Phương pháp quản trị của Base HRM trong Thiết kế tổ chức – Quản trị nguồn lực nhân sự (Phần 2)

3. Workforce planning – Quản trị nguồn lực lao động

CEO nào cũng đã từng đối mặt với tình huống khi một nhân viên xuất sắc nghỉ việc và kéo theo rất nhiều biến động trong công ty. Đặc biệt hơn, nếu nhân sự đó là người đã đi cùng công ty từ những ngày đầu tiên, thì dù có bàn giao công việc, doanh nghiệp không có được những kiến thức, kinh nghiệm mà nhân sự đó đã tích luỹ. Khi đó, thứ doanh nghiệp mất đi, không chỉ con người mà còn toàn bộ kinh nghiệm của họ. Việc đào tạo lại một nhân sự mới để họ làm được việc với chất lượng tốt như nhân sự cũ là rất mất thời gian, vì để phù hợp với một công việc mới là không dễ dàng. 

Doanh nghiệp nào cũng có chung một nỗi đau như vậy, khi nhân sự nào đó ra đi, chúng ta biết rằng chuyện đó sẽ luôn xảy ra trong bất kỳ giai đoạn phát triển nào. Câu hỏi chung dành cho tất cả nhà lãnh đạo doanh nghiệp là: Đối với những kinh nghiệm mà một nhân sự đã tích luỹ, làm thế nào để kinh nghiệm đó không phải là tài sản cá nhân mà trở thành tài sản của doanh nghiệp? Làm thế nào để các tri thức đó được tích lũy, được kế thừa? Làm thế nào để chất lượng công việc của những nhân sự làm tốt nhất trở thành tiêu chuẩn cho những người mới? 

Đây có lẽ là câu hỏi mà nhà lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng từng trải qua, chỉ là chúng ta chưa có câu trả lời đầy đủ và toàn diện. Có nhiều vấn đề khác liên quan tới quản trị nguồn lực: Khi nào chúng ta cần tuyển thêm người, khi nào cần tăng lương, cơ sở nào để tăng lương cho một vị trí nào đó? Những câu hỏi đó thuộc về Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (workforce planning) – bài toán thứ ba mà Base HRM muốn giải quyết.

Workforce planning là trách nhiệm của của người lãnh đạo và của cả tổ chức. Chúng ta sẽ giải quyết bài toán này theo một framework xuyên suốt quá trình xây dựng tổ chức:

  • Xây dựng
  • Triển khai
  • Quan sát
  • Cải tiến/ nâng cấp

Xây dựng

Workforce planning sẽ được giải bằng một tư duy đơn giản, chúng ta có 2 thứ:

  • Work: Những việc chúng ta muốn làm (tập hợp của các nhiệm vụ)
  • People: Những người chúng ta đang có (tập hợp của các nhân sự)

Tư duy quản trị nguồn lực ở đây là chúng ta không bắt đầu bằng việc công ty có những ai, mà bắt đầu từ việc công ty đang muốn làm những điều gì. Nhà lãnh đạo cần viết ra toàn bộ những việc muốn làm trong tổ chức, không quan tâm rằng ai làm nó. Ví dụ: Doanh nghiệp muốn giành được 20% thị phần, bạn cần nói cho nhân viên biết những gì mình muốn làm để đạt được điều đó. Khi viết ra, bạn sẽ biết được nhiệm vụ nào quan trọng và nhiệm vụ nào không thực sự cần thiết và có thể giảm bớt. Nhưng viết ra là chưa đủ, bạn cần gắn được những việc đó với những người mà doanh nghiệp đang có.

Base HRM sẽ hỏi bạn: Thứ bạn muốn làm là gì, bạn sẽ gắn những thứ bạn muốn làm với những người bạn đang có như thế nào?

Trong Base HRM, để quản trị nguồn lực nhân sự, chúng tôi giúp các doanh nghiệp xây dựng một khái niệm là Job function. Job function không đơn thuần là miêu tả công việc (job description), mà là chính xác các bước thực hiện công việc ở một vị trí. Mô tả công việc không đủ để giúp nhân viên có hướng dẫn rõ ràng và làm được việc như những người làm việc lâu năm, vì trên thực tế công việc rất nhiều và phức tạp. Chúng ta luôn mong muốn kết quả đầu ra là giống nhau dù nhân viên đó là mới hay cũ. Cách tốt nhất để đạt được kết quả đó là hãy để những người giỏi nhất viết ra hướng dẫn cách làm.

Nhân sự giỏi nhất của từng vị trí sẽ viết lại những gì bạn ấy phải làm dựa trên những gì bạn ấy được giao. Đó là cách nhanh nhất để chuẩn hoá những thứ mà doanh nghiệp muốn làm. Khi đó, nhân sự mới có thể học hỏi cách thực thi nhanh hơn, quan trọng hơn, trong bất kỳ tình huống nào bạn ấy có thể xem lại những bước mà nhân sự giỏi nhất đã làm.

Như vậy, xây dựng workforce planning sẽ gồm 3 bước:

  • Bước 1: Reflect & Define – Suy nghĩ về các nhiệm vụ trong tổ chức và định nghĩa chúng. Đôi khi việc chúng ta đặt tên được rõ ràng những việc chúng ta cần làm đã là một thành công. Khi ấy doanh nghiệp sẽ không mất thời gian làm những thứ không tạo ra giá trị.
  • Bước 2: Connecting (people, works) – Gắn công việc muốn làm với con người chúng ta có. Ai làm gì, cam kết thời gian và dịch vụ là bao lâu? 
  • Bước 3: Standardization (Chuẩn hóa): Chuẩn hóa CÁCH THỨC TỐT NHẤT để thực hiện công việc là cách tích lũy và kế thừa tri thức hiệu quả nhất mà chúng ta có thể làm được. Sự chuẩn hóa này sẽ được điều chỉnh theo thời gian, để bất kỳ ai nếu được giao việc có thể ngay lập tức tuân theo sự hướng dẫn để hoàn thành công việc. Khi đã có tiêu chuẩn, mỗi khi chúng ta thay đổi sự chuẩn hóa là ngay lập tức cả bộ máy sẽ biết được ngay, đây là cách vô cùng hiệu quả để đồng bộ toàn bộ chất lượng công việc ở mọi nhiệm vụ mà doanh nghiệp muốn làm.

Triển khai

Không chỉ hoạch định, Base HRM có thể tích hợp với các sản phẩm quản lý công việc như Base Wework, Workflow, Request – giúp nhà quản lý có thể nắm bắt chính xác ai đang làm gì trong tổ chức.

Quan sát

Khi đã gắn công việc với con người, điều phải làm tiếp theo là đánh giá được hiệu quả của công việc.

Về từng cá nhân trong tổ chức, chúng ta sẽ biết được:

  • Một bạn nhân sự làm những việc gì?
  • Đang làm nhiều hay làm ít so với tiêu chuẩn?
  • Kết quả công việc của bạn ấy được mọi người đánh giá như thế nào?

Về góc độ tổ chức, chúng ta có thể ra được quyết định tối ưu hơn:

  • Thấy được tổng quan khối lượng công việc của cả công ty: Cả bộ máy đang tiêu tốn thời gian cho những việc gì? Có hiệu quả so với chi phí bỏ ra hay không?
  • Khi nào nguồn lực nhân sự cần tối ưu? – đó là khi có nhân sự nào đó có khối lượng công việc ít, bất kỳ ai workload dưới tiêu chuẩn thì có thể giao thêm các nhiệm vụ tương đương.
  • Khi nào cần tuyển mới? Công ty sẽ tuyển thêm khi công ty có thêm nhiệm vụ mới mà những nhân sự hiện tại không ai có thể đảm nhiệm được nhiệm vụ đó, hoặc một nhiệm vụ cũ cần thêm workload mà tất cả nhân sự hiện tại đều đã tối ưu và không thể nhận thêm. Ví dụ: Bộ phận pháp chế trong 1 ngày cần xử lý 10 hợp đồng/ ngày, khi khối lượng công việc lên tới 50 hợp đồng/ ngày thì khi đó công ty cần tuyển mới. Công thức đơn giản là doanh nghiệp nên tuyển thêm khi khối lượng công việc lớn hơn nguồn lực ta đang có, hoặc có nhiệm vụ công việc mới cần phải làm thêm. Tư duy ở đây là chúng ta không bắt đầu bằng việc công ty có những ai, mà bắt nguồn từ việc công ty đang muốn làm những điều gì.
  • Khi nào cần tăng lương? Khi một bạn hoàn thành workload nhiều hơn hoặc hiệu quả hơn so với bình thường.

Base HRM sẽ trang bị cho các doanh nghiệp một tư duy quản trị nguồn lực mạnh mẽ. Khi doanh nghiệp phát triển sẽ có rất nhiều thứ thay đổi, quản trị nguồn lực không chỉ đơn thuần là giao việc cho ai đó, mà hoạch định tất cả mọi thứ mà mình muốn làm và ghép nó với nguồn lực mà chúng ta có.

Cải tiến

Cuối cùng, sau khi triển khai, doanh nghiệp có thể cải thiện cách phân bổ nguồn lực nhân sự của mình, để nhìn thấy được rằng chúng ta đang…

  • Làm đúng việc (do right things) – Bộ máy đang làm đúng chính xác những việc doanh nghiệp cần làm.
  • Làm việc đúng cách (do the things right – WHO, WHAT and HOW) – Tất cả những việc chúng ta muốn làm đều có thể biết chính xác ai đang làm gì và làm từng thứ như thế nào.
  • Hiệu quả, tối ưu (optimize & data-driven) – Chúng ta sẽ nhìn thấy một nhân sự đang làm nhiều hay ít việc và có thể tối ưu thêm hay không, trước khi ra quyết định tuyển mới, tăng lương, bổ nhiệm…

Từ tất cả những dữ liệu đó, doanh nghiệp sẽ nhìn được rất nhiều cơ hội để tối ưu nguồn lực lao động của mình.

Phần 1: Base HRM – Orgchart & Work rules (Xây dựng cơ cấu tổ chức & Quy định, chính sách)

Phần 3: Base HRM – Career Development Strategy (Chiến lược phát triển sự nghiệp cho nhân sự)

Tagged: