Một những tài sản quý giá nhất mà nhân sự đóng góp cho công ty, chính là kinh nghiệm làm việc của họ tích lũy qua thời gian. Nó không chỉ là những kinh nghiệm thành công mà thậm chí là những sai lầm mắc phải, tất cả đều cực kỳ quý giá. Trong hành trình phát triển của doanh nghiệp, có người sẽ đi, có người sẽ ở lại, nhưng tất cả những gì họ để lại là “Tri thức”. Nhưng lưu trữ tri thức nội bộ như thế nào cho hiệu quả? Và quan trọng nhất là làm thế nào để khuyến khích mọi người chia sẻ với nhau?
Đó là lý do Base mong muốn xây dựng hệ thống Wiki nội bộ để quản lý tri thức doanh nghiệp. Một Internal Wiki (hay Knowledge Base), là một công cụ cần phải có trong mỗi team để quản lý tri thức và những tài liệu quan trọng cho đội nhóm của bạn truy cập. Với Base Wiki, nhà lãnh đạo sẽ có một trợ thủ công nghệ đắc lực giúp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự.
Lợi ích của một ứng dụng quản trị tri thức nội bộ?
- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên: Khi nhân viên cần thông tin để hỗ trợ cho công việc của họ, họ không cần chờ email phản hồi hoặc mất hàng giờ để tự tìm kiếm. Họ có thể dễ dàng tìm kiếm trong kho tri thức nội bộ của công ty.
- Tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý: Trong doanh nghiệp, nhân viên chỉ nên đặt câu hỏi vào lần đầu tiên. Lần thứ hai, câu hỏi đó nên được tìm thấy tại một kho tri thức mà Doanh Nghiệp xây dựng. Bằng cách đúc kết toàn bộ những gì nhân viên cần biết vào Wiki, các nhà lãnh đạo có thể rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên, tiết kiệm thời gian trả lời những kiến thức bị hỏi lặp đi lặp lại.
- Cộng tác nội bộ tốt hơn: Rất khó để tất cả các phòng ban biết nhau đang làm gì. Với Wiki nội bộ, các bộ phận có thể chia sẻ kinh nghiệm và kiến thức của họ với toàn bộ công ty. Ví dụ: nhân viên hỗ trợ khách hàng (customer support) có thể chia sẻ về các yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng, để giúp bộ phận Sales và Marketing hiểu vấn đề thường gặp của khách hàng.
- Tập trung các tri thức quan trọng về một nguồn duy nhất: Internal wiki là nơi nhân viên có thể tìm kiếm tất cả những gì họ cần. Có một nguồn thông tin tin cậy duy nhất là điều vô cùng quan trọng đối với những công ty ở giai đoạn mở rộng quy mô và tăng trưởng.
- Hỗ trợ đào tạo nhập môn cho nhân viên mới: Wiki giúp nhân sự mới làm quen với cách vận hành thường ngày của công ty nhanh hơn khi họ có thể tự đọc/ học thông qua các tài liệu hướng dẫn/bài viết mà những người đi trước đã đúc kết lại.
Base Wiki giúp bạn quản trị tri thức nội bộ như thế nào?
Hệ thống hoá tri thức một cách khoa học
Base wiki giúp bạn linh hoạt tổ chức, sắp xếp các phân mảng tri thức bằng cách tổ chức chúng theo thư mục. Cấu trúc thư mục trong wiki sẽ được sắp xếp theo thứ tự: Wiki book – Category – Article.
Hỗ trợ nhiều chế độ soạn thảo khác nhau
Base Wiki hỗ trợ 3 dạng soạn thảo:
- Markdown mode: Markdown là một ngôn ngữ đánh dấu với cú pháp văn bản thô, được thiết kế để có thể dễ dàng chuyển thành HTML và nhiều định dạng khác sử dụng một công cụ cùng tên. Base wiki hỗ trợ markdown rất tốt, có thể sử dụng làm công cụ quản trị tri thức cho team Developer.
- Editor mode: Editor mode là dạng soạn thảo văn bản tương tự như Google docx, bạn có thể trực tiếp soạn thảo bài viết tại Base wiki.
- File uploads: Ngoài 2 dạng soạn thảo trực tiếp như trên, bạn có thể tải file trực tiếp lên Base Wiki. Các slide hoặc tài liệu của doanh nghiệp sẽ dễ dàng được hệ thống hoá trong Base Wiki với chế độ này.
Cross-article linking tiện lợi và dễ dàng
Tương tự như một trang blog dành cho khách hàng, Base Wiki dành cho nội bộ doanh nghiệp cũng hỗ trợ bạn thiết lập liên kết nội bộ giữa các bài viết, giúp mở rộng kiến thức liên quan cho nhân viên.
Phân quyền theo người dùng giúp bảo mật tri thức nội bộ
Khi tạo một wiki book mới, bạn sẽ được hỏi các thông tin về quyền truy cập đối với mảng tri thức này. Việc này giúp các doanh nghiệp thuận tiện trong việc tạo wiki cho riêng từng bộ phận, sau đó phân quyền truy cập cho nhân viên thuộc bộ phận đó. Tính năng phân quyền này vừa giúp nhân viên có đủ thông tin hỗ trợ công việc trong quyền hạn của họ, vừa bảo vệ thông tin/ tri thức nội bộ của doanh nghiệp.
Giải pháp quản trị tri thức nội bộ Base Wiki tích hợp trên cùng nền tảng với tất cả các sản phẩm khác của Base, áp dụng cùng với hệ thống notification & chat nội bộ, giúp việc nhận thông báo, tương tác và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp vô cùng dễ dàng.
Ai cũng biết việc xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, tuy nhiên giải bài toán này không hề dễ dàng trong một thời gian ngắn. Với Base Wiki, chúng tôi hy vọng rằng các doanh nghiệp sẽ có một điểm xuất phát hoàn hảo để bắt đầu xây dựng và tích luỹ tri thức nội bộ của chính mình.
Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng phần mềm Base Wiki, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!
