Phân quyền như thế nào cho đúng: Khi sếp là điểm tắc nghẽn trong quy trình?

Phân quyền như thế nào cho đúng: Khi sếp là điểm tắc nghẽn trong quy trình?

Hãy tưởng tượng, các luồng công việc vận hành trong công ty giống như một dòng chảy. Người ra quyết định trong công ty (sếp) chính là người chịu “lưu lượng” công việc nhiều nhất, bởi mọi kế hoạch, đề xuất đều phải qua sếp phê duyệt mới được tiến hành thực thi. Điều này khiến sếp vô tình trở thành điểm tắc nghẽn trong quy trình. Hãy liên tưởng tình huống này tới hình ảnh nút cổ chai (bottleneck), nút cổ chai ở đâu thì luồng công việc qua đó sẽ chảy chậm. Lưu lượng công việc trong công ty bằng đúng lưu lượng chảy qua nút cổ chai đó. 

Giả sử, trong công ty chỉ có một mình CEO quyết định hết tất cả mọi thứ, CEO không giao quyền cho các cấp quản lý bên dưới, thì mọi luồng công việc đều bị tắc ở CEO. Sếp chưa đưa ra quyết định, mọi công việc ở công ty đều bị chững lại và không giải quyết được. Nhìn vào ảnh trên, ta có thể thấy doanh nghiệp dù có mở rộng quy mô, xây dựng quy trình cho nhân viên tốt đến đâu, nhưng nút cổ chai ở phần phê duyệt/ ra quyết định vẫn tắc, thì về cơ bản việc vận hành công việc vẫn chậm. 

Để giải quyết nút thắt này trong quy trình, câu trả lời nằm ở bài toán phân quyền (phân bổ quyền quyết định). Nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần giao quyền cho các cấp quản lý bên dưới và quản trị hệ thống ra quyết định đó. Việc phân quyền là để đảm bảo không có ai/bộ phận nào là điểm gây tắc nghẽn trong bộ máy doanh nghiệp, đảm bảo sự linh hoạt và ra quyết định nhanh chóng của tổ chức. Đây cũng bài toán mà Base Request mong muốn giải quyết giúp các nhà quản trị – Làm sao để quản trị hệ thống phân quyền trong doanh nghiệp, hạn chế các điểm tắc nghẽn trong khâu ra quyết định trong tổ chức?

Một hệ thống phân quyền tốt sẽ giúp chủ doanh nghiệp trả lời được 4 câu hỏi:

  • Đâu là điểm tắc nghẽn? Trong quy trình làm việc hàng ngày, nơi nào xảy ra sự chậm trễ, thời gian hoàn thành bị kéo dài, hoặc xuất hiện tình trạng “nút cổ chai” (công việc bị chất đống, ứ đọng), đó là những điểm tắc nghẽn cần giải quyết để bộ máy hoạt động trơn tru. Việc phân quyền cần đảm bảo cho lưu lượng công việc chảy hài hòa qua các cấp, không có điểm thắt, điểm tắc, không bị dồn tại một nơi mà như một dòng chảy xuyên suốt. 
  • Phân đúng người đúng việc chưa? Giống như trò chơi xếp hình, việc của bạn là ghép những mảnh ghép vào nơi chúng vừa vặn một cách tự nhiên, chứ không phải cố nhét vào. Nhân sự sẽ làm việc hiệu quả và hạnh phúc nhất khi họ được đặt vào nơi họ có thể phát huy tối đa điểm mạnh của chính mình.
  • Người thường xuyên tiếp xúc với vấn đề có đủ thẩm quyền để giải quyết không? Sếp chưa chắc đã là người giải quyết vấn đề tốt nhất, thay vì tự mình giải quyết mọi việc, hãy trao quyền cho những người tiếp xúc với vấn đề thường xuyên nhất. Điểm khó nhất ở việc giao quyền này là bạn cần quyết định ai được làm gì, không được làm gì, quyền hạn ra quyết định tới đâu.
  • Những nhân sự chủ chốt là ai, nhân sự chủ chốt rời đi có ảnh hưởng đến công ty như thế nào? Một nhân sự chủ chốt trong team có thể xử lý hầu như mọi thứ, thay sếp giải quyết hầu hết vấn đề phát sinh, nhân sự như vậy sẽ sớm khiến cả công ty phụ thuộc vào họ. Nhân sự đó trở thành “chốt trục bánh xe”, khi họ vắng mặt, bánh xe ngừng quay, cả công ty bị đình trệ. Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong tình huống đó, hãy cảnh giác bởi doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối lớn nếu nhân sự đó rời đi. Tổ chức cần phải chạy mà không phụ thuộc vào bất kỳ cá nhân nào cả. Doanh nghiệp cần có một hệ thống để làm được việc đó. 

Trong tháp nhu cầu của doanh nghiệp, sau khi công ty đã thoả mãn nhu cầu về doanh thu và lợi nhuận, doanh nghiệp sẽ sinh ra nhu cầu về thứ bậc ở tầng thứ ba của tháp. Lúc này, doanh nghiệp muốn phát triển cần tạo ra trật tự trong tổ chức, nhằm đảm bảo bộ máy chạy trơn tru, đều đặn. Một hệ thống phân quyền tốt sẽ tạo ra một cỗ máy chạy đều đặn, chính xác như một chiếc đồng hồ. Chúng tôi mong muốn rằng Base Request sẽ giúp các doanh nghiệp thiết lập được hệ thống phân quyền này và củng cố sức mạnh của toàn doanh nghiệp.

Ma trận phân quyền – Thiết lập thứ bậc ra quyết định trong doanh nghiệp. 

“Ma trận phân quyền” là một biểu mẫu đơn giản giúp trực quan hoá hệ thống phân quyền, thứ tự ra quyết định của tổ chức, từ đó giúp bạn nhìn nhận đúng về những điểm tắc của doanh nghiệp. Biểu mẫu này giải quyết được phần khó nhất của phân quyền, đó là quyết định ai được làm gì và không được làm gì, quyền hạn ra quyết định tới đâu. Ma trận phân quyền là một biểu mẫu do khách hàng của Base thiết kế và áp dụng khi sử dụng phần mềm Base Request. 

Bạn có thể xem đầy đủ tại file đính kèm sau đây: Ma trận phân quyền

Trong ma trận này, một đề xuất như “Đề xuất tăng lương” sẽ được quy định như sau: Đề xuất được tạo ra bởi bộ phận C&B, được duyệt bởi CEO, các bộ phận Tài chính và kế toán cần được theo dõi đề xuất này để nắm thông tin. Trong một đề xuất khác như “Xin nghỉ phép”, thì CEO chỉ cần là người theo dõi, còn người ra quyết định duyệt đề xuất là bộ phận C&B (thuộc phòng nhân sự). Như vậy, quy trình ra quyết định được thể hiện một cách trực quan – đề xuất nào được tạo bởi ai, duyệt bởi ai, ai cần theo dõi, ai cần nhận báo cáo hay cho ý kiến.

Sau khi thiết kế hệ thống phân quyền theo biểu mẫu trên, bước tiếp theo, bạn cần đưa những quy định trên vào việc vận hành hàng ngày của doanh nghiệp. Bằng cách thiết lập hệ thống đề xuất trên phần mềm Base Request, mỗi quyết định đưa ra sẽ được thông qua tất cả các bộ phận liên quan, theo thứ bậc mà bạn quy định

Đọc thêm: Làm thế nào để doanh nghiệp tiến lên giai đoạn tự vận hành mà không phụ thuộc vào chủ doanh nghiệp?

Base Request giúp thiết lập hệ thống phân quyền như thế nào?

Phân loại các nhóm quyết định trong doanh nghiệp thành từng nhóm đề xuất: Có rất nhiều các quyết định mà sếp cần thực hiện hàng ngày. Đối với bộ phận kế toán tài chính, đó có thể là duyệt ngân sách cho từng phòng ban, duyệt báo giá mua hàng, duyệt tạm ứng… Đối với bộ phận nhân sự, các quyết định thường gặp sẽ liên quan tới việc duyệt đề xuất tuyển dụng, duyệt đề xuất nhân viên mới vào thử việc, duyệt nghỉ phép… Base Request giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phân loại các nhóm quyết định trên theo từng phòng ban, hoặc theo từng nhóm nghiệp vụ chuyên môn trong doanh nghiệp.

Trao quyền cho người xét duyệt ở từng nhóm đề xuất: Lợi ích của việc phân loại quyết định theo từng nhóm là bạn có thể trao quyền quyết định cho cấp dưới theo từng loại quyết định cụ thể. Tuy nhiên, việc ra quyết định của cấp dưới vẫn luôn nằm trong tầm kiểm soát của nhà lãnh đạo, Base Request được thiết kế để bạn có thể thiết lập quy tắc xét duyệt theo quy trình vô cùng chặt chẽ, quy trình này sẽ quy định thứ bậc quyết định của những nhân sự tham gia.

Thiết lập hệ thống phân quyền bằng cách thiết lập quy tắc xét duyệt trong Base Request:

  • Xử lí đồng thời: Khi bạn thiết lập quy tắc này, bất kỳ ai trong số “những người xét duyệt” đều có thể xử lí đề xuất trước, nhưng bắt buộc tất cả phải ra quyết định thì đề xuất mới được thông qua.
  • Xử lí lần lượt: Với quy tắc này, những người xét duyệt sẽ phải xử lí theo thứ tự, ai được tag trước sẽ xử lí trước.
  • Chỉ cần một người duyệt: Trong những người xét duyệt, chỉ cần một người xử lí là đề xuất được thông qua.

Cam kết loại bỏ điểm tắc nghẽn bằng việc thiết lập thời hạn xét duyệt (SLA): Số giờ quy định để xử lý đề xuất này, con số này thể hiện cam kết của công ty trong việc xử lí một vấn đề.

Sau khi thiết lập xong, một mẫu đề xuất có giao diện như sau:

Sau khi thiết lập xong hệ thống phân quyền trên Base Request, bạn có thể theo dõi quá trình ra quyết định trong bộ máy doanh nghiệp của mình, từ đó tiếp tục tối ưu, loại bỏ những điểm tắc nghẽn trong quy trình của mình.

Giao diện quản lý tổng quan tất cả đề xuất của phần mềm Base Request

Phát hiện và tối ưu điểm tắc nghẽn qua báo cáo của Base Request 

1. Tối ưu điểm tắc nghẽn về thời gian

Để phát hiện điểm tắc về thời gian, bạn cần thiết lập SLA cho mọi nhóm đề xuất. SLA là thời lượng tối đa được phép để xử lý một đề xuất, con số này thể hiện cam kết của công ty trong việc xử lí một vấn đề. Trên thực tế, thời gian xử lý có thể nhiều hơn thời gian mà doanh nghiệp cam kết. So sánh giữa thời gian xử lý trung bình (median SLA) với thời gian xử lý mặc định (SLA) sẽ giúp doanh nghiệp có “cảm giác” về điểm tắc ở thời gian, từ đó tìm hiểu thêm nguyên nhân ở các quy trình này và đưa ra cách giải quyết hợp lí.

Dưới đây là giao diện báo cáo thống kê theo nhóm đề xuất. Hãy nhìn vào con số thời gian xử lý trung bình (median SLA) so với thời gian xử lý mặc định (SLA). Ví dụ: một đề xuất “thanh toán công tác phí” chỉ được phép xử lý trong 24 giờ, tuy nhiên thời gian thực tế lên tới 142 giờ, như vậy, đây có thể là một điểm tắc nghẽn mà bạn cần tìm hiểu nguyên nhân để giúp quy trình duyệt thanh toán diễn ra nhanh hơn.   

Giao diện Báo cáo thống kê theo nhóm đề xuất

2. Tối ưu điểm tắc nghẽn về con người

Để phát hiện những điểm tắc nghẽn về con người, bạn có thể sử dụng báo cáo thống kê theo người dùng. Báo cáo này cho biết thông số của những nhân sự tham gia quá trình xét duyệt đề xuất, thông số trên báo cáo gồm có:

  • Tên người xử lý
  • Số liệu theo hành động của người ra quyết định: đã xử lý bao nhiêu đề xuất, đã đồng ý/ từ chối bao nhiêu đề xuất, còn bao nhiêu đề xuất đang chờ xử lý?
  • Thời gian xử lý đề xuất trung bình của nhân sự này là bao nhiêu? 

Giao diện Báo cáo thống kê theo người dùng

Qua báo cáo, bạn có thể xem xét những vấn đề sau:

  • Những ai phải xử lý nhiều đề xuất nhất?
  • Thời gian trung bình mà người đó cần để đưa ra quyết định là bao lâu?
  • Đối chiếu với ma trận phân quyền, những đề xuất người đó cần xử lý có mức độ quan trọng như thế nào?

Từ những dữ liệu trên, bạn có thể xem xét về việc trao quyền sao cho hợp lý với các cấp quản lý, để giảm thiểu khối lượng công việc dồn vào một người ra quyết định.

Như vậy, với Base Request bạn có thể quản lý hệ thống phân quyền, kiểm soát toàn bộ những đề xuất phát sinh trong nội bộ, sửa chữa những điểm tắc nghẽn trong quá trình ra quyết định của doanh nghiệp.

Hy vọng bài viết trên đã giúp khách hàng của Base có thêm gợi ý về cách chuẩn hoá quy trình bằng phần mềm. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: