Phương pháp quản trị của Base Goal trong thiết lập mục tiêu doanh nghiệp

Xây dựng một tổ chức mà mọi người gắn kết lẫn nhau, cùng hướng tới một mục tiêu chung để doanh nghiệp phát triển là một việc không dễ dàng. Theo báo cáo của Gallup, 95% nhân viên khi đến công ty không biết mục tiêu của mình là gì, 50% nhân viên bị mất động lực trong khi làm việc và luôn luôn sẵn sàng rời đi. Đây quả thực là một con số đáng giật mình. Khi người lãnh đạo doanh nghiệp không thể giúp nhân viên trả lời được câu hỏi mục tiêu của công ty đang là gì, và họ sẽ đóng góp như thế nào cho mục tiêu đó, doanh nghiệp đã đánh mất phần lớn cơ hội để khai thác và phát triển tiềm năng đội ngũ nhân sự của mình. Điều đó đồng nghĩa với việc khó duy trì sự tăng trưởng của công ty một cách bền vững.

Trong suốt hành trình tăng trưởng từ 20 tới 250 nhân sự, Base từng nghiên cứu các mô hình quản trị mục tiêu khác nhau và áp dụng cho chính mình, để học được rằng doanh nghiệp muốn tăng trưởng thực sự cần một phương pháp quản trị thực chiến toàn diện. Trong bài viết này, Base mong muốn chia sẻ những phương pháp đó, và cách Base quản trị mục tiêu trong suốt quá trình phát triển của mình.

OKR, KPI và những điểm khác nhau trong phương pháp quản trị

OKR là một tư tưởng quản trị được bắt nguồn từ Intel, sau đó được John Doers mang về và áp dụng tại Google. Ngày nay, OKR là phương pháp quản trị được áp dụng bởi những công ty hàng đầu trên thế giới. OKR (Objective & Key Result) được thiết kế với một tư duy đơn giản: “Tất cả mục tiêu phải cụ thể và có thể đo đạc bằng các kết quả rõ ràng”.

Những giá trị quan trọng nhất trong triết lý của OKR: 

  • Rõ ràng và minh bạch: Bất kỳ ai trong công ty cũng biết mục tiêu của mình và mục tiêu của tổ chức. Quan trọng hơn cả, ai cũng có thể biết được mục tiêu của người khác. Phương pháp này tạo ra một sự minh bạch tuyệt đối trong công ty.
  • Tập trung sức mạnh và sự cam kết của cả đội nhóm: Tính kết nối trong phương pháp quản trị OKR yêu cầu mọi hoạt động của từng cá nhân và bộ phận đều phải liên kết với mục tiêu mà công ty đang hướng đến. Mỗi cá nhân cần thấy và hiểu được sự gắn kết sứ mệnh dài hạn của công ty với từng việc thực thi hàng ngày. 
  • Nâng cao tính chủ động (ownership) của nhân viên: Tiềm năng phát triển của mỗi cá nhân đều rất lớn, nếu mục tiêu chỉ một chiều từ cấp trên giao xuống thì nhân sự sẽ khó thể phát triển đúng với năng lực của mình, hoặc họ sẽ mất đi sự chủ động. Theo triết lý quản trị OKR, quản trị không phải là giao việc một chiều từ trên xuống, mà là sự tương tác hai chiều giữa nhà lãnh đạo và nhân viên, cả hai cùng xây dựng một mục tiêu và cam kết đạt mục tiêu đó thông qua các kết quả then chốt cụ thể. Việc nhân sự biết khả năng của mình tới đâu, biết mình có thể làm được đến đâu, còn có thể phát triển nữa hay không là điều rất quan trọng. Thông qua việc đặt mục tiêu, nhà quản trị có thể khai thác tiềm năng đội ngũ nhân sự của mình, đồng thời giúp nhân viên làm việc có mục tiêu, có động lực để phát triển.
  • Đưa ra cách thức hoàn thành mục tiêu (how): OKR không chỉ là một cách thức quản trị, mà nó còn cung cấp một lối tư duy định hướng cách thức chúng ta hoàn thành một việc như thế nào. OKR không chỉ đặt một mục tiêu xa vời (objective) mà luôn đi kèm với cách thức hoàn thành thông qua các kết quả then chốt (Key result), nhân viên cam kết với mục tiêu và chủ động đạt những kết quả then chốt.

Tại sao hầu hết các doanh nghiệp đều thất bại khi áp dụng OKR?

OKR áp dụng thành công tại Google đã truyền cảm hứng cho các nhà quản trị trên toàn thế giới. Tuy nhiên, thế giới chỉ có một Google, và các doanh nghiệp Việt khi lặp lại mô hình đó đã trải qua rất nhiều “đau thương”. Base cũng từng áp dụng OKR và cũng từng vấp phải những thất bại.

  • Về khía cạnh con người, không phải công ty nào cũng có được những người giỏi nhất như Google. Kỷ luật, văn hóa làm việc và sự cam kết, chúng ta còn đang cách những công ty hàng đầu thế giới một khoảng cách quá xa.
  • Về phương pháp, áp dụng OKR không dễ dàng, bởi sự khó khăn từ cách thức đặt mục tiêu tới thực hiện mục tiêu. Để làm đúng “nguyên tắc OKR” là rất khó. Thế nào là O phải aspirational (truyền cảm hứng), còn KR thì measurable (phải đo lường được)? KR của người này thường lại là O của người khác? Nhưng doanh nghiệp không có quá nhiều thời gian để thử sai và thất bại, doanh nghiệp không thể chờ vài tháng hoặc vài quý để học được cách áp dụng OKR đúng đắn. Do đó, hầu hết doanh nghiệp phải áp dụng cả OKR lẫn KPI đồng thời.

Những nhầm lẫn thường gặp khi áp dụng KPI

KPI – viết tắt của Key Performance Indicator – là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI được sử dụng như một công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức – hiệu quả đó được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,…

Nhầm lẫn thường thấy của các nhà quản trị khi sử dụng KPI là coi KPI như một mục tiêu. Theo đúng nghĩa, KPI chỉ là một con số đo lường, chứ không phải là mục tiêu. Cách áp dụng sai lầm này sẽ dẫn tới những tình huống quen thuộc như sau: Một nhân viên được giao KPI 200 triệu doanh thu/ tháng, tuy nhiên nhân viên đó sẽ không biết tại sao phải đạt con số 200 triệu, con số đó đóng góp gì cho mục tiêu lớn của công ty, và bằng cách nào đạt được 200 triệu. KPI không giải thích được điều này bởi vì KPI là chỉ là một con số, con số đó không thể tự nó giải thích được câu hỏi tại sao và làm cách nào để đạt được. Ở khía cạnh này, OKR lại làm rất tốt, và muốn mục tiêu thành hiện thực thì nhân viên cần phải hiểu được mục tiêu đó.

Với Base Goal, chúng tôi giúp các doanh nghiệp có thể áp dụng đồng thời triết lý quản trị của OKR và KPI, trong đó KPI được sử dụng như một bộ chỉ số đo lường và OKR là cách thức để hoàn thành mục tiêu, giúp mọi người có tính chủ động, tính cam kết khi họ được tự đưa ra mục tiêu của mình.

Base Goal – Ứng dụng quản trị mục tiêu toàn diện

Doanh nghiệp có thể bắt đầu xây dựng bộ quản trị mục tiêu của mình, đơn giản bằng cách thiết lập toàn bộ các chỉ số đo lường chính. Doanh nghiệp cần đo lường cái gì thì sẽ đưa chỉ số đó vào Base Goal. Tiếp theo, bạn cần thiết lập các business unit chịu trách nhiệm thực thi mục tiêu của mình (công ty, bộ phận, team, cá nhân…), sau đó thiết lập các chu kỳ cho mục tiêu (theo tháng, quý hay năm).

Speed is everything: Tốc độ hoàn thành quan trọng hơn việc đặt mục tiêu

Xây dựng kế hoạch rất mất thời gian, nên mọi người thường bị xao nhãng trong việc hoàn thành kế hoạch đã đặt ra. Điều này thường xảy ra với các doanh nghiệp áp dụng OKR. Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi muốn đảm bảo rằng tốc độ hoàn thành cần được ưu tiên hơn việc đặt mục tiêu. Mọi người cần thực sự hoàn thành những gì đặt ra dù mục tiêu có thay đổi qua thời gian.

Chúng tôi đặt ra một câu hỏi là: Làm thế nào mục tiêu có thể được hoàn thành một cách tốt nhất? Qua trải nghiệm và học hỏi từ các doanh nghiệp khách hàng, chúng tôi nhận ra rằng, thứ giúp cho nhân viên hoàn thành mục tiêu tốt nhất đó là để họ thực thi theo từng team. Team là một nhóm bạn làm việc cùng nhau hàng ngày, họ trao đổi học hỏi từ nhau, và có thể cạnh tranh với nhau một cách lành mạnh. Team khác với tổ chức, một tổ chức thì quá lớn và không phải ai cũng làm việc hàng ngày với nhau. Khi làm việc theo team, khả năng thực thi và hoàn thành mục tiêu của mỗi thành viên trong team sẽ cao hơn nhiều lần.

Với Base Goal, team và từng cá nhân có thể chủ động đưa ra mục tiêu của mình, ngay cả khi nó chưa gắn với mục tiêu của doanh nghiệp. Tại sao điều này quan trọng? Khi triển khai hệ thống quản trị mục tiêu, chúng tôi và các khách hàng thường gặp một vấn đề giống nhau, đó là độ trễ khi xây dựng cả một cây mục tiêu lớn của toàn công ty. Thế nhưng việc thực thi thì luôn cần diễn ra hàng ngày và nhân viên không thể chờ kế hoạch từ trên xuống rồi mới bắt đầu làm việc, do đó với Base Goal, chúng tôi thiết kế để từng cá nhân và team có thể chủ động đặt mục tiêu cho riêng mình, điều này sẽ tạo ra một động lực lớn cho nhân viên khi họ có thể chủ động và cam kết với những gì họ muốn làm.

Get things done: Người lãnh đạo cần giúp nhân viên hoàn thành mục tiêu

Khi đặt mục tiêu chúng ta thường rất dễ quên đi câu hỏi “How” – Làm cách nào đạt được mục tiêu, mà chúng ta chỉ tập trung vào câu hỏi “What” – Mục tiêu là gì? Khi một mục tiêu đặt ra nhưng không rõ phải đạt được bằng cách nào thì đó là một mục tiêu mơ hồ. Giúp nhân viên trả lời câu hỏi “how” là cách mà nhà quản lý có thể giúp nhân viên của mình trưởng thành qua thời gian, giúp họ hiểu rõ đâu là những việc nên làm để hoàn thành mục tiêu đặt ra. Một tổ chức cần phải get thing done hơn là chỉ đưa ra những chiến lược. Do đó với Base Goal, chúng tôi muốn giúp các doanh nghiệp có cách thức tốt nhất để hoàn thành mục tiêu, hơn là chỉ đặt mục tiêu.

Mỗi nhân viên đặt ra mục tiêu trong Base Goal đều phải trả lời câu hỏi How – làm thế nào để đạt được mục tiêu đó?

Đánh giá mục tiêu để đảm bảo chất lượng

Speed is everything, but not at the expense of quality of execution – Robert Cooper

Ngay cả khi chúng ta đã có kế hoạch thực hiện mục tiêu (how), và nhà quản lý đã giúp nhân viên xây dựng kế hoạch hành động thì vẫn có một thứ ảnh hưởng đến độ trễ, đó là chất lượng của mục tiêu và chất lượng của kế hoạch hành động. Nếu bạn muốn giúp đội ngũ của bạn trưởng thành, thì bạn cần giúp nhân viên của mình xác định “How” tốt hơn qua thời gian. Bên cạnh đó, khi chúng ta trao cho team sự chủ động tự thiết kế mục tiêu của mình, thì tất cả những điều này cần phải được đánh giá. Vì ngay cả khi chúng ta coi trọng tốc độ hoàn thành mục tiêu thì chúng ta vẫn cần đảm bảo chất lượng thực hiện mục tiêu đó. Do đó sẽ có những yếu tố cần được đánh giá như:

  • Mục tiêu có đủ thử thách đối với nhân viên ở vị trí đó hay không? Ví dụ: Một bạn ở vị trí senior, nhưng chỉ đặt mục tiêu ngang bằng một bạn ở vị trí junior, thì mục tiêu đó không hề mang tính thử thách.
  • Kế hoạch hành động của bạn ấy có đủ chất lượng, để đảm bảo rằng khi hoàn thành được kế hoạch thì sẽ đạt được mục tiêu hay không?

Chúng tôi xây dựng Base Goal để giúp các doanh nghiệp đánh giá mục tiêu theo 2 cách: Tự đánh giá (Self-review) hoặc Quản lý đánh giá (Manager review). Đối với quản lý đánh giá, quản lý review và chấm điểm lại hiệu suất làm việc thực tế của nhân viên. Đối với tự đánh giá, nhân viên có thể tự chấm điểm về mức độ tự tin hoàn thành mục tiêu. Các bạn nhân viên có thể chọn một trong ba trạng thái: Bạn cảm thấy tự tin, cảm thấy chút lo lắng, hoặc không tự tin.

Đây là một tính năng mà chúng tôi tin rằng rất tinh tế trong trải nghiệm quản trị nhân sự. Đôi khi trong quá trình làm việc, các nhà quản lý bị đứt kết nối với nhân viên và khó nắm bắt được những vấn đề phát sinh khi nhân viên làm việc. Trong khi đó, nhân viên lại rất ngại khi thông báo với quản lý rằng họ cần được giúp đỡ, hoặc đang gặp vấn đề gì đó không thể hoàn thành được mục tiêu. Base Goal sẽ hỗ trợ các nhà quản lý theo dõi được tình trạng đó. Khi nhân viên được hỏi là “Em có cần quản lý của em hỗ trợ hay không?” và bạn nói rằng “em không tự tin lắm”, chúng ta hiểu rằng, khi đó nhân viên đã giơ một cái cờ trắng, và đó là dấu hiệu để các nhà quản lý “xắn tay áo lên” và giúp nhân viên của mình. Với phương thức này, chúng ta có thể phát huy tính cộng tác của cả tổ chức, cùng hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện mục tiêu chung.

Khả năng tích hợp toàn diện

Base Goal là một ứng dụng nằm trong Base Platform, do đó các dữ liệu được thống nhất và tích hợp một cách toàn diện. Ví dụ: Base Goal có thể tích hợp với phần mềm quản lý công việc Base Wework, khi một công việc được hoàn thành trên Wework, tiến độ hoàn thành mục tiêu sẽ được cập nhật trên Base Goal, và khi một mục tiêu được hoàn thành, Base Bot sẽ giúp cập nhật kết quả đó cho toàn công ty thông qua Base Message.

Liên kết toàn diện các mục tiêu trong tổ chức

Khi nhắc tới mục tiêu như một thứ quan trọng để kết nối nguồn lực sức mạnh của tổ chức, sẽ tới lúc chúng ta phải giải quyết một bài toán rất quan trọng là Liên kết các mục tiêu. Bởi chúng tôi đề cao việc hoàn thành mục tiêu hơn việc viết ra kế hoạch, nên Base Goal được thiết kế để doanh nghiệp có thể ưu tiên việc thực thi hơn thiết lập liên kết, các mục tiêu không cần phải thiết lập liên kết ngay từ đầu, tuy nhiên dưới góc nhìn quản trị, chúng ta không quên điều này.

Ở Base Goal, các mục tiêu có thể liên kết với nhau rất dễ dàng và linh hoạt.

  • Liên kết theo cấu trúc điều hành doanh nghiệp Cá nhân/ Team/ Bộ phận/ Công ty
  • Liên kết chéo giữa các mục tiêu công ty
  • Liên kết chéo mục tiêu bộ phận từ các chu kỳ khác nhau
  • Bạn có thể đặt mục tiêu mà không liên kết. Cá nhân và team hoàn toàn có thể đặt những mục tiêu công việc không liên kết với mục tiêu chung, ví dụ như các mục tiêu phát triển bản thân và nâng cao năng lực…

Khi thiết lập liên kết, Base Goal sẽ giúp doanh nghiệp liên kết tự động các chỉ số chính:

  • Tự động tổng hợp các mục tiêu được đo đạc theo các chỉ số chuẩn (KPIs)
  • Nhìn được sự thay đổi có tính kế thừa
  • Tự động liên kết giữa mục tiêu tháng vào mục tiêu quý

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ cần một hệ thống quản trị mục tiêu nhất quán để giúp nhân viên trả lời câu hỏi “hôm nay bạn đến công ty để làm gì và họ sẽ đóng góp như thế nào cho mục tiêu đó”. Hy vọng rằng bài viết của Base đã giúp ích cho doanh nghiệp bạn trong việc xây dựng và áp dụng mục tiêu cho công ty.

Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: