Sử dụng Base Inside trong Truyền thông nội bộ – Làm thế nào để xây dựng một doanh nghiệp hạnh phúc?

Khi bước vào một doanh nghiệp, chúng ta có thể cảm nhận được rằng đó là một doanh nghiệp hạnh phúc hay một doanh nghiệp đang có rất nhiều vấn đề trong nội bộ. Nếu một doanh nghiệp có những nhân viên hạnh phúc, công ty đó sẽ có những cơ hội phát triển hơn các doanh nghiệp khác.

Làm thế nào để biết một doanh nghiệp có hạnh phúc hay không?

Chúng tôi thường hỏi các bạn ứng tuyển vào Base rằng: Sứ mệnh của công ty cũ của bạn là gì? Một câu hỏi mà chúng tôi nghĩ nói nên rất nhiều điều. Câu hỏi này sẽ dẫn tới 2 trường hợp xảy ra: Hoặc là bạn đó sẽ rất lúng túng không biết nên trả lời thế nào, hoặc là bạn đó sẽ trả lời rõ ràng ngay lập tức. Một sứ mệnh hay tầm nhìn rõ ràng là kết quả trực tiếp từ cách lãnh đạo doanh nghiệp. Nó phụ thuộc vào cách vận hành doanh nghiệp liệu có nói cho bạn ấy biết: bạn đó làm việc vì giá trị gì hay mục đích gì hay không?

Một doanh nghiệp hạnh phúc là một doanh nghiệp mà mọi người được gắn kết với sứ mệnh chung. Làm thế nào các doanh nghiệp có thể dùng truyền thông nội bộ để giúp mọi người gắn kết với nhau và với sứ mệnh của công ty? Đó là câu chuyện chúng tôi muốn kể hôm nay – giúp các doanh nghiệp gắn kết với nhau bằng giải pháp Base Inside – Mạng truyền thông nội bộ dành cho doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp trên thế giới đã sử dụng công nghệ trong truyền thông nội bộ như thế nào?

Yammer là công ty đầu tiên định hình khái niệm Enterprise Social Network – mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp. Yammer ra đời cách đây 10 năm trước, khi Facebook đang dần trở nên phổ biến trên toàn thế giới. Khi đó, mọi người nói rất nhiều về mạng xã hội, về gắn kết con người, gắn kết bạn bè. Điều đó ảnh hưởng tới các doanh nghiệp, họ cũng muốn mang sự gắn kết đó vào chính doanh nghiệp của mình. Các doanh nghiệp đều tin rằng nếu làm được việc đó thì việc trao đổi nội bộ trở nên tiện lợi và dễ dàng. Đó là câu chuyện của Yammer cách đây hơn 10 năm (2008), nhưng đến năm 2011 thì Yammer đã nhanh chóng bị mua lại bởi Microsoft với giá 1.2 tỷ.

Câu hỏi đặt ra là: Tại sao một mạng xã hội nội bộ được sử dụng bởi 70% các công ty hàng đầu thế giới trong danh sách S&P 500, công cụ đã tiên phong định hình khái niệm Enterprise Social Network – một doanh nghiệp có sức ảnh hưởng lớn như vậy mà chỉ trong thời gian ngắn đã nhanh chóng thất bại?

Có 2 nguyên nhân chính:

Thứ nhất, mọi người không biết sử dụng mạng xã hội nội bộ vì mục đích gì. Một số doanh nghiệp thì coi mạng xã hội là nơi để quản lý công việc và làm việc trên đó, một số khác thì coi mạng xã hội là nơi để mọi người nói chuyện với nhau. Hãy nhớ về cách chúng ta dùng Facebook, chúng ta dùng Facebook dưới góc độ cá nhân và có thể chia sẻ bất kỳ thứ gì trên đó. Nhưng trong một mạng xã hội doanh nghiệp, ai sẽ là người viết nội dung và nên chia sẻ điều gì là thứ không được định nghĩa rõ ràng. Đó là lý do vì sao thời gian đầu khi mọi người sử dụng mạng xã hội nội bộ thì họ không biết nên chia sẻ điều gì? Các thông tin giải trí thư giãn, hay trao đổi về công việc? Và mọi người luôn bối rối không biết dùng nó để làm gì.

Thứ hai, nhiều doanh nghiệp kỳ vọng có thể dùng mạng xã hội như một kênh làm việc. Cách sử dụng này cũng gây ra rất nhiều khó khăn, một công cụ để làm việc thì cần có cấu trúc rõ ràng: ai là người nhận việc, mô tả công việc, deadline như thế nào… Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng mạng xã hội với mục đích trao đổi với nhau, thì một công cụ như mạng xã hội thì không đủ nhanh để làm việc đó, những công cụ instant message như Slack sẽ là lựa chọn tối ưu hơn.

Như vậy, một mạng xã hội bị mix giữa 3 câu chuyện: Dùng để truyền thông, để làm việc và để trao đổi – cả ba mục đích này khi gộp chung vào một công cụ thì không có mục đích nào được thực hiện đủ tốt. Đó là lý do tại sao dần dần sau một thời gian – các doanh nghiệp trên thế giới chuyển sang sử dụng các công cụ riêng rẽ cho các mục đích cụ thể khác nhau. Đó là lý do vì sao Yammer không hiệu quả trong dài hạn và dần thất bại.

Vậy làm truyền thông nội bộ thế nào mới hiệu quả?

Truyền thông là cách doanh nghiệp truyền tải một thông điệp nào đó tới đại chúng. Còn truyền thông nội bộ là cách doanh nghiệp truyền tải thông điệp, câu chuyện của mình tới nhân viên. Câu chuyện đó là câu chuyện giúp cho nhân viên được định hướng một cách rõ ràng: Doanh nghiệp là ai, tại sao chúng ta lại đi làm ở đây, tại sao chúng ta tự hào về những điều chúng ta đang làm. Sứ mệnh, tầm nhìn, và giá trị cốt lõi – đây là những thứ mà doanh nghiệp thực sự cần nhân viên của mình phải biết đến.

Truyền thông nội bộ là một quá trình liên tục, khi doanh nghiệp đã định nghĩa được những nội dung thông điệp mà mình muốn truyền tải, doanh nghiệp cần truyền tải thông điệp điều đó tới nhân viên một cách rõ ràng, với tốc độ truyền tải nhanh chóng. Truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ dẫn tới kết quả là sự gắn kết, tất cả nhân viên trong công ty gắn kết được với câu chuyện mà doanh nghiệp kể. Và cuối cùng là giúp cho chúng ta có một doanh nghiệp hạnh phúc… Đó là điều mà ai cũng muốn, nhưng để làm được thì không hề dễ dàng.

Thời gian đầu khi Base thành lập thì mọi người làm việc rất gắn kết với nhau. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển đến một quy mô nhất định thì bản thân ban lãnh đạo công ty mới nhận ra, việc nhân viên hăng say và cố gắng trong công việc vẫn thiếu một thứ, đó là sự gắn kết với văn hoá và sứ mệnh của công ty. Doanh nghiệp nào cũng sẽ đến một thời điểm mà khi đó, có những câu hỏi quan trọng cần phải trả lời như: Ai sẽ là người phù hợp để phát triển lâu dài, ai sẽ là người phù hợp để đi cùng công ty – điều đó sẽ định hình bộ gen của công ty, định hình giá trị cốt lõi của công ty – về những người thế nào sẽ phù hợp và người nào thì không. Và chúng tôi hiểu ra, khi định nghĩa được một cách rõ ràng chuyện đó thì tất cả chúng ta đều hạnh phúc, bất kỳ ai cảm thấy mình không phù hợp với giá trị cốt lõi mà công ty đặt ra thì có thể ra đi một cách vui vẻ, nhưng những ai là người phù hợp thì họ là những người rất giống nhau về giá trị cốt lõi bên trong, vì thế nên mọi người làm việc với nhau rất hạnh phúc. Đó là một bài học mà phải trải qua thất bại chúng tôi mới học được.

Và với Base Inside, chúng tôi hy vọng có thể giúp các doanh nghiệp có thể học được bài học đó một cách nhanh hơn.

Base Inside – Mạng truyền thông nội bộ dành cho doanh nghiệp

Chúng tôi xây dựng Base Inside như một cách thức tốt nhất để doanh nghiệp có thể phát triển văn hoá nội bộ của mình. Base Inside được coi như trang chủ của công ty – Một giao diện duy nhất để doanh nghiệp truyền tải những thông điệp quan trọng. Những thông điệp đó là…

Tầm nhìn, sứ mệnh và Giá trị cốt lõi

  • Sứ mệnh và tầm nhìn là những thứ mà chỉ khi phát triển tới một quy mô nhất định các doanh nghiệp mới hiểu nó quan trọng thế nào, nếu không có tầm nhìn và sứ mệnh thì doanh nghiệp khó thể phát triển được. Chúng tôi nhận ra rằng: Nếu chúng ta không thể kể cho nhân viên một cách rõ ràng sứ mệnh của chúng ta là gì và thứ mà chúng ta hướng đến trong ngắn hạn & dài hạn là gì, thì rất khó để chúng ta giữ được người sẽ đi cùng công ty lâu dài.
  • Giá trị cốt lõi giúp nhân viên biết được một cách chính xác là tôi thuộc về nơi này hay không thuộc về nơi này, chúng định nghĩa chất gen của công ty, những người thuộc về công ty là những người như thế nào?
  • Tại Base Inside, sứ mệnh và tầm nhìn là phần hiển thị xuyên suốt cho tất cả các trang, giúp nhân viên hiểu rõ những giá trị quan trọng mà công ty đang hướng tới.

CEO Letter

Truyền thông nội bộ phải là việc xuất phát từ trên xuống dưới, người lãnh đạo phải là người định hướng việc truyền tải thông điệp. Trong Base Inside, người tạo nội dung và định hướng nội dung chính là những người lãnh đạo công ty, CEO cần phải coi việc xây dựng văn hoá, xây dựng những giá trị quan trọng của công ty là thứ cần phải làm hàng ngày, đều đặn, liên tục. Base Inside không chỉ giúp các nhà lãnh đạo làm việc đó, mà còn giúp định hướng cách làm và biến nó thành một việc quan trọng.

Sự khác biệt của Base Inside với cách thức truyền thông thông thường là gì? Đó là công nghệ. Công nghệ giúp vận tốc truyền đạt thông tin rất nhanh tới tất cả mọi người. Tại Base Inside, CEO Letter có thể được gửi ngay lập tức tới email cho tất cả nhân viên, đồng thời thông báo trên hệ thống cho cả công ty.

Xây dựng trang tin nội bộ

Với mục này, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp có thể xây dựng một trang tin tức nội bộ như VnExpress. Tin tức nội bộ không đơn thuần chỉ là những thông báo nhắc nhở công việc, mà có thể là những thành tựu mà công ty đã đạt được, những kế hoạch dự định mà công ty đang hướng tới,… đó là những điều quan trọng mà nhân viên cần được biết để hiểu và gắn kết hơn với lộ trình của công ty. Với mục tin tức nội bộ, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp có thể khiến những thông tin quan trọng đó như một dòng chảy hàng ngày của doanh nghiệp, giúp nhân viên nắm bắt được hành trình vận hành mỗi ngày của công ty.

Chia sẻ các thông điệp tích cực

Không chỉ công ty là người xây dựng nội dung, nhân viên cũng có thể chia sẻ nội dung trên Base Inside. Tuy nhiên, khác hẳn với mạng xã hội, nội dung trên Base Inside có tính định hướng, tích cực, và có cấu trúc. Base Inside cung cấp 9 cách mà mọi người sẽ truyền tin như: Chia sẻ ý tưởng, vinh danh hay chào mừng một nhân viên mới… Tất cả những nội dung này đều được định hướng cho giá trị của công ty. Tất cả những điều này đều phục vụ cho mọi thành viên trong công ty gắn kết với nhau và với công ty hơn.

Mạng xã hội thực sự không phù hợp để doanh nghiệp sử dụng làm kênh truyền thông nội bộ vì sự thiếu chính thống và thiếu chuyên nghiệp của nó. Một mạng truyền thông được lập trình riêng biệt như Base Inside mới là công cụ định hướng tốt nhất cho bạn tới sự gắn kết trong toàn thể doanh nghiệp.

Để nhận tư vấn và hỗ trợ trải nghiệm mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp Base Inside, đăng ký tại đây.

Tagged: