Case study: Quản trị quy trình tuyển dụng nhân sự

Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn sở hữu lợi thế cạnh tranh về năng lực nhân sự đều cần đầu tư công sức và thời gian vào việc tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng tốt sẽ hạn chế bỏ sót ứng viên tiềm năng, đồng thời sơ loại những ứng viên không phù hợp, điều này đòi hỏi sự tương tác giữa bộ phận nhân sự và trưởng bộ phận các phòng ban liên quan trong suốt quá trình tuyển dụng. Trong bài viết này, Base sẽ giúp bạn xây dựng luồng tương tác trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Với luồng công việc này, thông tin ứng viên sẽ thông suốt từ bộ phận nhân sự tới các bộ phận liên quan, giúp việc chọn lọc ứng viên diễn ra minh bạch.

Các bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình tuyển dụng sẽ bắt đầu từ một đề xuất tuyển dụng của trưởng bộ phận. Khi đề xuất được CEO chấp thuận, bộ phận nhân sự sẽ tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng. Chuyên viên tuyển dụng sẽ đăng tin, tìm kiếm CV trên các nguồn jobsite, diễn đàn, mạng xã hội, hoặc nhờ nhân sự trong công ty giới thiệu ứng viên phù hợp…

Sau khi có CV gửi về, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện lần lượt các bước: Sàng lọc CV – Test ứng viên – Phỏng vấn ứng viên, cho đến khi tìm được những ứng viên phù hợp với yêu cầu của bộ phận. Quy trình tuyển dụng kết thúc khi ứng viên nhận offer và chuyển sang quy trình onboarding.

Quy trình tuyển dụng được mô hình hoá cụ thể qua lưu đồ sau:

Với quy trình có nhiều bước như trên, bộ phận nhân sự có thể kiểm soát được nếu số lượng ứng viên ít. Tuy nhiên, khi số lượng CV đổ về quá nhiều trong cùng một thời điểm, bộ phận nhân sự cần có một công cụ quản lý các giai đoạn trong quy trình tuyển dụng này.

Chuẩn hoá quy trình tuyển dụng trên Base Workflow

Base Workflow sẽ trực quan hoá quy trình tuyển dụng trên phần mềm, giúp trưởng bộ phận nhân sự nắm bắt được lượng công việc cần phải xử lý trong một giai đoạn, cũng như tiến trình của một ứng viên đang ở bước nào trong quy trình.

Quy trình tuyển dụng được thiết lập trên Workflow, với đối tượng quản trị là ứng viên. Cách thiết lập cụ thể theo hướng dẫn như sau:

Giai đoạnNhiệm vụ cần làm (To-do)Kết quả giai đoạnP.I.C
Sàng lọc CV– HR chọn lọc CV phù hợp với yêu cầu tuyển của phòng ban – CV của ứng viên phù hợp Hiring executive
Gửi test online– HR gửi bài test cho ứng viên – Ứng viên đi tiếp vào vòng phỏng vấnHiring executive
Hẹn phỏng vấn– Trao đổi với team lead về lịch phỏng vấn
– Liên hệ trực tiếp để trao đổi với ứng viên
– Gửi email lịch phỏng vấn cho ứng viên và người phỏng vấn
– Lịch phỏng vấn của ứng viênHiring executive
Phỏng vấn với team leader/ CEO – Note phỏng vấn, đánh giá ứng viên– Ứng viên được offer Team leader/ CEO
Offer– Gọi điện/ gửi mail thông báo trúng tuyển + offer– Ứng viên nhận offerHiring executive
Onboarding– HR gửi thông báo onboard
– Lấy mã chấm công
– Tạo hồ sơ nhân sự
– Đào tạo nhập môn, phổ biến nội quy
– Ký hợp đồng thử việc
– HR bàn giao cho các phòng ban
– Hồ sơ nhân sự
– Hợp đồng thử việc
HR

Sau khi thiết lập trên Base Workflow, giao diện quy trình như sau:

Base Workflow phù hợp để quản lý quy trình tuyển dụng cho các doanh nghiệp nhỏ, khi số lượng nhân sự cần tuyển ít và tần suất tuyển không nhiều. Nhược điểm của cách sử dụng này là doanh nghiệp cần tự import thông tin từng ứng viên lên Workflow. Nếu doanh nghiệp của bạn cần tuyển dụng số lượng lớn, Base E-hiring sẽ là một giải pháp chuyên sâu và phù hợp hơn với nhu cầu của doanh nghiệp.

Chuẩn hoá quy trình tuyển dụng với Base E-hiring

Đối với các doanh nghiệp lớn, số lượng nhân sự cần tuyển dụng nhiều và liên tục, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng giải pháp quản trị tuyển dụng Base E-hiring. Base E-Hiring là nền tảng ứng dụng đầu tiên tại Việt Nam giúp Doanh nghiệp vận hành cỗ máy tuyển dụng một cách thông minh, tiện lợi và hiệu quả.

Tạo nguồn ứng viên

Ở bước đầu tiên của quy trình tuyển dụng, để tìm kiếm và chọn lọc được những CV chất lượng, bộ phận tuyển dụng cần tập trung vào việc “tạo nguồn ứng viên”. Base E-hiring có khả năng tích hợp tự động các website tuyển dụng hàng đầu Việt Nam như: Vietnamworks, Vieclam24h, Timviecnhanh, Jobstreet, CareerBuilder, TalentSolution… Thay vì phải vào từng job site để download CV ứng viên, bộ phận tuyển dụng có thể xem toàn bộ danh sách ứng viên ở một nơi duy nhất.

Ví dụ như hình bên dưới, tất cả ứng viên ứng tuyển vào vị trí Brand Manager đều được tập trung hiển thị ở một giao diện duy nhất tại Base E-hiring.

Quản lý quy trình tuyển dụng

Base E-hiring không phải là một phần mềm chỉ để lưu trữ hồ sơ, mà còn giúp bộ phận nhân sự tương tác nội bộ và tương tác với ứng viên. Base E-hiring giúp trực quan hoá quy trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự có thể nắm bắt được lượng công việc cần phải xử lý trong một giai đoạn, cũng như tiến trình của một ứng viên đang ở bước nào trong quy trình.

Phần mềm cũng giúp doanh nghiệp tự động hoá quy trình tuyển dụng, bằng cách tự động gửi mẫu email mời phỏng vấn, từ chối ứng viên,… ngay khi nhà tuyển dụng có quyết định với ứng viên.

Làm việc trực tiếp với ứng viên

Base E-Hiring giúp nhà tuyển dụng trực tiếp gửi và nhận email từ ứng viên, gọi điện thoại hoặc video call với ứng viên ngay trên hệ thống.

Quá trình tương tác với ứng viên cũng dễ dàng và đơn giản, Base E-hiring giúp tự động gửi lịch mời phỏng vấn đến ứng viên, thông báo lịch phỏng vấn cho hội đồng phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể ghi chú và đánh giá trực tiếp trên hệ thống trong quá trình phỏng vấn,…

Báo cáo và đo lường tự động

Các con số mà Base E-hiring sẽ giúp doanh nghiệp đo lường và tính toán là: Chi phí từ các kênh tuyển dụng, số lượng ứng viên từ các nguồn, trạng thái và tỉ lệ chuyển đổi của các vị trí tuyển dụng,… Doanh nghiệp cũng có thể xuất báo cáo ra files Excel để tính toán hiệu quả dựa trên raw data.

Không thể đo lường đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp không thể cải thiện mức độ hiệu quả tuyển dụng. Base E-Hiring sẽ đo lường và báo cáo những chỉ số, giúp Doanh nghiệp tối ưu chi phí và đưa ra các quyết định hợp lý.

Hy vọng với những gợi ý trên, doanh nghiệp của bạn có thể chuẩn hoá lại quy trình tuyển dụng của mình, đồng thời chọn được giải pháp tối ưu cho bộ phận nhân sự.

Các đề xuất về quy trình trên từ Base, bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy trình doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm của Base, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: