Nhượng quyền kinh doanh (franchise) là hoạt động thương mại, theo đó bên nhượng quyền cho phép và yêu cầu bên nhận quyền tự mình tiến hành việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ theo các điều kiện sau:
- Việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tiến hành theo cách thức tổ chức kinh doanh do bên nhượng quyền quy định và được gắn với nhãn hiệu hàng hoá, tên thương mại, bí quyết kinh doanh của bên nhượng quyền.
- Bên nhượng quyền có quyền kiểm soát và trợ giúp cho bên nhận quyền trong việc điều hành công việc kinh doanh.
Một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nhượng quyền thành công, đó là mô hình kinh doanh – mô hình kinh doanh cần có khả năng “đóng gói” và “nhân bản” được. Để làm được điều đó, doanh nghiệp nhượng quyền cần chuẩn hoá hệ thống quản trị vận hành, để khi nhượng quyền thương hiệu cho đối tác, đối tác có thể sử dụng chung hệ thống quản trị của công ty mẹ để vận hành chi nhánh/ cửa hàng của mình, nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ vẫn thống nhất.
Trong bài viết này, Base sẽ gợi ý cho khách hàng trong lĩnh vực này cách chuẩn hoá quy trình tư vấn đối tác nhượng quyền và triển khai việc nhượng quyền giai đoạn đầu, bằng cách sử dụng 2 phần mềm Base Workflow và Base Wework.
1. Quy trình nhượng quyền cửa hàng
Các doanh nghiệp kinh doanh nhượng quyền thương hiệu thường tìm kiếm các đối tác là doanh nghiệp hoặc cá nhân để mở rộng chuỗi cửa hàng. Trưởng bộ phận kinh doanh nhượng quyền sẽ chịu trách nhiệm nghiên cứu địa bàn, thị trường mở mới điểm bán, đánh giá các tiêu chí khả thi, đồng thời tìm hiểu thông tin đối thủ cạnh tranh tại địa điểm đó. Sau khi xác định được khu vực kinh doanh tiềm năng mới, bộ phận Kinh doanh nhượng quyền sẽ tiến hành tìm kiếm đối tác nhượng quyền.
Quy trình nhượng quyền sẽ bắt đầu khi có đối tác có nhu cầu hợp tác làm cửa hàng nhượng quyền của công ty. Một quy trình cơ bản sẽ bao gồm các bước như sau:
Công việc cụ thể của các bước trong quy trình:
- Các đối tác có nhu cầu nhượng quyền sẽ để lại thông tin cho bộ phận nhượng quyền
- Bộ phận nhượng quyền liên lạc lại với đối tác để tư vấn và trao đổi kỹ hơn về nhu cầu hợp tác.
- Khi cả hai bên đều thống nhất hơp tác, quy trình sẽ tới bước thương thảo hợp đồng, thực hiện các thủ tục pháp lý.
- Sau khi ký hợp đồng, bộ phận kế toán của công ty sẽ tiến hành việc nhận thanh toán từ đối tác. Tuỳ từng mô hình nhượng quyền mà khoản chi phí thanh toán sẽ khác nhau. Theo mô hình nhượng quyền kinh doanh toàn diện (full business format franchise), bên nhận quyền có trách nhiệm thanh toán cho bên nhượng quyền 2 khoản phí cơ bản là phí nhượng quyền ban đầu và phí hoạt động. Ngoài ra, bên nhượng quyền có thể trả thêm các khoản chi phí khác như chi phí thiết kế & trang trí cửa hàng, mua trang thiết bị, chi phí tiếp thị, quảng cáo, các khoản chênh lệch do mua nguyên vật liệu, chi phí tư vấn …
- Sau khi hoàn thành thủ tục thanh toán, bộ phận nhượng quyền sẽ hỗ trợ đối tác setup cửa hàng mới, tuyển dụng nhân sự trực thuộc, đào tạo kỹ năng nghiệp vụ cho đối tác.
- Khi hoàn thành bước thiết lập ban đầu, bộ phận nhượng quyền tiến hành quảng cáo khai trương cửa hàng mới trên kênh marketing toàn hệ thống. Quy trình kết thúc khi bộ phận nhượng quyền bàn giao cửa hàng mới cho đối tác quản lý.
2. Đặc thù dự án nhượng quyền
Cùng một lúc làm việc với nhiều đối tác, quản lý nhiều dự án nhượng quyền là bài toán nan giải đối với doanh nghiệp kinh doanh nhượng quyền. Quy trình nhượng quyền tuy đã được hệ thống hoá rõ ràng, nhưng quy trình trên giấy và áp dụng trên thực tế hoàn toàn khác nhau. Các vấn đề nảy sinh khi áp dụng:
- Quy trình chỉ nằm trên giấy tờ, các bộ phận phải tự ghi nhớ để biết nên làm gì tiếp theo.
- Không đo lường được công việc đang tới giai đoạn nào.
- Khi dự án bị chậm trễ, không biết được nút thắt nằm ở khâu nào trong quy trình.
- Không thể tối ưu được thời gian xử lý vì không kiểm soát được thực tế.
Để kiểm soát và quản lý công việc đối với từng đối tác, doanh nghiệp nhượng quyền cần một công cụ quản lý quy trình liên bộ phận trong nội bộ công ty, đồng thời sử dụng một công cụ quản lý task đối với mỗi đối tác nhượng quyền. Trong phần tiếp theo, Base đề xuất và hướng dẫn sử dụng 2 phần mềm để giải quyết bài toán quy trình (workflow management) và quản lý đầu việc (task management) cho công ty.
Sử dụng Base Workflow cho quy trình tư vấn đối tác
Quy trình này có đối tượng quản trị là đối tác nhượng quyền. Đầu vào của quy trình này là đối tác có nhu cầu nhượng quyền, đầu ra của quy trình này là đối tác đã ký hợp đồng và thanh toán, sẵn sàng cho việc triển khai nhượng quyền. Quy trình này trên Workflow sẽ được thiết lập theo hướng dẫn sau:
| Tên giai đoạn | Người phụ trách | Nhiệm vụ cần làm | Kết quả giai đoạn |
|---|---|---|---|
| Tiếp nhận nhu cầu | Bộ phận nhượng quyền | – Nghiên cứu nhu cầu của đối tác nhượng quyền – Nghiên cứu mức độ phù hợp của đối tác. | – Đối tác phù hợp với mục tiêu của công ty |
| Tư vấn & trao đổi | Bộ phận nhượng quyền | – Tư vấn cho đối tác về lĩnh vực kinh doanh của công ty – Trao đổi với đối tác về quy trình hợp tác và hỗ trợ giữa 2 bên | – Đối tác sẵn sàng hợp tác |
| Thương thảo hợp đồng | Bộ phận nhượng quyền Bộ phận pháp chế | – Thảo luận các điều khoản hợp đồng với đối tác – Thực hiện các thủ tục pháp lý | – Đối tác ký hợp đồng |
| Theo dõi thanh toán | Bộ phận kế toán | – Kế toán theo dõi các khoản thanh toán trong hợp đồng | – Đối tác sẵn sàng triển khai nhượng quyền |
Sau khi thiết lập trên Workflow, giao diện quy trình như sau:
Với cách quản lý này, doanh nghiệp kinh doanh nhượng quyền có thể kiểm soát quy trình làm việc với mọi đối tác trên một giao diện duy nhất. Nhà quản trị sẽ luôn biết được ngay lập tức một đối tác bất kỳ đang được tiến hành tư vấn tới giai đoạn nào của quy trình, có đối tác nào đang bị phản hồi chậm trễ hay không.
Sử dụng Base Wework cho quy trình triển khai dự án nhượng quyền cho đối tác.
Sau quy trình tư vấn & thanh toán trên, khi đối tác đã sẵn sàng cho việc triển khai nhượng quyền, bộ phận nhượng quyền sẽ thiết lập dự án trên Wework cho riêng đối tác đó.
Các dự án sẽ được tổ chức trên Wework theo hướng dẫn sau:
- Thiết lập mỗi dự án là một đối tác nhượng quyền
- Thành viên của dự án gồm có: Người tư vấn nhượng quyền làm quản lý dự án, thành viên dự án gồm có các thành viên chủ chốt bên đối tác.
- Trong dự án, thiết lập các nhóm công việc lớn: Setup cửa hàng, tuyển dụng, chương trình đào tạo nghiệp vụ, quảng cáo khai trương cửa hàng mới.
Như vậy, với việc sử dụng đồng thời 2 phần mềm quản lý công việc để giải quyết 2 bài toán khác nhau, doanh nghiệp nhượng quyền có thể xử lý trọn vẹn việc kiểm soát tiến trình làm việc với đối tác. Hy vọng với gợi ý trên, quý khách hàng đang hoạt động trong lĩnh vực này đã có thêm gợi ý để quản lý công việc của mình tốt hơn.
Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Media Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…
Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, bạn có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
