Case study: Tự động hoá quy trình Content Marketing với Base Workflow và Base Wework

Bộ phận Marketing với mục tiêu Lead Generation – nguồn nguyên liệu đầu vào cho cỗ máy tăng trưởng của công ty – luôn có hàng tá nhiệm vụ cần làm hàng ngày, từ nghiên cứu khách hàng, viết bài, đăng bài, quản lý kênh, đến tối ưu chuyển đổi, đo lường hiệu quả… Với một lượng công việc khổng lồ như vậy, việc tổ chức cấu trúc team marketing như thế nào, ai nên làm việc gì, quy trình làm việc/ phối hợp với nhau ra sao, là những câu hỏi thường trực mà Marketing Manager muốn tìm câu trả lời. Trong bài viết này, Base sẽ chia sẻ một case study từ Tomorrow Marketers (TM) – khách hàng của Base đã giải quyết thành công bài toán tự động hoá quy trình và quản lý công việc của team Marketing. 

1. Quy trình Marketing tại Tomorrow Marketers 

Chiến lược của team marketing là sử dụng Content để thu hút đối tượng mục tiêu, giữ tương tác nhằm chuyển đổi thành khách hàng. Quy trình làm Content Marketing của team như sau: 

Cụ thể, để sản xuất được hệ thống nội dung có giá trị với khách hàng, team marketing cần phải nghiên cứu khách hàng mục tiêu, từ đó lên ý tưởng bài viết, các ý tưởng được duyệt sẽ chuyển qua giai đoạn viết bài hoàn chỉnh. Bài viết sẽ được góp ý qua lại giữa người quản lý và người viết cho đến khi đạt chất lượng và sẵn sàng xuất bản. Sau đó, những nội dung này sẽ được chọn lọc để chuyển qua bước phân phối nội dung trên mạng xã hội (fanpage, group community,…). Cuối cùng, hệ thống các bài viết sẽ được đánh giá bằng một bộ chỉ số đo lường hiệu quả, việc đo lường được lặp lại định kỳ theo tuần hoặc tháng. 

Với công cụ quản lý là Gmail, Google Sheet và Chat App, team marketing gặp phải rất nhiều bất tiện: 

  • Người quản lý giao việc thì dễ, nhưng theo dõi tiến độ thì khó, không thấy tổng quan tiến độ công việc của các thành viên: Hiện tại có bao nhiêu ý tưởng đã đề xuất, ý tưởng nào đã góp ý, team leader đã góp ý mấy lần, các phiên bản được cải thiện như thế nào? Có bao nhiêu ý tưởng đã được chuyển sang giai đoạn viết bài, đã sửa bao nhiêu lần và mức độ cải thiện nội dung qua mỗi lần phản hồi như thế nào?    
  • Người quản lý phải liên tục hỏi/ nhắc nhở thành viên cập nhật thì mới biết tiến độ tới đâu.
  • Nhiệm vụ của một nhân viên sẽ nằm ở nhiều link excel khác nhau, không quản lý được một người đang làm bao nhiêu việc, và hiệu suất làm việc của nhân viên đó tới đâu. 
  • Các thành viên khó nắm bắt công việc và hiểu tổng quan quy trình làm việc, đối với nhân sự mới, cần mất một thời gian để làm quen với multitask qua email và excel. 

Với mong muốn quản lý công việc hiệu quả hơn, Tomorrow Marketers tìm hiểu và sử dụng các giải pháp quản trị của Base.

2. Giải quyết bài toán chuẩn hóa quy trình làm việc với các phần mềm của Base

Giai đoạn 1: Quản lý task bằng Wework. 

Wework giải quyết những yêu cầu sau: 

  1. Phân loại các ý tưởng/ nội dung theo sản phẩm và theo kênh (marketing channel). 
  2. Mỗi ý tưởng/ bài viết đều có mô tả chi tiết, có người phụ trách, có deadline cụ thể để theo dõi tiến độ.

Hướng dẫn cách thiết lập trên Wework:

  • Thiết lập dự án theo marketing channel, cụ thể với team marketing, tạo 2 dự án là Blog và Social Media.
  • Trong dự án “Blog”, chia các nhóm công việc (group task) theo tên sản phẩm, quy ước các công việc trong nhóm này là tên các bài viết tương ứng từng sản phẩm.
  • Trong dự án “Social Media”, chia các nhóm công việc theo các kênh nhỏ hơn (Fanpage, Group, Youtube,…), quy ước các công việc là tên các bài viết tương ứng từng kênh fanpage, group, youtube…

Sau khi setup, giao diện quản lý có bố cục như sau: 

Giao diện quản lý công việc của team trên Wework: 

Để một công việc được hoàn thành, nhân viên và quản lý sẽ trao đổi qua lại trong phần bình luận từng task. Những công việc quá hạn sẽ hiện màu đỏ, nhắc nhở đó là công việc cần ưu tiên hoàn thành ngay. Quản lý có thể nắm được tình trạng công việc của nhân viên chỉ qua một giao diện duy nhất.

Giai đoạn 2: Phối hợp Wework và Workflow để quản lý toàn bộ quy trình

Sau một thời gian áp dụng phần mềm, TM nhận thấy rằng đối với những công việc phát sinh linh hoạt, sử dụng Wework rất phù hợp. Tuy nhiên, đối với những công việc mang tính quy trình, có quy tắc chặt chẽ, Wework chưa đáp ứng được yêu cầu này. Nhu cầu lúc đó của nhà quản lý không chỉ muốn nắm được bức tranh tổng quan của nhân viên, mà còn muốn chuẩn hoá quy trình sản xuất và phân phối nội dung trong team Content Marketing.

Cụ thể, trong khâu đề xuất ý tưởng, vấn đề gặp phải là các ý tưởng đưa ra thường chung chung, trong khi đó, yêu cầu từ team leader là mong muốn mọi ý tưởng phải đủ cụ thể, để dễ dàng ra quyết định duyệt hay loại bỏ. Thiếu sót này lặp đi lặp lại nhiều lần, khiến những buổi họp chốt ý tưởng không đạt hiệu quả cao. 

Sau khi bài viết được duyệt, việc đăng bài trên website cũng gặp phải những sai sót về tối ưu SEO, khiến người quản lý mất nhiều công sức để nhắc nhở. Do đó, mong muốn từ nhà quản lý là chuẩn hóa quy trình duyệt ý tưởng, duyệt nội dung, đăng bài, bằng cách đặt ra các quy tắc cho từng bước để mọi thành viên đều hiểu rõ và làm theo. Với mong muốn đó, Tomorrow Marketers sử dụng thêm Workflow, để chuẩn hoá quy trình content marketing.

Mong muốn của nhà quản lý là chuẩn hóa quy trình, bằng cách đặt ra các quy tắc cho từng bước để mọi thành viên đều hiểu rõ và làm theo. Do đó, Tomorrow Marketers lựa chọn Base Workflow.

Yêu cầu đặt ra là:

  1. Chuẩn hóa quy trình Lên ý tưởng – Duyệt ý tưởng – Phát triển nội dung – Duyệt nội dung – Đăng bài – Phân phối nội dung
  2. Mỗi bài viết được phụ trách bởi một nhân sự trong suốt quá trình từ khi có ý tưởng đến khi bài viết hoàn chỉnh, mỗi bài đều có deadline để theo dõi tiến độ.
  3. Mỗi ý tưởng hoặc nội dung sinh ra đều cần qua bước duyệt của team leader mới được chuyển sang bước tiếp theo. Với số lượng ý tưởng & bài viết tăng dần theo số lượng sản phẩm, kênh, quy trình phê duyệt bài viết trở thành gánh nặng cho cả nhân viên và quản lý. 

Cách thiết lập: 

  • Thiết lập 2 luồng công việc trên Workflow: Luồng “Quy trình duyệt ý tưởng”, Luồng “Quy trình duyệt nội dung” 

Quy trình Duyệt ý tưởng trên Workflow 

  • Tạo workflow gồm 3 giai đoạn: Đề xuất ý tưởng – Phê duyệt ý tưởng – Đề xuất dàn ý – Duyệt dàn ý – (Done). 
  • Trong giai đoạn “đề xuất ý tưởng” thêm trường tùy chỉnh: Tên tiêu đề – mô tả bài viết – link tham khảo
  • Trong giai đoạn “đề xuất dàn ý” thêm trường tùy chỉnh: Dàn ý chi tiết 

Quy trình Duyệt nội dung trên Workflow 

  • Tạo workflow gồm 3 giai đoạn: Sản xuất nội dung – Duyệt nội dung – Xuất bản – Phân phối nội dung. 
  • Trong giai đoạn ”xuất bản”, tạo to-do list để tối ưu SEO: Tối ưu tiêu đề – ảnh thumbnail – keyword – CTA
  • Thiết lập Chuyển tiếp giữa “quy trình duyệt ý tưởng” với “quy trình duyệt nội dung”

Sau khi thiết lập trên phần mềm, mọi thông tin trao đổi về bài viết đều nằm trong phần mô tả công việc và trường tuỳ chỉnh, vì vậy, giai đoạn sau đều nắm rõ những thông tin kế thừa từ giai đoạn trước. 

Để không bị bối rối giữa 2 ứng dụng, khi mở ứng dụng Base check việc, team thường kiểm tra biểu tượng Reminder góc trái dưới cùng, trong đó thống kê tất cả công việc quan trọng, công việc tới hạn. Bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình công việc, Tomorrow Marketers đã giải quyết được trọn vẹn phần quản lý công việc cá nhân cũng như cộng tác với các bộ phận khác trong team Marketing.

3. Kinh nghiệm sử dụng Base từ Tomorrow Marketers

Ngoài team marketing, Tomorrow Marketers còn sử dụng Wework và Workflow để quản lý công việc của các bộ phận còn lại, mọi công việc đều được hệ thống hoá trên phần mềm giúp giảm thiểu thời gian xử lý lỗi thiếu sót, nhầm lẫn trong quy trình, từ đó cải thiện năng suất cho cả bộ máy nhân sự. Trong quá trình sử dụng, một vài kinh nghiệm sau đây được Tomorrow Marketers đúc kết và chia sẻ:

  • Khi muốn quản lý công việc có deadline, cần phân loại thành các nhóm việc, sử dụng Wework. 
  • Khi muốn quản lý công việc có tính quy trình trước sau, muốn đặt ra các quy tắc hoàn thành từng bước trong quy trình, sử dụng Workflow.

Hy vọng case study trên đã giúp khách hàng của Base có thêm gợi ý về cách chuẩn hoá và tự động hoá quy trình bằng phần mềm. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc thiết lập và sử dụng các phần mềm, hãy liên lạc với Đội ngũ hỗ trợ của Base nhé!

Tagged: