoạ rõ ràng các giai đoạn của dự án, hoặc các loại công việc của dự án. 
  • Bạn có thể thiết lập các trường tùy chỉnh để định hướng các thông tin cần có trong từng nhiệm vụ. 

Quản lý một dự án

Khi bạn tạo một dự án, bạn mặc định trở thành Quản lý của dự án đó. Quản lý dự án nên là người giữ cho dự án đó được cập nhật thường xuyên và có báo cáo hàng tuần. 

  • Với mỗi nhiệm vụ được tạo ra, hãy đảm bảo nhiệm vụ đó đã giao cho một người phụ trách, có deadline, nhiệm vụ đã được sắp xếp vào nhóm công việc (group task) phù hợp, đã điền đủ các trường tuỳ chỉnh (nếu có).
  • Nếu nhiệm vụ bị trễ hạn, hãy đốc thúc người phụ trách để họ kịp tiến độ công việc 
  • Thiết lập mốc thời gian (milestones) cho dự án để đảm bảo cả team cùng nỗ lực hoàn thành những cột mốc quan trọng. 
  • Sử dụng tag có nội dung & màu khác nhau để phân loại công việc. 
  • Sử dụng đánh dấu trạng thái “khẩn cấp” hoặc “quan trọng” cho các công việc cần ưu tiên. 
  • Thiết lập tính năng “yêu cầu đánh giá trước khi đánh dấu hoàn thành công việc” để người quản lý nắm bắt được khi nào họ cần xét duyệt nhiệm vụ của thành viên. 

3. Quy tắc về email

Sử dụng email notification

Wework có thể gửi thông báo qua email cho những cập nhật mới trong dự án, nhờ vậy kể cả bạn không mở phần mềm thường xuyên, bạn vẫn nhận được thông báo từ dự án.  

Base gợi ý bạn nên mở thông báo qua email cho đến khi bạn và các thành viên trong team quen với việc check Wework thường xuyên. Bạn có thể bật/ tắt thông báo từ email trong phần cài đặt của dự án. 

Giảm bớt các luồng công việc qua email

Để áp dụng Wework thành công, Base đề xuất teams nên giảm bớt giao – nhận việc, cập nhật thông tin công việc qua email, thay vào đó sử dụng Wework. Email phù hợp để giao tiếp với đối tác bên ngoài tổ chức, hoặc để giới thiệu một công việc mới, nhưng email không phải công cụ phù hợp để lên kế hoạch, quản lý và ưu tiên công việc. Đó là những nhiệm vụ của Wework. 

Đặt ra các quy ước trên sẽ giúp bạn thiết lập sự rõ ràng, minh bạch về cách sử dụng phần mềm, mọi người trong team cũng có thể đóng góp ý kiến về cách làm việc mới sao cho hiệu quả nhất. Bạn có thể tạo một dự án “Làm quen với Wework” – nơi các thành viên có thể tìm hiểu về các tính năng, họ có thể thử tương tác với phần mềm mà không phải lo lắng sẽ “làm sai” với dữ liệu công việc thực tế.

Những gợi ý trên được Base quan sát và đúc kết từ những doanh nghiệp áp dụng Wework hiệu quả. Hy vọng rằng những gợi ý trên có thể giúp hành trình chuyển đổi của team bạn thành công.

Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: