Chuyển đổi số là sự chuyển đổi về mô hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động, năng lực cạnh tranh, nhằm giúp doanh nghiệp có đủ khả năng sử dụng và khai phá sức mạnh từ công nghệ số, từ đó cải thiện quy trình và kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, mỗi khi nhắc tới Chuyển đổi số, các nhà lãnh đạo thường nghĩ tới IT, công nghệ và các ứng dụng. Chưa đủ, đó chỉ là một vế của phương trình mà thôi!
1. Văn hoá doanh nghiệp – Xương sống của những sáng kiến Chuyển đổi số
“Chuyển đổi số” về bản chất – là cách con người thay đổi cách tiếp cận vấn đề kinh doanh, thay đổi nơi mà họ tìm kiếm giải pháp. Trên thực tế, theo một nghiên cứu của Gartner, rất nhiều doanh nghiệp quên mất rằng, văn hoá doanh nghiệp là thứ cần chuyển đổi trước tiên. doanh nghiệp cần thay đổi tư duy của nhân viên trước tiên, nếu không, sẽ không có dự án chuyển đổi số nào trở thành hiện thực.
Văn hoá doanh nghiệp và năng lực công nghệ là 2 thứ cần sự tập trung từ các nhà lãnh đạo, bởi văn hoá sẽ định hình khung xương cho mọi sáng kiến công nghệ, giúp số hoá doanh nghiệp toàn diện. Những nhân viên bị mắc kẹt với mindset truyền thống có thể làm chậm quá trình chuyển đổi, hoặc tệ hơn, làm “trật đường ray” mọi nỗ lực tiến tới số hoá doanh nghiệp của công ty.
“Digital Business cần tư duy mới, bên cạnh công nghệ mới”
Để thay đổi tư duy truyền thống sang tư duy số, Gartner đề xuất một kế hoạch 4 bước như sau:
1. Tầm nhìn – Vision: Nhà lãnh đạo cần vạch ra một tầm nhìn đủ để truyền cảm hứng và động lực cho bộ máy nhân sự của mình. Mọi thành viên của tổ chức cần hiểu rõ doanh nghiệp của họ đang nỗ lực để đạt được điều gì.
2. Các chỉ số – Metrics: Các nhà lãnh đạo cần thiết lập một bộ chỉ số nhằm đo lường quá trình chuyển đổi, và giám sát sự thay đổi của nhân viên.
3. Phương tiện – Implement: Sau khi xác định các chỉ số cần đo lường, doanh nghiệp cần lựa chọn phương tiện để đo lường các chỉ số đó. Ở bước này, các nhà lãnh đạo cần đưa bộ máy nhân sự vào quá trình số hoá, sử dụng các phần mềm, nhằm giám sát performance và đánh giá nhân sự phản ứng thế nào với sự thay đổi. Nhân sự nên được tham gia vào quá trình đánh giá mức độ hữu dụng của những chỉ số đặt ra.
4. Sự kiên nhẫn – Patience: Nhà lãnh đạo không nên kỳ vọng có kết quả ngay lập tức. Thay đổi cần thời gian, các nhà lãnh đạo cần cho nhân viên thời gian để hiểu định hướng mới và cùng đồng hành với quá trình này.
James Goepel – phó chủ tịch, CTO tại ClearArmor Corporation, một chuyên gia lập kế hoạch tài nguyên an ninh mạng (cyber security resource planning) – đồng ý rằng Digital transformation mà không có sự song hành của thay đổi văn hoá thì sẽ sớm thất bại. Đây là một vấn đề phổ biến trong lĩnh vực an ninh mạng. Các tổ chức thường chi hàng triệu đô la mỗi năm cho công cụ và công nghệ mới nhất, nhưng theo báo cáo về tình trạng an ninh mạng của Hiệp hội luật sư doanh nghiệp, 60% các vụ vi phạm dữ liệu gần đây là do lỗi của con người.
“Vi phạm là lỗi của con người. Bạn không thể sửa lỗi con người bằng công nghệ; bạn cần một sự thay đổi văn hóa tương ứng thì công nghệ mới hiệu quả”
2. Đội ngũ nhân sự là cốt lõi của quá trình chuyển đổi
Cam kết chuyển đổi số và thay đổi từ lãnh đạo tổ chức là không đủ. Tổ chức cần sự đồng lòng thống nhất từ nhân viên của mình để chuyển đổi thành công.
Chuyển đổi số là một hành trình, bạn cần thay đổi tổ chức của mình nhiều hơn là thay đổi công nghệ. Để bắt đầu chuyển đổi số, các nhà lãnh đạo cần xây dựng một “đội ngũ tiên phong” với tầm nhìn rõ ràng; thực hiện truyền thông nội bộ về lộ trình thay đổi; khuyến khích và mở rộng văn hóa chuyển đổi số trong toàn tổ chức; truyền cảm hứng về một môi trường làm việc mới, nơi các team có thể nắm bắt mọi sự thay đổi của tổ chức và hướng tới tương lai.
Tóm gọn lại, năm bước để thay đổi gồm có:
- Phát triển một “đội ngũ tiên phong” hiểu tầm nhìn của doanh nghiệp và sẵn sàng đối mặt với những thay đổi sắp tới của tổ chức.
- Xây dựng kế hoạch “Truyền thông nội bộ”, giúp nhân viên hiểu rõ giá trị và đích đến của chuyển đổi số, việc chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu gì, đóng góp được gì trong bức tranh tổng quan chung của doanh nghiệp.
- Khuyến khích văn hóa chuyển đổi số. Thiết kế văn hóa là “lập trình” hành động của tổ chức mình. Mỗi hành động lặp lại mỗi ngày tạo thành thói quen, thói quen tạo ra văn hoá. Muốn chuyển đổi số, làm việc dựa trên dữ liệu cần trở thành văn hoá của doanh nghiệp.
- Tổ chức lại cách làm việc, vận hành của toàn doanh nghiệp theo nguyên tắc linh hoạt, nhanh gọn (agility). Việc chuyển môi trường làm việc truyền thống sang môi trường số hoá là một hành trình chuyển đổi dần dần, quy trình làm việc không thể đòi hỏi sự hoàn hảo ngay lập tức. Vận hành doanh nghiệp theo phương pháp Agile sẽ giúp quy trình dần dần tối ưu xuyên suốt quá trình chuyển đổi.
- Truyền cảm hứng cho các bộ phận, phòng ban cộng tác với nhau, có tư duy tiến bộ, chinh phục sự thay đổi.
Ảnh 1: Vận hành doanh nghiệp theo phương pháp Agile
3. Tư duy đổi trước, công nghệ theo sau
Raqib Sheikh – giám đốc thương hiệu tại công ty quảng cáo J. Walter Thompson, nói rằng, khi thảo luận về các sáng kiến kỹ thuật số với khách hàng, ông tránh nói về các công cụ hoặc các ứng dụng cụ thể giúp giải quyết mục tiêu của khách hàng, thay vào đó dành thời gian để thảo luận về văn hóa mà tổ chức cần thay đổi để hỗ trợ giải pháp kỹ thuật số. Để đạt được điều đó, công ty của ông đã đưa ra 3 đề xuất, bổ trợ cho những đề xuất được phát triển bởi Gartner và Laserfiche. Theo ông, các tổ chức cần phải:
- Áp dụng tư duy MVP (sản phẩm khả thi tối thiểu) vào việc vận hành doanh nghiệp, và sẵn sàng xây dựng, đo lường và học hỏi nhanh, hoặc thất bại nhanh chóng.
- Cần xây dựng một đội ngũ chuyên biệt để thử nghiệm trong một giai đoạn ngắn, nhằm giảm thiểu tác động của quá trình chuyển đổi.
- Cần hiểu và tập trung thấu cảm người dùng cuối (nhân viên của bạn) và trải nghiệm của họ với doanh nghiệp ở tất cả các cấp của tổ chức.
Ảnh 2: Áp dụng tư duy MVP (sản phẩm khả thi tối thiểu) trong việc vận hành doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số
4. Trở ngại từ việc kế thừa ý tưởng cũ
Quá trình chuyển đổi số sẽ nảy sinh một thách thức mới: doanh nghiệp cố gắng chuyển đổi số bằng cách sử dụng công cụ và chiến lược tương tự mà họ đã sử dụng trong quá khứ. Điều đó sẽ không hiệu quả. Chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi cơ bản trong cách mọi người làm việc.
Doanh nghiệp khi chuyển đổi số khó có thể tiếp tục làm mọi thứ theo cùng một cách, sử dụng cùng công cụ và mong đợi các kết quả khác nhau. Chỉ khi thay đổi quan điểm, cách nhìn nhận vấn đề, doanh nghiệp mới có thể thách thức hiện trạng và mở ra cơ hội mới. Nếu chúng ta dũng cảm để giải quyết những trở ngại mới, chúng ta có thể nghĩ lớn hơn, giải quyết nhiều vấn đề hơn và hướng về những thay đổi tích cực trong tương lai.
5. Tư duy Marketing cần phải thay đổi
Dù nhân sự là nòng cốt của chuyển đổi số, nhưng một số nhân viên trong công ty có thể không thành thạo công nghệ đủ nhiều để tự sáng tạo và thúc đẩy tư duy số của công ty. Giải quyết vấn đề này phụ thuộc vào việc quản trị, quản trị không chỉ đặt công nghệ vào cốt lõi của doanh nghiệp, mà đồng thời phải thể hiện được một tầm nhìn và tư duy mới để nhân viên có thể trở thành một phần của công ty mới.
Trong công cuộc “chuyển đổi số”, doanh nghiệp sẽ phải vượt qua một cuộc chuyển đổi marketing (marketing transformation). Nếu tư duy marketing của nhân viên không theo kịp tốc độ công nghệ mới (những công nghệ giúp họ duy trì mối quan hệ với khách hàng), thì một khoảng cách mới sẽ dần hình thành. Sự thay đổi về công nghệ không được hỗ trợ bởi sự thay đổi về tư duy marketing và văn hoá doanh nghiệp tương ứng, sẽ khiến tất cả những thử nghiệm chuyển đổi số vào nguy cơ thất bại.
Một ví dụ về việc marketing transformation không thống nhất với digital transformation: Một số công ty đưa lên website các đường link dẫn tới kênh Facebook, YouTube và Instagram riêng của công ty, mà chưa có chiến lược nội dung cụ thể và mục đích vì sao sử dụng các mạng xã hội này. Ông gợi ý bộ phận marketing nên bắt đầu với những câu hỏi sau:
- Công ty đã đặt khách hàng làm trung tâm của các hoạt động marketing chưa?
- Công ty đã phát triển các chiến lược nội dung đáp ứng nhu cầu của phân khúc khách hàng tốt nhất chưa?
- Công ty có thay đổi thông điệp và cách nói chuyện với khách hàng không?
Xu hướng chuyển đổi số, AdTech và MarTech đang giúp các thương hiệu đến gần hơn với khách hàng. Ngày nay, khi khách hàng đang làm chủ cuộc chơi, người làm kinh doanh cũng cần có một mindset hoàn toàn khác, nếu tư duy của nhân viên vẫn giữ nguyên như cũ, trong khi doanh nghiệp đang được dẫn dắt bởi những công nghệ hoàn toàn mới, thì việc chuyển đổi số mà chúng ta hy vọng sẽ không thực sự xảy ra.
Case study: Bài học quyết định thành bại trong chuyển đổi số của Nệm Thuần Việt
Là thương hiệu chuyên cung cấp nệm và các sản phẩm chăm sóc giấc ngủ cao cấp, Nệm Thuần Việt sở hữu hệ thống 23 điểm bán và hơn 80 nhân sự trải rộng tại khu vực miền Trung và miền Nam. Để quản lý hệ thống lớn và rải rác tại nhiều khu vực, doanh nghiệp trẻ luôn nỗ lực tìm hiểu, đầu tư triển khai nhiều hệ thống phần mềm quản trị.
Qua 2 câu chuyện triển khai công nghệ cho chính doanh nghiệm mình, đội ngũ Nệm Thuần Việt đã đúc kết và chia sẻ hai yếu tố đánh giá sự phù hợp khi lựa chọn phần mềm và một yếu tố quyết định sự thành bại khi triển khai công nghệ.
Cùng theo dõi những kinh nghiệm xương máu được đúc rút từ thực nghiệm của Nệm Thuần Việt qua video dưới đây!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
