Case study: Xây dựng kế hoạch và quản lý dự án SEO với Base Wework

Khác với các loại hình quảng cáo như Facebook Ads, Google Adwords – các phương pháp marketing có thể thấy kết quả trong ngắn hạn, SEO là một khoản đầu tư marketing dài hạn của doanh nghiệp. Để một dự án SEO thành công, doanh nghiệp cần lập dự án với kế hoạch rõ ràng, chi tiết, phân bổ nguồn lực cụ thể. Đặc biệt, SEO manager cần theo sát quá trình vận hành dự án để đảm bảo dự án đúng tiến độ và đo lường được hiệu quả đầu tư. Để giúp các doanh nghiệp vận hành dự án hiệu quả, trong bài viết này, Base sẽ hướng dẫn quản lý dự án SEO bằng phần mềm Base Wework.

1. Tổng quan về quy trình SEO

Quy trình SEO là một vòng tròn khép kín gồm các việc cần làm như sau:

  • Phân tích website
  • Nghiên cứu, phân tích và chọn bộ từ khoá
  • Từ bộ từ khoá đã có, xây dựng cấu trúc website
  • Phân tích đối thủ
  • Xây dựng nội dung và tối ưu SEO on-page
  • Xây dựng liên kết và tối ưu SEO off-page
  • Đo lường hiệu quả
  • Tiếp tục nghiên cứu từ khoá

Kết quả của một dự án SEO là đem lại sự tăng trưởng về traffic website, tăng thứ hạng các từ khoá quan trọng trên công cụ tìm kiếm, cuối cùng giúp doanh nghiệp tăng trưởng về mặt doanh thu. Nếu một dự án SEO không đạt được những kết quả trên, mọi công sức bỏ ra về cơ bản đều là vô nghĩa.

Một dự án SEO sẽ yêu cầu sự tham gia 3 loại nhân sự chính. Vai trò của mỗi người trong dự án như sau:

  • SEO manager: chịu trách nhiệm trong việc lên kế hoạch SEO hoàn chỉnh và điều phối nhân sự thực hiện theo đúng quy trình SEO, đảm bảo tiến độ của dự án SEO hoàn thành đúng hạn.
  • Content Writer: chịu trách nhiệm sáng tạo nội dung đúng hướng, đảm bảo đủ số lượng và chất lượng theo kế hoạch của SEO manager.
  • Developer: hỗ trợ xây dựng, điều chỉnh website chuẩn SEO, quản trị website và đánh giá hiệu quả của website theo từng giai đoạn của dự án, báo cáo trực tiếp cho SEO manager. 

Trong các phần tiếp theo, Base sẽ hướng dẫn bạn thiết lập các công việc cụ thể theo từng giai đoạn.

2. Xây dựng kế hoạch SEO trên Base Wework

Để khởi động một dự án SEO, người quản lý cần bắt đầu với việc thiết lập các mục tiêu lớn của dự ánsắp xếp thành các nhóm công việc cụ thể. Cụ thể, trong dự án SEO sẽ gồm 3 nhóm công việc lớn: Lập kế hoạch SEO, SEO onpage, SEO offpage.

Nhóm việc “lập kế hoạch” bao gồm các công việc khảo sát, đánh giá, phân tích dự án để lập kế hoạch chi tiết các đầu việc. Nhóm việc này được kỳ vọng sẽ hoàn thành trong 2 tuần. Các nhóm công việc còn lại sẽ được thực thi ngay sau khi việc “Lập kế hoạch” hoàn thành.

Cụ thể, trong nhóm công việc “Lập kế hoạch SEO”, mô tả công việc cho từng nhiệm vụ như sau:

2.1. Đánh giá website hiện tại

Checklist các công việc cần làm khi đánh giá website gồm có: 

  • Xác định tuổi đời domain
  • Đánh giá cấu trúc website: Cấu trúc hiện tại của website (cách phân chia trang chủ, danh mục, bài viết, cách điều hướng…) đã phù hợp để tối ưu SEO chưa? 
  • Đánh giá nội dung website: Số lượng bài viết là bao nhiêu, mức độ tối ưu bài viết (URL, title, heading, link nội bộ, ảnh…)
  • Hệ thống site vệ tinh 
  • Lượng backlink hiện tại
  • Thống kê thứ hạng website hiện tại

Khi giao công việc này trên Wework cho nhân sự, hãy điền rõ mô tả công việc như ví dụ trên để giúp nhân sự hiểu rõ yêu cầu từ người quản lý dự án, đồng thời có thêm định hướng để hoàn thành công việc.

2.2. Nghiên cứu từ khoá

Mô tả công việc nghiên cứu từ khoá:

  • Lựa chọn một nhánh sản phẩm, dịch vụ để nghiên cứu
  • Xác định đối tượng khách hàng hướng đến
  • Tìm những từ khoá ứng với sự mong muốn, quan tâm của khách hàng
    • Tự đưa ra nhóm từ khoá ban đầu dựa theo kinh nghiệm bản thân về sản phẩm và ngành hàng
    • Tìm hiểu khách hàng xem nếu họ mua sản phẩm qua Google thì tìm kiếm với từ khoá gì
    • Nghiên cứu website đối thủ đang có từ khoá gì bằng các công cụ SEO như Ahrefs, Alexa.com…
    • Đánh giá độ khó của từ khoá
  • Hình thành nội dung hỗ trợ cho những từ khoá nghiên cứu được

Sau khi điền mô tả công việc cho nhiệm vụ “Nghiên cứu từ khoá”, giao diện công việc trên Wework sẽ như sau:

Thiết lập mô tả công việc cho từng nhiệm vụ

Tại bước này, bạn cũng có thể chia công việc lớn “nghiên cứu từ khoá” thành 2 công việc con trên Wework:

  • Xác định bộ từ khoá từ nghiên cứu khách hàng.
  • Xác định bộ từ khoá từ nghiên cứu đối thủ.

Giao diện thiết lập công việc con (subtask)

2.3. Thiết kế cấu trúc website

Tương tự, mô tả công việc của nhiệm vụ thiết kế cấu trúc website như sau:

  • Xác định từ khoá chính, phụ, xếp nhóm các từ khoá và xác định vị trí SEO cho từ khoá đó.
  • Xác định cấu trúc silo phù hợp dựa trên nhóm từ khoá đã có. 

2.4. Phân tích đối thủ

Mô tả công việc: Lựa chọn 3 – 5 đối thủ mạnh cần vượt qua, sau đó phân tích các đối thủ dựa trên các tiêu chí:

Phân tích on-page 

  • Đánh giá chất lượng website về tuổi đời domain, thứ hạng từ khoá hiện tại
  • Cấu trúc website đối thủ, xác định từ khoá đối thủ SEO ở đâu
  • Mức độ tối ưu trên trang theo các tiêu chí onpage: title, thẻ meta, heading, mật độ keyword…
  • Số lượng bài viết trên site
  • Mức độ tối ưu nội dung chuẩn on-page hay chưa 
  • Đánh giá internal link trong site đối thủ như thế nào. 

Phân tích off-page 

  • Xác định đối thủ có bao nhiêu link? Nguồn link và chất lượng link như thế nào?
  • Hệ thống site vệ tinh (nếu có) 
  • Cách xây dựng link hiện tại của đối thủ 

Tại bước này, bạn có thể chia công việc “phân tích đối thủ” thành các sub-task trên Wework. Mỗi subtask là một website đối thủ cần nghiên cứu, các subtask giao cho nhiều nhân sự thực thi đồng thời để đẩy nhanh tiến độ dự án.

2.5. Kế hoạch on-page

Mô tả công việc: Lập kế hoạch SEO on-page gồm những thông tin sau: 

  • Xác định số lượng bài viết cho từng chuyên mục, sản phẩm, dịch vụ cụ thể
  • Xác định các yêu cầu bài viết: Một bài cần có bao nhiêu ảnh? Mật độ từ khoá là bao nhiêu?…
  • Lập sơ đồ cấu trúc liên kết nội bộ (internal link)

2.6. Kế hoạch nội dung

Sau khi xác định số lượng bài hỗ trợ cho những đường dẫn cần SEO, bạn cần lên kế hoạch nội dung. Cụ thể, bạn sẽ viết những nội dung gì để đảm bảo số lượng bài đã dự kiến? Công việc này bạn giao cho một nhân sự thuộc bộ phận Content để lập kế hoạch nội dung cho toàn bộ dự án.

2.7. Kế hoạch off-page

Mô tả công việc: Dựa vào phân tích đối thủ về off-page và bảng từ khoá, lập kế hoạch SEO off-page gồm các thông tin sau:

  • Tính số lượng backlink dự kiến cho từ khoá SEO
  • Nguồn backlink cho các đường dẫn SEO 
  • Kế hoạch hoạt động mạng xã hội thu hút traffic 
  • Xây dựng website vệ tinh nếu cần thiết.

2.8. Kế hoạch traffic

Dựa vào số traffic thực tế của website và số traffic khi nghiên cứu đối thủ để xác định

  • Cần đạt được bao nhiêu traffic cho dự án?
  • Kế hoạch tăng trưởng traffic website
  • Traffic cho bài viết mới, bài viết cũ là bao nhiêu?

Sau khi thiết lập đầy đủ các nhiệm vụ trong nhóm công việc “Lập kế hoạch SEO”, giao diện của dự án tổng quan sẽ như sau:

Giao diện báo cáo công việc SEO theo Gantt Chart trên Base Wework

Như vậy, bạn đã hiểu cơ bản về cách thiết lập các đầu việc trong nhóm việc “Lên kế hoạch SEO”. Một số lưu ý thêm cho bạn khi thực hiện giao việc trên Wework:

  • Với mỗi nhiệm vụ được tạo ra, hãy đảm bảo nhiệm vụ đó đã giao cho một người phụ trách, có deadline, nhiệm vụ đã được sắp xếp vào nhóm công việc phù hợp.
  • Nếu nhiệm vụ bị trễ hạn, hãy đốc thúc người phụ trách để họ kịp tiến độ công việc 
  • Thiết lập mốc thời gian (milestones) cho dự án để đảm bảo cả team cùng nỗ lực hoàn thành những cột mốc quan trọng. 
  • Sử dụng tag có nội dung & màu khác nhau để phân loại công việc. 
  • Sử dụng đánh dấu trạng thái “khẩn cấp” hoặc “quan trọng” cho các công việc cần ưu tiên. 
  • Thiết lập tính năng “yêu cầu review công việc” để giám sát chặt chẽ về chất lượng từng đầu việc.

Như vậy, sau khi hoàn thành hết những nhiệm vụ trên, bạn đã có trong tay một kế hoạch SEO hoàn chỉnh. Đối với các nhóm công việc tiếp theo, bạn có thể tạo task tương tự như hướng dẫn trên hoặc import các đầu việc từ file excel. Wework không chỉ giúp SEO manager theo dõi tiến độ, mà còn khuyến khích nhân sự trong dự án làm việc hiệu quả hơn khi chia nhỏ khối lượng công việc theo ngày và nhắc nhở họ hoàn thành đúng hạn.

3. Quản lý tiến độ thực thi dự án trên Base Wework

Việc theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả liên tục là vô cùng cần thiết với một dự án SEO. Phân bổ công việc theo từng ngày, tuần, tháng sẽ giúp SEO manager có chỉ số theo dõi tiến độ của dự án.

Cụ thể, quản lý dự án cần xác định rõ: Số bài viết cần hoàn thành/ngày – số traffic cần đạt được/ngày là bao nhiêu. Sau mỗi tuần làm việc, cần đánh giá lại xem: Thứ hạng của từ khoá cần SEO, tình trạng tăng trưởng của website sau 1 tuần như thế nào. Sau mỗi tháng, quản lý dự án cần đúc kết được: Công việc đã thực hiện trong tháng qua có tác động thế nào đến website, kết quả về traffic và từ khoá, từ đó điều chỉnh những gì cho tháng sau.

Sử dụng Milestone để theo dõi tiến độ dự án

Để dự án có xác suất thành công cao hơn, hãy tổ chức dự án theo các mục tiêu (milestone) cụ thể, để công việc được giao không còn là những thông tin đơn lẻ mà gắn chặt với mục tiêu. Sau khi gắn mục tiêu với các công việc cần hoàn thành, Wework sẽ cung cấp báo cáo trực quan và tự động giúp người quản lý ngay lập tức biết được tình trạng chung và khó khăn mà nhân viên mình đang gặp phải, từ đó có cách giải quyết nhanh chóng.

Mỗi nhân viên khi bắt đầu làm việc ở bất kỳ tổ chức nào, họ đều mong muốn hoàn thành tốt công việc của mình. Nhiệm vụ của người lãnh đạo là giúp họ làm được điều đó và phát huy năng lực tốt nhất. Với Base Wework, hy vọng việc giúp nhân viên phát huy năng lực không còn là một bài toán khó với các nhà lãnh đạo.

Hy vọng với những gợi ý trên, các nhà quản lý đã có thêm ý tưởng để quản lý công việc và dự án hiệu quả. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: