Phương pháp quản trị của Base HRM – Thiết kế sơ đồ tổ chức và nguyên tắc làm việc (Phần 1)

Sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là kết quả của 2 yếu tố: Những con người họ đang có là ai và việc những người này sẽ tận dụng các nguồn lực khác nhau như thế nào. Vì sao có những nhà lãnh đạo tài ba hơn những người khác? Vì sao có những doanh nghiệp phát triển nhanh hơn những doanh nghiệp khác, dù xuất phát điểm ban đầu đều như nhau? Vì sao có những doanh nghiệp KHÔNG có những nhân sự xuất sắc lại phát triển tốt hơn những doanh nghiệp mà nhìn từ bên ngoài gồm toàn những người tài năng?

Tất cả phụ thuộc vào cách người lãnh đạo sẽ sắp xếp tổ chức của mình – con người & tài nguyên – như thế nào.

Về vấn đề này, Jim Collins (tác giả Từ tốt đến vĩ đại) đưa ra một nhận định rất chính xác. Ông quan sát thấy tất cả các công ty thành công đều có một điểm chung:

  • Họ hành động dựa trên nguyên tắc nhất quán, không tùy tiện (consistent rules)
  • Tôn trọng kỷ luật và không bao giờ thỏa hiệp hay hạ thấp tiêu chuẩn của mình (respect discipline)
  • Họ trao cơ hội tốt nhất cho những người giỏi nhất (đúng người đúng việc)

Vậy làm thế nào để thiết kế một tổ chức như vậy? Làm sao để đảm bảo một doanh nghiệp vận hành dựa trên những nguyên tắc nhất quán, minh bạch, một doanh nghiệp tôn trọng kỷ luật coi trọng sự phát triển của mỗi người?

Thiết kế tổ chức là một trong những điều đầu tiên cần làm, đây cũng là mục tiêu quan trọng của quản trị nhân sự, là bài toán đầu tiên mà Base HRM muốn giúp các doanh nghiệp giải quyết. Để có một lời giải toàn diện cho thiết kế tổ chức, chúng ta sẽ tìm lời giải cho 4 vấn đề chính:

  1. Orgchart (Sơ đồ tổ chức)
  2. Work rules (quy định & chính sách)
  3. Workforce design (tổ chức công việc, vai trò và nhiệm vụ)
  4. Career development strategy (chiến lược phát triển sự nghiệp)

Những bài toán trên sẽ được giải thông qua một framework xuyên suốt quá trình xây dựng tổ chức:

  • Hoạch định & Xây dựng (Build)
  • Triển khai (Execute)
  • Phân tích, quan sát & đánh giá hiệu quả (Analyze)
  • Cải tiến (Improve)

1. Org chart – Thiết kế sơ đồ tổ chức

Thiết lập một tổ chức minh bạch bắt đầu bằng một bài toán đơn giản nhất: Cơ cấu tổ chức. Thiết lập cơ cấu tổ chức là thiết lập các mối quan hệ trong tổ chức:

  • Ai là quản lý của ai (reporting relationship)
  • Ai làm việc cùng ai (team)
  • Ai là trợ lý của ai.
  • Ai ở vị trí linh hoạt và đa nhiệm (một người có thể đảm nhiệm vai trò ở nhiều vị trí)

Mỗi vị trí trong doanh nghiệp đều gắn liền với một chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Thiết kế cơ cấu tổ chức yêu cầu bạn thiết lập các vị trí, vai trò và trách nhiệm:

  • Mô tả công việc
  • Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi vị trí
  • Mức lương chuẩn, thời gian bổ nhiệm.

Đây là bài toán đầu tiên mà nhà lãnh đạo có thể làm được cho tổ chức của mình. Sau khi thiết kế sơ đồ tổ chức, chúng ta cần thiết lập các nguyên tắc cho các khía cạnh khác nhau trong quản trị nhân sự.

2. Work rules – Thiết kế Quy định, nguyên tắc và các chính sách làm việc

Một doanh nghiệp trưởng thành là doanh nghiệp hoạt động dựa trên những nguyên tắc nhất quán, luôn cam kết với những nguyên tắc đó và không thoả hiệp với những điều không đúng. Trong cuốn sách “What you do, who you are”, tác giả Ben Horowitz nói rằng: “Văn hoá công ty không giống như tuyên ngôn sứ mệnh, bạn không thể thiết lập nó một lần và mong nó sẽ ở đó mãi mãi. Nếu bạn thấy điều gì đó dưới tiêu chuẩn cho phép và không làm gì để sửa chữa nó, việc đó sẽ hình thành ra một tiêu chuẩn mới. Điều đó cũng đúng với văn hoá – nếu bạn chấp nhận điều gì đó không đúng với nguyên tắc thì điều đó sẽ trở thành văn hoá mới.

Để một tổ chức hoạt động theo nguyên tắc nhất quán, doanh nghiệp cần thiết lập các quy định, nguyên tắc làm việc, nhưng điều đó là chưa đủ, điều quan trọng hơn là phải đưa các quy định đó vào việc vận hành hàng ngày. Trong Base HRM, Work Rules được xây dựng theo quá trình gồm 4 bước: 

  • Xây dựng các nguyên tắc, quy định, chính sách
  • Ban hành, thông báo & Kiểm tra kiến thức
  • Phân tích, quan sát & đánh giá – Ghi nhận tất cả các sự vụ, vi phạm xảy ra nếu có. 
  • Cải tiến chính sách

Xây dựng

Tại Base, chính sách giá luôn nhất quán và áp dụng đồng đều với tất cả nhân sự và tất cả khách hàng. Trước khi có nguyên tắc này, CEO thường phải xử lý các yêu cầu phát sinh từ bộ phận kinh doanh như: Khách hàng muốn được chiết khấu dựa trên mối quan hệ quen biết với sếp, hoặc hỗ trợ về thời hạn thanh toán trong trường hợp đặc biệt… Những trường hợp ngoại lệ này khiến nhân sự bối rối trong việc xử lý tình huống bởi chưa có nguyên tắc giải quyết. Khi chính sách được ban hành, nhân viên dễ dàng hiểu cách xử lý tình huống, chủ động làm việc với khách hàng theo đúng nguyên tắc trong công ty, mọi trường hợp được xử lý công bằng và minh bạch.

Câu chuyện trên cho thấy rằng, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống quy tắc làm việc – thì việc đầu tiên và đơn giản nhất là hãy ghi nó ra một cách thật rõ ràng, đây là một bài học quan trọng về quản trị cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp:

  • Nếu chúng ta KHÔNG nói cho nhân sự của chúng ta biết một cách rõ ràng thế nào là đúng, thế nào là sai, thế nào là thứ chúng ta muốn, thì chúng ta cũng không có cơ sở để khiển trách một ai đó khi họ làm sai. 
  • Đừng bao giờ để nhân sự ngầm hiểu hoặc suy đoán về các nguyên tắc, vì nếu như vậy trước sau gì mọi thứ sẽ có vấn đề.
  • Nếu chúng ta mong muốn một thứ gì đó thực sự tốt hơn mà không hành động, chỉ kỳ vọng thì không bao giờ điều đó xảy ra.

Base HRM sẽ giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị nguyên tắc, quy định công việc bằng cách phân loại chúng theo các nhóm, tuỳ theo những điều quan trọng mà doanh nghiệp muốn quy định, ví dụ như: Nhóm các nguyên tắc làm việc, nhóm nguyên tắc điều chỉnh mâu thuẫn lợi ích… Mỗi work rules bao gồm các phần:

  • Tổng quan về chính sách/ quy định/ nguyên tắc
  • Miêu tả chi tiết
  • Chế tài áp dụng
  • Quy định nếu có sai phạm xảy ra
  • Phạm vi áp dụng và thời gian ban hành

Triển khai

Sau khi xây dựng hệ thống nguyên tắc, quy định, điều quan trọng hơn là cần triển khai những nguyên tắc đó vào công việc hàng ngày, để nhân viên biết, hiểu, và tuân thủ các nguyên tắc đã đề ra. Tại bước triển khai, có 2 công việc mà nhà lãnh đạo cần làm: Ban hành chính sách & kiểm tra mức độ hiểu chính sách đó của nhân viên.  

Ban hành – Nhà lãnh đạo có thể trực tiếp ban hành quy định tại Base HRM bằng cách sử dụng các tính năng:

  • Ký điện tử
  • Ban hành, thông báo với tất cả công ty hoặc một nhóm
  • Theo dõi và thống kê ai đã xem, ai chưa xem
  • Trao đổi, thảo luận ngay dưới mỗi nguyên tắc/ quy định để tìm hiểu thêm về work rules

Knowledge assessment test – Kiểm tra kiến thức

Giúp nhân viên hiểu rõ các quy định và tuân thủ thì tốt hơn là xử lý vi phạm. Mục đích của các nguyên tắc KHÔNG chỉ đề phạt hay khiển trách khi sự việc đã rồi, mà là để nhân viên hiểu rõ và làm tốt hơn. Vì vậy trong các hệ thống về quản lý chính sách luôn có một phần rất quan trọng là kiểm tra kiến thức.

Với Base HRM, nhà quản lý có thể dễ dàng tạo ra các bài kiểm tra kiến thức về bất kỳ quy định, chính sách và chấm điểm tự động. Bằng cách này nhà lãnh đạo có thể đảm bảo chắc chắn rằng các quy định được hiểu đúng bản chất và tránh cho nhân viên khỏi các sai lầm.

Phân tích

Sau khi đưa chính sách vào thực tế thì doanh nghiệp cần quan sát, phân tích, đánh giá sự tuân thủ từ nhân viên. Nếu chúng ta chỉ đưa ra nguyên tắc mà mọi người không thực sự tuân theo thì nguyên tắc đó cũng không tạo ra được giá trị đủ lớn. Chính vì thế nên trong phần quản trị Work Rules, Base thiết kế cho các doanh nghiệp một hệ thống ghi nhận tất cả tình huống vi phạm nguyên tắc làm việc đã được đề ra. Chúng tôi tin rằng sai phạm lần đầu tiên là thứ mà doanh nghiệp cần học được, nhưng những sai phạm đó không nên là thứ mà doanh nghiệp phải gặp lại lần thứ hai.

Khi phát hiện sai phạm thì doanh nghiệp nên xử lý vi phạm như thế nào? Tùy thuộc vào các doanh nghiệp, nhưng có một điều chắc chắn rằng, nếu sai phạm không được ghi nhận rõ ràng thì sự tiến bộ sẽ không bao giờ xảy ra.

Cải tiến

Có những nguyên tắc hợp lý trong một thời điểm sẽ không còn đúng ở một thời điểm khác. Với tất cả dữ liệu khi áp dụng thực tiễn Work Rule vào đời sống hàng ngày, doanh nghiệp sẽ có cơ hội cải tiến mọi thứ tốt hơn.

Base HRM giúp các doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ các phiên bản đã từng áp dụng, có cơ sở thông tin để doanh nghiệp điều chỉnh ngày một tốt hơn. Doanh nghiệp sẽ có dữ liệu để thấy được chính sách đưa ra có hiệu quả như thế nào: Chính sách đó có số lượng vi phạm nhiều hay ít, bài kiểm tra về chính sách đó có mức độ hiểu là bao nhiêu? Từ đó, doanh nghiệp có thể thay đổi, bổ sung, cải tiến các quy định.

Một doanh nghiệp trưởng thành là doanh nghiệp hoạt động dựa trên những nguyên tắc nhất quán và luôn cam kết với những nguyên tắc đó. Base HRM không chỉ là một công cụ đơn thuần, chúng tôi xây dựng Base HRM như một lời giải toàn diện cho doanh nghiệp từ khi bắt đầu xây dựng hệ thống nguyên tắc/ quy định, đến khi liên tục cải tiến. Mục tiêu cuối cùng là để giúp doanh nghiệp có được một hệ thống nguyên tắc làm việc công khai minh bạch, có thể áp dụng triệt để và hiệu quả trong tổ chức, được liên tục cải tiến qua thời gian.

Phần 2: Phương pháp quản trị của Base HRM trong thiết kế tổ chức – Quản trị nguồn lực nhân sự

Phần 3: Phương pháp quản trị của Base HRM trong thiết kế tổ chức – Phát triển sự nghiệp cho nhân sự

Tagged: