Lợi ích của việc ra quyết định dựa trên dữ liệu

Xã hội hiện đại liên tục ca ngơi, tung hô và nâng tầm sự quan trọng của trực giác – một khái niệm về việc chúng ta biết nên làm gì. Nhưng theo một số nghiên cứu tại Mỹ, hơn nửa người dân Mỹ thường dựa vào trực giác để quyết định niềm tin của mình, mặc dù họ vẫn có trong tay những bằng chứng xác thực chỉ về chiều ngược lại của niềm tin.

Đinh nghĩa trực giác được tôn vinh hóa ở xã hội hiện đại tới mức, nó trở thành một khía cạnh cho sự thiên tài và được hàng ngàn người nhắc tới. Ví dụ trong khoa học, mọi người thường nhắc tới câu nói của Abert Einstein: “Trực giác sắc bén là món quà trời ban”. Hay như trong kinh doanh, người ta thường dùng câu nói của Steve Job:” Hãy dũng cảm đi theo trái tim và trực giác của bạn, chúng luôn biết đích đến bạn muốn trở thành”

Mặc dù trực giác là một trong số các công cụ hữu ích, nhưng sẽ là sai lầm nếu chúng ta đưa ra mọi quyết định chỉ dựa trên trực giác.

Trực giác sẽ giúp chúng ta có điểm khởi đầu để chúng ta bắt đầu một ý tưởng, còn dữ liệu mới giúp chúng ta xác nhận, đánh giá và định lượng hóa ý tưởng. Theo một nghiên cứu của PWC với hơn 1,000 quản lý cấp cao, các tổ chức có văn hóa ra quyết định dựa trên dữ liệu thường có tỉ lệ cải thiện việc ra quyết định tốt cao gấp 3 lần so với các tổ chức không ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Nếu bạn cảm thấy thú vị với việc sở hữu thói quen ra quyết định dựa trên dữ liệu, thì bên dưới là những lợi ích của việc dùng dữ liệu khi ra quyết định, cũng như là các bước để phát triển khả năng phân tích chuẩn xác hơn trong quá trình ra quyết định

Thế nào là ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven decision-making)?

Ra quyết định dữa trên dữ liệu (DDDM), là quá trình sử dụng dữ liệu để hiểu được tác động của các quyết định, để từ đó chọn lựa được quyết định hợp lý nhất trước khi bắt tay vào thực hiện.

Ở trong kinh doanh, việc này thể hiện ở một số hành động sau:

  • Thu thập phản hồi từ khách hàng để xác định được tính năng, sản phẩm và dịch vụ khách hàng yêu thích
  • Thực hiện các bài thí nghiệm quy mô nhỏ để kiểm tra xu hướng sử dụng của khách hàng, cũng như phát hiện các lỗi có thể gặp phải khi chính thức khởi chạy sản phẩm/ dịch vụ
  • Thử nghiệm chạy sản phẩm mới ở một thị trường mới để kiểm tra tính thích hợp của sản phẩm
  • Phân tích các biến đổi liên quan đến dân số học (giới tính, độ tuổi), để tìm ra cơ hội hoặc các nguy cơ có thể phải đối mặt

Việc sử dụng dữ liệu trong quá trình ra quyết định tại một tổ chức, bị ảnh hướng lớn bởi nhiều yếu tố, trong đó bao gồm mục tiêu tổ chức và chất lượng chuẩn xác của các dữ liệu tổ chức có thể sở hữu.

Từ lâu, thu thập và phân tích dữ liệu đã đóng vai trò quan trọng trong các công ty đa quốc gia cũng như các tổ chức lớn. Tuy nhiên, do mỗi ngày có hơn 2.5 triệu tỷ bytes dữ liệu được sản sinh ra, nên việc thu thập, phân tích và diễn giải dữ liệu chưa bao giờ là dễ dàng với các tổ chức – từ bé đến lớn. Mặc dù ra quyết định dựa trên dữ liệu đã tồn tại trong giới kinh doanh khá lâu, nhưng nó thực sự là hiện tượng được chú trọng trong những năm gần đây.

Ví dụ về ra quyết định dựa trên dữ liệu

Ngày nay, các tổ chức lớn và được coi là thành công trên thế giới đều sử dụng dữ liệu để hiệu quả hóa các quyết định của họ. Để hiểu hơn các sao chúng ta có thể dần phát triển việc sử dụng dữ liệu khi ra quyết định, hãy cùng điểm qua những câu chuyện thành công của các tổ chức này

1. Phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo ở Google

Google duy trì một nỗ lực tuyệt đối vào hệ thống phân tích con người tại Google. Một trong số các dự án nổi tiếng từ hệ thống này là dự án Oxygen, trong đó Google nghiên cứu dữ liệu từ hơn 10,000 bài đánh giá năng lực và so sánh với tỉ lệ nhân sự nghỉ việc. Từ đó, Google đã đúc rút được ra những hành vi, kỹ năng của những nhà quản lý giỏi, và dựa vào đó tạo nên các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự. Những nỗ lực trên đã đẩy con số đánh giá hiệu quả của quản lý từ 83% lên 88%.

2. Quyết định về vị trí của hàng của Starbucks

Sau khi hàng trăm cửa hàng bị buộc phải đóng cửa vào năm 2008, giám đốc Starbucks Howard Schultz đã cam kết công ty sẽ sử dụng các phân tích định lượng hơn trong việc xác định các địa điểm mở cửa hàng trong tương lai

Starbucks hiện là đối tác với một công ty phân tích vị trí địa điểm, để xác định các địa điểm mở cửa hàng lý tưởng cho Starbucks, điều được phân tích dựa trên tuổi tác, giới tính và hành vi tham gia giao thông của người dùng. Ngoài ra, Starbucks cũng cân nhắc các dữ liệu thông tin được gửi từ các chi nhánh bộ phận trước khi ra quyết định. Với việc sử dụng tất cả các dữ liệu này, Starbucks luôn định lượng khả năng thành công của một vị trí cửa hàng trước khi chính thức bắt tay vào đầu tư mở rộng vị trí đó.

3. Gia tăng doanh thu ở Amazon

Amazon sử dụng dữ liệu về sản phẩm khách hàng vừa mua và các dữ liệu tìm kiếm của khách hàng để đưa ra các sản phẩm khuyến nghị mới cho khách. Thay vì giới thiệu sản phẩm một cách ngẫu nhiên, Amazon sử dụng các thuật toán phân tích để có thể cho ra kết quả kiến nghị sát nhất với nhu cầu của khách hàng. Vào năm 2017, Mckinsey đã chỉ ra 35% doanh thu của Amazon đến từ việc kiến nghị các sản phẩm mới cho khách hàng trên nền tảng này

Lợi ích của việc ra quyết định dựa trên dữ liệu

1. Chúng ta tự tin khi ra quyết định

Khi chúng ta bắt đầu thu thập và phân tích dữ liệu, chúng ta sẽ nhận thấy mình tự tin hơn khi ra quyết định trước hầu hết các thử thách gặp phải trong kinh doanh, cho dù là quyết định về việc tiếp tục sản xuất hay dừng sản xuất sản phẩm, hay thay đổi trong thông điệp marketing, hoặc thậm chí mở một nhãn hàng mới ở một thị trường mới.

Ở một mặt, dữ liệu đại diện cho tình hình hiện tại của doanh nghiệp, từ đó giúp chúng ta đánh giá được sự ảnh hưởng của các quyết định tới doanh nghiệp mình.

Mặt khác, dữ liệu còn cung cấp cho chúng ta một cái nhìn logic và chặt chẽ – điều mà trực giác không đem lại. Bằng cách bỏ qua các yếu tố chủ quan và thiên kiến trong quá trình ra quyết định, chúng ta có thể gia tăng sự tự tin khi ra quyết định không chỉ ở cá nhân, mà còn cả ở góc độ công ty. Việc tự tin ở góc độ công ty này, giúp cả tổ thức hoàn toàn cam kết cho việc thực thi quyết định hoặc mục tiêu đặt ra, tránh tính trạng thực thi nửa vời do nhân sự đang lo sợ mình đang thực thi một quyết định sai lầm

Tuy nhiên, quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu không có nghĩa là quyết định đó chắc chắn đúng. Dữ liệu có thể thể hiện ra hướng đi hoặc gợi ý đầu ra cho một quyết định, nhưng nếu quá trình thu thập hoặc diễn giải dữ liệu sai, thì bất cứ quyết định nào đưa ra dựa trên dữ liệu cũng sẽ sai theo. Do đó, sẽ cần có việc ghi nhận lại sự ảnh hưởng của các quyết định để từ đó chúng ta cải thiện hiệu quả khi ra quyết định

2. Chúng ta trở nên chủ động

Trong khoảng thời gian đầu áp dụng văn hóa ra quyết định dựa trên dữ liệu, chúng ta sẽ có xu hướng ở thế chờ đợi rồi hành động. Nghĩa là sau khi hiểu dữ liệu, chúng ta phản ứng lại dựa trên các câu chuyện dữ liệu đang thể hiện.

Nhưng việc sử dụng dữ liệu không chỉ nên dừng ở mức chờ đợi – hành động, thay vào đó chúng ta có thể thu thập, phân tích các dữ liệu phù hợp để có thể chủ động khai phá ra cơ hội kinh doanh mới trước khi đối thủ, hoặc phát hiện được các rủi ro trước khi chúng phát triển thành các mối nguy hiểm tàn phá tổ chức.

3. Chúng ta có thể giảm chi phí

Có rất nhiều lý do một tổ chức chọn đầu tư rất nhiều tiền vào các dự án xử lý dữ liệu lớn (big data initiative), và nỗ lực dữ liệu hóa ở các quá trình hoạt động nội bộ. Theo một nghiên cứu gần đây của NewVantage Partners trên Harvard Business Review với hơn 1,000 quản lý cấp cao của Fortune, các dự án đó thường đem lại nhiều ảnh hưởng tích cực khác nhau

Một trong tác động có thể hiện sự ảnh hưởng rõ rệt nhất đó là sử dụng dữ liệu để làm giảm chi phí. Với các tổ chức chuyển đổi số để nhằm mục đích giảm chi phí, thì có tới 49% thấy hiệu quả từ các dự án được tổ chức. Số dự án còn lại, nhận được kết quả không quá rõ rệt nhưng có biến chuyển ở các mặt khác.

“Dữ liệu hóa mọi mặt tổ chức là cách tìm ra phương án tối ưu hóa hiệu quả của các hoạt động nội bổ của tổ chức” – phát biểu bởi Randy Bean, giám đốc và thành viên hội đồng quản trị của công ty tư vấn NewVantage Partners. Ngoài ra ông cũng bổ sung thêm rằng:”Khả năng đưa ra quyết định dựa trên các dữ liệu được cập nhập liên tục theo thời gian thực đã dần trở thành xu hướng mới trong các tổ chức”

Làm sao để hình thành thói quen ra quyết định dựa trên dữ liệu

Nếu chúng ta đặt mục tiêu là giúp tổ chúc mình sở hữu văn hóa ra quyết định dựa trên dữ liệu, thì sẽ có rất nhiều bước cần làm để đạt được mục tiêu đó. Bên dưới đây là các bước cơ bản với chỉnh bán thân chúng ta để sở hữu một tư duy phân tích

1. Phán đoán xu hướng mọi lúc

Phân tích dữ liệu, về bản chất, là nỗ lực tìm ra xu hướng, sự ràng buộc, liên quan giữa các con số. Dựa vào các xu hướng, ràng buộc và sự liên quan đó, chúng ta sẽ hình thành được các gợi ý hoặc kết luận cần thiết.

Do đó, bước đầu tiên để sở hữu thói quen ra quyết định dựa trên dữ liệu đó là chủ động tư duy phân tích trong cả công việc cũng như đời sống hàng ngày. Mặc dù nghe khá đơn giản, nhưng nó sẽ cần có bỏ ra nỗ lực để thực hành một khoảng thời gian

Ví dụ như khi chúng ta đang xem báo cáo tài chính, xếp hàng vào siêu thị hoặc trên đường đi làm, thử tìm kiếm các xu hướng và sự liên quan của dữ liệu quanh chúng ta. Khi phát hiện ra sự liên quan của các dữ liệu, hãy thử suy luận để tìm ra kết luận tại sao chúng tại tồn tại như thế. Bài tập đơn giản này sẽ giúp chúng ta hình thành thói quen ra quyết định dựa trên các dữ liệu có được

2. Cố gắng dùng dữ liệu khi ra quyết định

Khi chúng ta đang đối mặt với một quyết định cần phải dưa ra, cho dù là trong công việc hay là trong đời sống hàng ngày, hãy cố gắng hết sức để không ra quyết định dựa trên trực giác hoặc các lối mòn suy nghĩ ở quá khứ. Thay vào đó cố gắng áp dụng việc phân tích dữ liệu trước khi đưa ra quyết định

Nếu trong tay chúng ta không có dữ liệu để phân tích. Hãy tìm cách làm sao để thu thập chúng. Khi thu thập thành công, hãy bắt đầu dùng chúng để phân tích và nhìn nhận các điểm gợi ý từ dữ liệu để đưa ra quyết định. Cùng với bài tập đơn giản ở mục 1, thực hành nhuần nhuyễn sẽ dần biến thói quen ra quyết định dựa trên dữ liệu in sâu vào cách chúng ta xử lý vấn đề.

3. Biểu đồ hóa và hiểu ý nghĩa của dữ liệu

Biểu đồ hóa dữ liệu là một mảng lớn trong quá trình phân tích dữ liệu bởi vì chúng ta hầu như không nhìn ra được xu hướng hay sự liên qua của dữ liệu nếu để dữ liệu dưới dạng bảng trang tính. Bằng việc lược hóa các dữ liệu không cần thiết, và biểu đồ hóa các dữ liệu còn lại, chúng ta sẽ nhanh chóng nhìn ra được câu chuyện mà dữ liệu đang muốn kể cho chúng ta

Hãy bắt đầu làm quen dần với các công cụ biểu đồ hóa dữ liệu, và bắt đầu biểu đồ hóa bất cứ dữ liệu nào chúng ta có trong tay. Đơn giản nhất có thể bắt đầu là biểu đồ hóa dữ liệu chi tiêu trong tháng của chúng ta, và từ đó rút ra được kết luận về hành vi chi tiêu của chúng ta. Dựa trên các hành vi này, chúng ta có thể điều chỉnh cho ngân sách chi tiêu tháng tới. Sau khi hoàn thành bài tập này, chúng ta đã xuất sắc hoàn thành một quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu

4. Bổ sung kiến thức từ các khóa học

Nếu chúng ta cảm thấy khó khăn khi phải tự thực hành một mình để nâng cao kỹ năng ra quyết định dựa trên dữ liệu, thì các khóa học về kỹ năng xử lý dữ liệu sẽ giúp chúng ta hòa thiện dần kỹ năng này.

Chọn lựa cách học nào sẽ tùy thuộc vào mục tiêu cá nhân và mục tiêu công việc của chúng ta. Ví dụ, nếu chúng ta có thể coi đây là một nghề nghiệp để theo đuổi, thì chúng ta nên theo học các bằng cấp chuyên nghiệp về khoa học dữ liệu hoặc phân tích dữ liệu. Còn với phần lớn số còn lại, đơn giản tìm hiểu các khóa học online về phân tích kinh doanh, hoặc sử dụng các dịch vụ chuyển đổi số và dữ liệu hóa cũng là một cách vừa học vừa làm.